Colaborar e partilhar no Proton Sheets

O Proton Sheets facilita a colaboração de forma segura, quer esteja a trabalhar com a sua equipa internamente ou a partilhar ficheiros externamente. Este guia abrange as ferramentas que o ajudam a manter o controlo enquanto trabalham em conjunto.

• Colabore em tempo real
• Partilhar uma folha de cálculo
  • Partilhar por e-mail
  • Criar uma ligação pública
  • Partilhar por e-mail e criar uma ligação pública
• Ver folhas de cálculo partilhadas e revogar o acesso
  • Ver o que partilhou
  • Monitorizar visualizações e transferências
  • Rever o que foi partilhado consigo
• Ver e restaurar o histórico das versões
• O que se segue?

Colabore em tempo real

Quando outra pessoa abre a folha de cálculo, as suas edições aparecem instantaneamente à medida que escreve, e o seu nome aparece no canto superior direito.

Cada colaborador tem um cursor único com o seu nome, para que possa seguir a sua atividade em tempo real.

Pode clicar com o botão direito em qualquer célula e selecionar Inserir nota para deixar um comentário ou mensagem para outros. Passar o rato sobre a célula revela a nota.

Não precisa de guardar — as alterações e as notas são sincronizadas instantaneamente para todos os colaboradores.

Os seus dados permanecem encriptados, mesmo durante a colaboração. Apenas as pessoas com quem partilhou o ficheiro podem vê-lo ou editá-lo — nem sequer a Proton.

Partilhar uma folha de cálculo

Eis como pode partilhar uma folha de cálculo no Proton Sheets:

Partilhar por e-mail

1. Clique no botão Partilhar no canto superior direito.
2. Em Adicione pessoas ou grupos para partilhar, introduza o endereço de e-mail de cada pessoa ou grupo com quem pretende partilhar.
3. Defina o nível de permissão para Editor (pode fazer alterações na folha de cálculo) ou Visualizador (apenas pode ver a folha de cálculo).
4. Opcionalmente, pode escrever uma mensagem para incluir no convite por e-mail.
5. Clique em Partilhar.

Cada pessoa receberá uma notificação por e-mail. Necessitarão de uma Conta Proton para aceder à folha de cálculo. Após clicar em Aceitar item, o ficheiro aparecerá no seu separador Partilhado comigo para acesso rápido.

Criar uma ligação pública

1. No mesmo painel de Partilhar, ative Criar ligação pública.

2. Defina o nível de acesso para Editor (pode fazer alterações na folha de cálculo) ou Visualizador (apenas pode ver a folha de cálculo) para qualquer pessoa com a ligação.
3. Opcionalmente, clique em ⚙ no canto superior direito para ver mais definições. Pode definir uma palavra-passe para a ligação e uma data de expiração. Em seguida, clique em Guardar alterações.

4. Clique no botão de cópia ao lado da ligação pública para a copiar e partilhar manualmente.

As pessoas que acedem à sua folha de cálculo através de uma ligação pública não precisam de uma Conta Proton.

Partilhar por e-mail e criar uma ligação pública

O Proton Sheets dá-lhe um controlo detalhado sobre quem pode ver ou editar a sua folha de cálculo, permitindo-lhe combinar ambas as opções de partilha. Por exemplo, pode:

• Dar acesso de edição à sua equipa por e-mail.
• Partilhar uma ligação pública de apenas visualização com clientes.
• Usar permissões diferentes para cada pessoa ou grupo por e-mail.

Ver folhas de cálculo partilhadas e revogar o acesso

Pode gerir todas as suas folhas de cálculo partilhadas diretamente a partir da aplicação web do Proton Drive:

Ver o que partilhou

1. Vá ao separador Partilhado na barra lateral esquerda para ver todos os ficheiros e pastas que partilhou com outros num só lugar.

2. Selecione uma folha de cálculo e clique no botão de partilhar para gerir o acesso.
3. A partir daí, pode:
   • Altere ou remova o acesso de pessoas individuais ou grupos ao clicar no seu e-mail e ajustar as permissões ou ao selecionar Remover o acesso.
   • Desative a ligação pública ao desativar Criar ligação pública. Isto desativa instantaneamente o URL, pelo que qualquer pessoa com a ligação deixará de conseguir abrir a folha de cálculo.

Monitorizar visualizações e transferências

No separador Partilhado, também pode monitorizar quantas vezes cada ficheiro partilhado foi acedido. A coluna Número de transferências mostra o número total de vezes que uma folha de cálculo (ou qualquer ficheiro) foi aberta ou transferida.

Também pode ordenar por total de transferências para ver rapidamente quais as folhas de cálculo que são acedidas com maior frequência. Isto pode ajudá-lo a compreender o nível de interação com o seu conteúdo partilhado. Por exemplo:

• Veja quais as folhas de cálculo que a sua equipa acede com maior frequência.
• Confirme que um cliente ou colaborador abriu um relatório partilhado.
• Identifique ligações desatualizadas ou não utilizadas que pode revogar em segurança.

Nota: Uma vez que as visualizações e as transferências são contabilizadas em conjunto, um número elevado nem sempre significa que as pessoas guardaram cópias locais — simplesmente mostra que a ligação partilhada foi acedida frequentemente.

Rever o que foi partilhado consigo

1. Aceda ao separador Partilhado comigo para ver os ficheiros que outras pessoas partilharam com a sua Conta Proton.
2. Se já não precisar de aceder a uma folha de cálculo, clique com o botão direito do rato e selecione Remover-me para a limpar da sua vista.

Remover-se de um item partilhado não elimina o ficheiro — simplesmente remove o seu acesso e oculta-o do seu Proton Drive.

Ver e restaurar o histórico das versões

Quando está a colaborar — ou até mesmo a trabalhar sozinho — é útil ver como a sua folha de cálculo mudou ao longo do tempo. O Proton Sheets guarda automaticamente o histórico das versões até 10 anos, para que possa rever ou restaurar edições anteriores.

Para aceder ao histórico das versões:

1. Abra a sua folha de cálculo.
2. Clique no nome da folha de cálculo no canto superior esquerdo e selecione Ver o histórico das versões.

3. Navegue pelo histórico e selecione uma versão. Em seguida, pode escolher:
   • Realizar uma cópia cria uma nova folha de cálculo utilizando a versão selecionada, sem afetar a atual. Se não tiver a certeza, escolha esta opção para manter a sua versão atual em segurança.
   • Restaurar esta versão substitui a folha de cálculo atual pela versão selecionada, mas as versões mais antigas permanecem preservadas no histórico e podem ser restauradas mais tarde.

O que fazer a seguir?

Se é novo no Proton Sheets, consulte o nosso guia de introdução para aprender o básico.