Zusammenarbeiten und Teilen in Proton Sheets

Proton Sheets macht die sichere Zusammenarbeit einfach, egal ob du intern im Team arbeitest oder Dateien extern teilst. Dieser Leitfaden deckt die Tools ab, mit denen du während der gemeinsamen Arbeit stets die Kontrolle behältst.

• In Echtzeit zusammenarbeiten
• Eine Tabelle teilen
  • Per E-Mail teilen
  • Einen öffentlichen Link erstellen
  • Per E-Mail teilen und einen öffentlichen Link erstellen
• Geteilte Tabellen ansehen und Zugriff widerrufen
  • Anzeigen, was du geteilt hast
  • Aufrufe und Downloads nachverfolgen
  • Überprüfen, was mit dir geteilt wurde
• Versionsverlauf ansehen und wiederherstellen
• Wie geht es weiter?

In Echtzeit zusammenarbeiten

Wenn jemand anderes die Tabelle öffnet, erscheinen dessen Bearbeitungen sofort während des Tippens, und der Name erscheint in der oberen rechten Ecke.

Jeder Mitarbeiter hat einen eindeutigen Cursor mit seinem Namen, sodass du dessen Aktivität in Echtzeit verfolgen kannst.

Du kannst mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle klicken und Notiz einfügen wählen, um einen Kommentar oder eine Nachricht für andere zu hinterlassen. Wenn du mit der Maus über die Zelle fährst, wird die Notiz angezeigt.

Du musst nichts speichern – Änderungen und Notizen werden sofort für alle Mitarbeiter synchronisiert.

Deine Daten bleiben auch während der Zusammenarbeit verschlüsselt. Nur Personen, mit denen du die Datei geteilt hast, können sie sehen oder bearbeiten – nicht einmal Proton.

Eine Tabelle teilen

So kannst du eine Tabelle in Proton Sheets teilen:

Per E-Mail teilen

1. Klicke auf die Teilen-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke.
2. Gib unter Personen oder Gruppen zum Teilen hinzufügen die E-Mail-Adresse jeder Person oder Gruppe ein, mit der du die Tabelle teilen möchtest.
3. Lege die Berechtigungsstufe auf Bearbeiter (kann Änderungen an der Tabelle vornehmen) oder Betrachter (kann die Tabelle nur ansehen) fest.
4. Optional kannst du eine Nachricht schreiben, die in die E-Mail-Einladung aufgenommen werden soll.
5. Klicke auf Teilen.

Jede Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie benötigen ein Proton-Konto, um auf die Tabelle zugreifen zu können. Nach dem Klicken auf Eintrag annehmen erscheint die Datei für den schnellen Zugriff in ihrem Tab Mit mir geteilt.

Einen öffentlichen Link erstellen

1. Aktiviere im gleichen Teilen-Bereich die Option Öffentlichen Link erstellen.

2. Lege die Zugriffsebene für jeden mit dem Link auf Bearbeiter (kann Änderungen an der Tabelle vornehmen) oder Betrachter (kann die Tabelle nur ansehen) fest.
3. Klicke optional auf ⚙ in der oberen rechten Ecke für weitere Einstellungen. Du kannst ein Passwort und ein Ablaufdatum für den Link festlegen. Klicke dann auf Änderungen speichern.

4. Klicke neben dem öffentlichen Link auf die Schaltfläche „Kopieren“, um ihn zu kopieren und manuell zu teilen.

Personen, die über einen öffentlichen Link auf deine Tabelle zugreifen, benötigen kein Proton-Konto.

Per E-Mail teilen und einen öffentlichen Link erstellen

Proton Sheets bietet dir eine fein abgestufte Kontrolle darüber, wer deine Tabelle ansehen oder bearbeiten kann, indem du beide Freigabeoptionen kombinieren kannst. Zum Beispiel kannst du:

• Deinem Team per E-Mail Bearbeitungszugriff geben.
• Einen schreibgeschützten öffentlichen Link mit Kunden teilen.
• Unterschiedliche Berechtigungen für jede Person oder Gruppe per E-Mail verwenden.

Geteilte Tabellen ansehen und Zugriff widerrufen

Du kannst alle deine geteilten Tabellen direkt über die Proton Drive-Web-App verwalten:

Anzeigen, was du geteilt hast

1. Gehe in der linken Seitenleiste auf den Tab Geteilt, um alle Dateien und Ordner, die du mit anderen geteilt hast, an einem Ort zu sehen.

2. Wähle eine Tabelle aus und klicke auf die Teilen-Schaltfläche, um den Zugriff zu verwalten.
3. Von dort aus kannst du:
   • Ändere oder entferne den Zugriff für einzelne Personen oder Gruppen, indem du auf deren E-Mail klickst und die Berechtigungen anpasst oder Zugriff entfernen wählst.
   • Deaktiviere den öffentlichen Link, indem du Öffentlichen Link erstellen ausschaltest. Dies deaktiviert die URL sofort, sodass jeder mit dem Link die Tabelle nicht mehr öffnen kann.

Aufrufe und Downloads nachverfolgen

Im Geteilt-Tab kannst du auch überwachen, wie oft auf jede geteilte Datei zugegriffen wurde. Die Spalte # Anzahl Downloads zeigt die Gesamtzahl an, wie oft eine Tabelle (oder eine beliebige Datei) geöffnet oder heruntergeladen wurde.

Du kannst auch nach der Gesamtzahl der Downloads sortieren, um schnell zu sehen, welche Tabellen am häufigsten aufgerufen werden. Dies kann dir helfen, das Engagement für deine geteilten Inhalte zu verstehen. Zum Beispiel:

• Sieh nach, auf welche Tabellen dein Team am häufigsten zugreift.
• Bestätige, dass ein Kunde oder Mitarbeiter einen geteilten Bericht geöffnet hat.
• Erkenne veraltete oder ungenutzte Links, die du sicher widerrufen kannst.

Hinweis: Da Aufrufe und Downloads zusammen gezählt werden, bedeutet eine hohe Zahl nicht immer, dass Personen lokale Kopien gespeichert haben – sie zeigt lediglich an, dass auf den geteilten Link häufig zugegriffen wurde.

Überprüfe, was mit dir geteilt wurde

1. Gehe zum Mit mir geteilt-Tab, um Dateien zu sehen, die andere mit deinem Proton-Konto geteilt haben.
2. Wenn du keinen Zugriff mehr auf eine Tabelle benötigst, klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle Mich entfernen, um sie aus deiner Ansicht zu entfernen.

Dich selbst aus einem geteilten Element zu entfernen, löscht die Datei nicht – es entzieht dir lediglich den Zugriff und blendet sie aus deinem Proton Drive aus.

Versionsverlauf anzeigen und wiederherstellen

Wenn du zusammenarbeitest – oder sogar alleine arbeitest – ist es hilfreich zu sehen, wie sich deine Tabelle im Laufe der Zeit verändert hat. Proton Sheets speichert den Versionsverlauf automatisch für bis zu 10 Jahre, sodass du frühere Bearbeitungen überprüfen oder wiederherstellen kannst.

Um auf den Versionsverlauf zuzugreifen:

1. Öffne deine Tabelle.
2. Klicke oben links auf den Namen der Tabelle und wähle Versionsverlauf anzeigen.

3. Durchsuche den Verlauf und wähle eine Version aus. Anschließend kannst du wählen:
   • Erstelle eine Kopie erstellt eine neue Tabelle unter Verwendung der ausgewählten Version, ohne die aktuelle zu beeinträchtigen. Wenn du dir unsicher bist, wähle diese Option, um deine aktuelle Version sicher aufzubewahren.
   • Diese Version wiederherstellen ersetzt die aktuelle Tabelle durch die ausgewählte Version, ältere Versionen bleiben jedoch im Verlauf erhalten und können später wiederhergestellt werden.

Wie geht es weiter?

Falls Sie neu bei Proton Sheets sind, lesen Sie unsere Erste-Schritte-Anleitung, um die Grundlagen zu lernen.