Yhteistyö ja jakaminen Proton Sheets -sovelluksessa

Proton Sheets tekee turvallisesta yhteistyöstä helppoa, työskentelittepä sitten yhdessä sisäisesti tai jaoittepa tiedostoja ulkoisesti. Tässä oppaassa käsitellään työkaluja, joiden avulla voitte säilyttää hallinnan tehdessänne yhteistyötä.

• Tehkää yhteistyötä reaaliajassa
• Jakakaa laskentataulukko
  • Jakakaa sähköpostitse
  • Luokaa julkinen linkki
  • Jakakaa sähköpostitse ja luokaa julkinen linkki
• Tarkastelkaa jaettuja laskentataulukoita ja mitätöikää käyttöoikeus
  • Tarkastelkaa, mitä olette jakaneet
  • Seuratkaa katselukertoja ja latauksia
  • Tarkastelkaa, mitä teille on jaettu
• Tarkastelkaa versiohistoriaa ja palauttakaa se
• Mitä seuraavaksi?

Tehkää yhteistyötä reaaliajassa

Kun joku muu avaa laskentataulukon, hänen tekemänsä muokkaukset tulevat näkyviin heti hänen kirjoittaessaan, ja hänen nimensä näkyy oikeassa yläkulmassa.

Jokaisella yhteistyökumppanilla on oma kohdistimensa, jossa näkyy hänen nimensä, joten voitte seurata heidän tapahtumiaan reaaliajassa.

Voitte napsauttaa mitä tahansa solua hiiren kakkospainikkeella ja valita Lisää muistiinpano jättääksenne kommentin tai viestin muille. Muistiinpano tulee näkyviin, kun viette osoittimen solun päälle.

Tallentamista ei tarvita – muutokset ja muistiinpanot synkronoituvat heti kaikille yhteistyökumppaneille.

Tietonne pysyvät salattuina myös yhteistyön aikana. Vain ne henkilöt, joiden kanssa olette jakaneet tiedoston, voivat nähdä tai muokata sitä – ei edes Proton.

Jakakaa laskentataulukko

Näin voitte jakaa laskentataulukon Proton Sheets -sovelluksessa:

Jaa sähköpostitse

1. Napsauttakaa oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta.
2. Syöttäkää kunkin sellaisen henkilön tai ryhmän sähköpostiosoite, jonka kanssa haluatte jakaa kohteen, kohdassa Lisää henkilöitä tai ryhmiä jakoon.
3. Asettakaa heidän käyttöoikeustasokseen Muokkaaja (voi tehdä muutoksia laskentataulukkoon) tai Tarkastelu (voi vain tarkastella laskentataulukkoa).
4. Voitte halutessanne kirjoittaa viestin, joka liitetään sähköpostikutsuun.
5. Napsauttakaa Jaa.

Kukin henkilö saa sähköposti-ilmoituksen. He tarvitsevat Proton-tilin laskentataulukon käyttämiseen. Kun he ovat napsauttaneet Hyväksy kohde -painiketta, tiedosto ilmestyy heidän Jaettu kanssani -välilehdelleen nopeaa käyttöä varten.

Luokaa julkinen linkki

1. Ottakaa samassa Jaa-paneelissa käyttöön Luo julkinen linkki.

2. Asettakaa käyttöoikeustasoksi Muokkaaja (voi tehdä muutoksia laskentataulukkoon) tai Tarkastelu (voi vain tarkastella laskentataulukkoa) asetukselle Kuka tahansa, jolla on linkki.
3. Voitte halutessanne napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa ⚙-kuvaketta nähdäksenne lisää asetuksia. Voitte asettaa linkille salasanan ja erääntymispäivän. Napsauttakaa sitten Tallenna muutokset.

4. Napsauttakaa julkisen linkin vieressä olevaa kopiointipainiketta kopioidaksenne sen ja jakaaksenne sen manuaalisesti.

Henkilöt, jotka käyttävät laskentataulukkoanne julkisen linkin kautta, eivät tarvitse Proton-tiliä.

Jakakaa sähköpostitse ja luokaa julkinen linkki

Proton Sheets tarjoaa teille yksityiskohtaisen hallinnan siitä, kuka voi tarkastella tai muokata laskentataulukkoanne, sallimalla molempien jakovalintojen yhdistämisen. Voitte esimerkiksi:

• Antaa muokkausoikeuden tiimillenne sähköpostitse.
• Jakaa vain tarkasteluun tarkoitetun julkisen linkin asiakkaille.
• Käyttää eri käyttöoikeuksia kullekin henkilölle tai ryhmälle sähköpostitse.

Tarkastelkaa jaettuja laskentataulukoita ja mitätöikää käyttöoikeus

Voitte hallita kaikkia jaettuja laskentataulukoitanne suoraan Proton Drive -verkkosovelluksesta:

Tarkastelkaa, mitä olette jakaneet

1. Siirtykää vasemman sivupalkin Jaetut-välilehdelle tarkastellaksenne kaikkia muiden kanssa jakamianne tiedostoja ja kansioita yhdessä paikassa.

2. Valitkaa laskentataulukko ja napsauttakaa jaa-painiketta hallitaksenne käyttöoikeuksia.
3. Sieltä voitte:
   • Muuttakaa tai poistakaa yksittäisten henkilöiden tai ryhmien käyttöoikeus napsauttamalla heidän sähköpostiaan ja säätämällä käyttöoikeuksia tai valitsemalla Mitätöi käyttöoikeus.
   • Poistakaa julkinen linkki käytöstä kytkemällä Luo julkinen linkki pois päältä. Tämä poistaa URL-osoitteen käytöstä välittömästi, joten kukaan, jolla on linkki, ei enää voi avata laskentataulukkoa.

Seuraa katselukertoja ja latauksia

Jaetut-välilehdellä voitte myös seurata, kuinka monta kertaa kutakin jaettua tiedostoa on käytetty. Latausten määrä -sarake näyttää, kuinka monta kertaa laskentataulukko (tai mikä tahansa tiedosto) on avattu tai ladattu yhteensä.

Voitte myös lajitella tiedot kokonaislatausten mukaan nähdäksenne nopeasti, mitä laskentataulukoita käytetään useimmin. Tämä voi auttaa teitä ymmärtämään jaetun sisältönne saamaa sitoutumista. Esimerkiksi:

• Näette, mitä laskentataulukoita tiiminne käyttää useimmin.
• Voitte vahvistaa, että asiakas tai yhteistyökumppani on avannut jaetun raportin.
• Havaitsette vanhentuneet tai käyttämättömät linkit, jotka voitte mitätöidä turvallisesti.

Huomautus: Koska katselukerrat ja lataukset lasketaan yhteen, suuri määrä ei aina tarkoita, että ihmiset olisivat tallentaneet paikallisia kopioita – se osoittaa vain, että jaettua linkkiä on käytetty usein.

Tarkastelkaa teille jaettua sisältöä

1. Siirtykää Jaettu kanssani -välilehdelle nähdäksenne tiedostot, joita muut ovat jakaneet Proton-tilinne kanssa.
2. Jos ette enää tarvitse pääsyä laskentataulukkoon, napsauttakaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitkaa Poista minut poistaaksenne sen näkymästänne.

Itsenne poistaminen jaetusta kohteesta ei poista tiedostoa – se vain poistaa käyttöoikeutenne ja piilottaa sen Proton Drivestanne.

Tarkastelkaa ja palauttakaa versiohistoriaa

Kun teette yhteistyötä – tai työskentelette yksin – on hyödyllistä nähdä, miten laskentataulukkonne on muuttunut ajan myötä. Proton Sheets tallentaa versiohistorian automaattisesti jopa 10 vuoden ajalta, joten voitte tarkastella tai palauttaa aikaisempia muokkauksia.

Voitte tarkastella versiohistoriaa seuraavasti:

1. Avatkaa laskentataulukkonne.
2. Napsauttakaa laskentataulukon nimeä vasemmassa yläkulmassa ja valitkaa Näytä versiohistoria.

3. Selatkaa historiaa ja valitkaa versio. Tämän jälkeen voitte valita:
   • Tee kopio luo uuden laskentataulukon valitun version pohjalta vaikuttamatta nykyiseen versioon. Jos olette epävarma, valitkaa tämä vaihtoehto pitääksenne nykyisen versionne turvassa.
   • Palauta tämä versio korvaa nykyisen laskentataulukon valitulla versiolla, mutta vanhemmat versiot säilyvät edelleen historiassa ja ne voidaan palauttaa myöhemmin.

Mitä seuraavaksi?

Jos olet uusi Proton Sheetsin käyttäjä, tutustu aloitusoppaaseemme oppiaksesi perusasiat.