Совместная работа и общий доступ в Proton Sheets

Proton Sheets позволяет легко и безопасно сотрудничать, работаете ли вы с командой внутри организации или делитесь файлами с внешними пользователями. В этом руководстве рассматриваются инструменты, которые помогут вам сохранять контроль во время совместной работы.

• Совместная работа в реальном времени
• Поделиться электронной таблицей
  • Поделиться через эл. почту
  • Создать публичную ссылку
  • Поделиться через эл. почту и создать публичную ссылку
• Просматривать электронные таблицы в общем доступе и отозвать доступ
  • Посмотреть, чем вы поделились
  • Отслеживать просмотры и скачивания
  • Просмотреть материалы, которыми поделились с вами
• Просмотреть и восстановить историю версий
• Что дальше?

Совместная работа в реальном времени

Когда кто-то другой открывает электронную таблицу, его правки появляются мгновенно по мере ввода текста, а его имя отображается в правом верхнем углу.

У каждого соавтора есть уникальный курсор со своим именем, поэтому вы можете следить за их активностью в реальном времени.

Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по любой ячейке и выбрать Вставить заметку, чтобы оставить комментарий или сообщение для других. Наведите курсор на ячейку, чтобы увидеть заметку.

Не нужно сохранять — изменения и заметки синхронизируются мгновенно у всех соавторов.

Ваши данные остаются зашифрованными даже во время совместной работы. Только те, с кем вы поделились файлом, могут просматривать или изменять его — даже Proton не имеет к ним доступа.

Поделиться электронной таблицей

Вот как можно поделиться электронной таблицей в Proton Sheets:

Поделиться по электронной почте

1. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.
2. В разделе Добавьте людей или группы для использования общего ресурса введите адрес эл. почты каждого человека или группы, с которыми вы хотите поделиться.
3. Установите уровень разрешения: Редактор (может вносить изменения в электронную таблицу) или Читатель (может только просматривать электронную таблицу).
4. При желании вы можете написать сообщение, которое будет включено в приглашение по эл. почте.
5. Нажмите Поделиться.

Каждый человек получит уведомление по электронной почте. Им понадобится аккаунт Proton, чтобы получить доступ к электронной таблице. После нажатия Принять элемент файл появится на их вкладке Поделись со мной для быстрого доступа.

Создать публичную ссылку

1. В той же панели Поделиться включите переключатель Создать публичную ссылку.

2. Установите уровень доступа: Редактор (может вносить изменения в электронную таблицу) или Читатель (может только просматривать электронную таблицу) для любого, у кого есть ссылка.
3. При желании нажмите ⚙ в правом верхнем углу для доступа к дополнительным настройкам. Вы можете установить пароль для ссылки и дату окончания срока действия. Затем нажмите Сохранить изменения.

4. Нажмите кнопку копирования рядом с публичной ссылкой, чтобы скопировать ее и поделиться вручную.

Людям, открывающим вашу электронную таблицу по публичной ссылке, не нужен аккаунт Proton.

Поделиться через эл. почту и создать публичную ссылку

Proton Sheets предоставляет вам детальный контроль над тем, кто может просматривать или изменять вашу электронную таблицу, позволяя комбинировать оба параметра совместного доступа. Например, вы можете:

• Предоставить доступ для редактирования вашей команде через эл. почту.
• Поделиться публичной ссылкой «только для просмотра» с клиентами.
• Использовать разные разрешения для каждого человека или группы через эл. почту.

Просматривать электронные таблицы в общем доступе и отозвать доступ

Вы можете управлять всеми своими общими электронными таблицами непосредственно из веб-приложения Proton Drive:

Посмотреть, чем вы поделились

1. Перейдите на вкладку В общем доступе на левой боковой панели, чтобы просмотреть все файлы и папки, которыми вы поделились с другими, в одном месте.

2. Выберите электронную таблицу и нажмите кнопку Поделиться для управления доступом.
3. Оттуда вы можете:
   • Изменяйте или удаляйте доступ для отдельных лиц или групп, нажимая на их адрес эл. почты и настраивая разрешения или выбирая Отменить доступ.
   • Отключите публичную ссылку, выключив переключатель Создать публичную ссылку. Это мгновенно деактивирует URL, поэтому любой, у кого была ссылка, больше не сможет открыть электронную таблицу.

Отслеживать просмотры и скачивания

На вкладке В общем доступе вы также можете отслеживать, сколько раз открывался каждый файл. В столбце # скачиваний отображается общее количество раз, когда электронная таблица (или любой другой файл) была открыта или скачана.

Вы также можете сортировать файлы по общему количеству скачиваний, чтобы быстро увидеть, к каким электронным таблицам чаще всего обращаются. Это поможет вам понять, насколько активно пользователи взаимодействуют с вашим контентом в общем доступе. Например:

• Узнайте, к каким электронным таблицам ваша команда обращается чаще всего.
• Подтвердите, что клиент или соавтор открыл отчёт, к которому вы предоставили общий доступ.
• Найдите устаревшие или неиспользуемые ссылки, которые можно безопасно отозвать.

Примечание: Поскольку просмотры и скачивания учитываются вместе, большое число не всегда означает, что пользователи сохранили локальные копии — это просто показывает, что общая ссылка часто открывалась.

Просматривайте файлы, которыми с вами поделились

1. Перейдите на вкладку Поделиться со мной, чтобы увидеть файлы, которыми другие пользователи поделились с вашим аккаунтом Proton.
2. Если вам больше не нужен доступ к электронной таблице, нажмите на неё правой кнопкой мыши и выберите Удалить меня, чтобы убрать её из списка.

Удаление себя из общего элемента не удаляет сам файл — это просто отменяет ваш доступ и скрывает его из вашего Proton Drive.

Просмотр и восстановление истории версий

Когда вы работаете вместе с кем-то — или даже в одиночку — полезно видеть, как менялась ваша электронная таблица с течением времени. Proton Sheets автоматически сохраняет историю версий на срок до 10 лет, поэтому вы можете просматривать или восстанавливать ранние правки.

Чтобы получить доступ к истории версий:

1. Откройте электронную таблицу.
2. Нажмите на название электронной таблицы в верхнем левом углу и выберите Просмотреть историю версий.

3. Просматривайте историю и выбирайте версию. Затем можно выбрать:
   • Сделать копию: создает новую электронную таблицу на основе выбранной версии, не затрагивая текущую. Если вы не уверены, выберите этот вариант, чтобы сохранить текущую версию в безопасности.
   • Восстановить эту версию: заменяет текущую электронную таблицу выбранной версией, но старые версии сохраняются в истории и могут быть восстановлены позже.

Что дальше?

Если вы новичок в Proton Sheets, ознакомьтесь с нашим руководством для начинающих, чтобы изучить основы.