Samarbejde og deling i Proton Sheets

Proton Sheets gør det nemt at samarbejde sikkert, uanset om De samarbejder internt eller deler filer eksternt. Denne vejledning dækker de værktøjer, der hjælper Dem med at bevare kontrollen, mens De arbejder sammen.

• Samarbejd i realtid
• Del et regneark
  • Del via e-mail
  • Opret et offentligt link
  • Del via e-mail, og opret et offentligt link
• Vis delte regneark, og tilbagekald adgang
  • Se, hvad De har delt
  • Spor visninger og downloads
  • Gennemse, hvad der er blevet delt med Dem
• Vis og gendan versionshistorik
• Hvad er det næste?

Samarbejd i realtid

Når en anden åbner regnearket, vises deres redigeringer med det samme, efterhånden som de skriver, og deres navn vises i øverste højre hjørne.

Hver samarbejdspartner har en unik markør med sit navn, så De kan følge deres aktivitet i realtid.

De kan højreklikke på en hvilken som helst celle og vælge Indsæt note for at efterlade en kommentar eller besked til andre. Når markøren føres over cellen, vises noten.

Det er ikke nødvendigt at gemme – ændringer og noter synkroniseres med det samme for alle samarbejdspartnere.

Deres data forbliver krypteret, selv under samarbejde. Kun personer, som De har delt filen med, kan se eller redigere den – ikke engang Proton.

Del et regneark

Sådan kan De dele et regneark i Proton Sheets:

Del via e-mail

1. Klik på knappen Del i øverste højre hjørne.
2. Under Tilføj personer eller grupper til deling skal De angive e-mailadressen på hver person eller gruppe, De vil dele med.
3. Indstil deres tilladelsesniveau til Redaktør (kan foretage ændringer i regnearket) eller Seer (kan kun se regnearket).
4. De kan eventuelt skrive en besked, der skal inkluderes i e-mailinvitationen.
5. Klik på Del.

Hver person modtager en e-mailnotifikation. De skal bruge en Proton-konto for at få adgang til regnearket. Efter at have klikket på Accepter element, vises filen på deres fane Delt med mig for hurtig adgang.

Opret et offentligt link

1. Slå Opret et offentligt link til i det samme panel Del.

2. Indstil adgangsniveauet til Redaktør (kan foretage ændringer i regnearket) eller Seer (kan kun se regnearket) for enhver der har linket.
3. De kan eventuelt klikke på ⚙ i øverste højre hjørne for flere indstillinger. De kan angive en adgangskode til linket og en udløbsdato. Klik derefter på Gem ændringer.

4. Klik på kopieringsknappen ud for det offentlige link for at kopiere det og dele det manuelt.

Personer, der får adgang til Deres regneark via et offentligt link, har ikke brug for en Proton-konto.

Del via e-mail, og opret et offentligt link

Proton Sheets giver Dem detaljeret kontrol over, hvem der kan se eller redigere Deres regneark, ved at lade Dem kombinere begge delemuligheder. De kan for eksempel:

• Giv redigeringsadgang til Deres team via e-mail.
• Del et offentligt link med kun visning med kunder.
• Brug forskellige tilladelser for hver person eller gruppe via e-mail.

Vis delte regneark, og tilbagekald adgang

De kan administrere alle Deres delte regneark direkte fra Proton Drive-web- appen:

Se, hvad De har delt

1. Gå til fanen Delt i venstre sidebjælke for at se hver enkelt fil og mappe, De har delt med andre, på ét sted.

2. Vælg et regneark, og klik på delingsknappen for at administrere adgangen.
3. Herfra kan De:
   • Ret eller fjern adgangen for enkelte personer eller grupper ved at klikke på deres e-mail og justere tilladelserne eller vælge Fjern adgang.
   • Deaktiver det offentlige link ved at slå Opret et offentligt link fra. Dette deaktiverer øjeblikkeligt URL-adressen, så enhver der har linket ikke længere vil kunne åbne regnearket.

Spor visninger og downloads

Under fanen Delt kan De også overvåge, hvor mange gange hver enkelt delt fil er blevet tilgået. Kolonnen # af downloads viser det samlede antal gange, et regneark (eller en hvilken som helst fil) er blevet åbnet eller downloadet.

De kan også sortere efter det samlede antal downloads for hurtigt at se, hvilke regneark der tilgås hyppigst. Dette kan hjælpe Dem med at forstå engagementet med Deres delte indhold. For eksempel:

• Se, hvilke regneark Deres team tilgår oftest.
• Bekræft, at en klient eller samarbejdspartner har åbnet en delt rapport.
• Find forældede eller ubrugte links, som De trygt kan tilbagekalde.

Bemærk: Da visninger og downloads tælles sammen, betyder et højt tal ikke altid, at folk har gemt lokale kopier – det viser blot, at det delte link ofte er blevet tilgået.

Gennemse, hvad der er blevet delt med Dem

1. Gå til fanen Delt med mig for at se filer, som andre har delt med Deres Proton-konto.
2. Hvis De ikke længere har brug for adgang til et regneark, kan De højreklikke på det og vælge Fjern mig for at fjerne det fra Deres visning.

At fjerne Dem selv fra et delt element sletter ikke filen – det fjerner blot Deres adgang og skjuler den fra Deres Proton Drive.

Vis og gendan versionshistorik

Når De samarbejder – eller blot arbejder alene – er det nyttigt at se, hvordan Deres regneark har ændret sig over tid. Proton Sheets gemmer automatisk versionshistorik i op til 10 år, så De kan gennemse eller gendanne tidligere redigeringer.

Sådan får De adgang til versionshistorik:

1. Åbn Deres regneark.
2. Klik på navnet på regnearket i øverste venstre hjørne, og vælg Se versionshistorik.

3. Gennemse historikken, og vælg en version. Derefter kan De vælge:
   • Lav en kopi opretter et nyt regneark baseret på den valgte version uden at påvirke det nuværende. Hvis De er usikker, skal De vælge denne mulighed for at beskytte Deres nuværende version.
   • Gendan denne version erstatter det nuværende regneark med den valgte version, men ældre versioner bevares stadig i historikken og kan gendannes senere.

Hvad nu?

Hvis du er ny til Proton Sheets, kan du tjekke vores startguide for at lære det grundlæggende.