Samarbeta och dela i Proton Sheets

Proton Sheets gör det enkelt att samarbeta säkert, oavsett om du arbetar i ett internt team eller delar filer externt. Den här guiden går igenom verktygen som hjälper dig att behålla kontrollen när ni arbetar tillsammans.

• Samarbeta i realtid
• Dela ett kalkylblad
  • Dela via e-post
  • Skapa en offentlig länk
  • Dela via e-post och skapa en offentlig länk
• Visa delade kalkylblad och återkalla åtkomst
  • Se vad du har delat
  • Spåra visningar och nedladdningar
  • Granska vad som har delats med dig
• Visa och återställ versionshistorik
• Vad händer härnäst?

Samarbeta i realtid

När någon annan öppnar kalkylbladet visas deras ändringar omedelbart när de skriver, och deras namn visas i det övre högra hörnet.

Varje samarbetspartner har en unik markör med sitt namn, så att du kan följa deras aktivitet i realtid.

Du kan högerklicka på valfri cell och välja Infoga anteckning för att lämna en kommentar eller ett meddelande till andra. När du hovrar över cellen visas anteckningen.

Du behöver inte spara — ändringar och anteckningar synkroniseras omedelbart för alla samarbetspartners.

Dina data förblir krypterade, även under samarbete. Endast de personer som du har delat filen med kan se eller redigera den — inte ens Proton kan se dem.

Dela ett kalkylblad

Så här delar du ett kalkylblad i Proton Sheets:

Dela via e-post

1. Klicka på knappen Dela i det övre högra hörnet.
2. Under Lägg till personer eller grupper för delning anger du e-postadressen till varje person eller grupp som du vill dela med.
3. Ställ in deras behörighetsnivå till Redigerare (kan göra ändringar i kalkylbladet) eller Läsare (kan endast visa kalkylbladet).
4. Du kan även skriva ett meddelande som inkluderas i e-postinbjudan.
5. Klicka på Dela.

Varje person kommer att få en e-postavisering. De behöver ett Proton-konto för att få åtkomst till kalkylbladet. När de har klickat på Acceptera objekt visas filen i fliken Delat med mig för snabb åtkomst.

Skapa en offentlig länk

1. I samma Dela-panel växlar du om till Skapa offentlig länk.

2. Ställ in åtkomstnivån till Redigerare (kan göra ändringar i kalkylbladet) eller Läsare (kan endast visa kalkylbladet) för alla som har länken.
3. Klicka valfritt på ⚙ i det övre högra hörnet för fler inställningar. Du kan ställa in ett lösenord för länken och ett utgångsdatum. Klicka sedan på Spara ändringar.

4. Klicka på kopieringsknappen bredvid den offentliga länken för att kopiera den och dela den manuellt.

Personer som får åtkomst till ditt kalkylblad via en offentlig länk behöver inget Proton-konto.

Dela via e-post och skapa en offentlig länk

Proton Sheets ger dig detaljerad kontroll över vem som kan visa eller redigera ditt kalkylblad genom att låta dig kombinera båda delningsalternativen. Du kan till exempel:

• Ge redigeringsåtkomst till ditt team via e-post.
• Dela en offentlig länk med skrivskyddad åtkomst med kunder.
• Använd olika behörigheter för varje person eller grupp via e-post.

Visa delade kalkylblad och återkalla åtkomst

Du kan hantera alla dina delade kalkylblad direkt från Proton Drive-webbappen:

Se vad du har delat

1. Gå till fliken Delat i det vänstra sidofältet för att se varje fil och mapp du har delat med andra på ett och samma ställe.

2. Välj ett kalkylblad och klicka på dela-knappen för att hantera åtkomst.
3. Därifrån kan du:
   • Ändra eller ta bort åtkomst för enskilda personer eller grupper genom att klicka på deras e-postadress och justera behörigheterna eller välja Ta bort åtkomst.
   • Inaktivera den offentliga länken genom att slå av Skapa offentlig länk. Detta gör omedelbart URL:en inaktiv, så att ingen med länken längre kan öppna kalkylbladet.

Spåra visningar och nedladdningar

Under fliken Delade kan du även övervaka hur många gånger varje delad fil har öppnats. Kolumnen # nedladdningar visar det totala antalet gånger ett kalkylblad (eller någon fil) har öppnats eller laddats ner.

Du kan även sortera efter totala nedladdningar för att snabbt se vilka kalkylblad som används mest frekvent. Detta kan hjälpa dig att förstå engagemanget kring ditt delade innehåll. Till exempel:

• Se vilka kalkylblad ditt team får åtkomst till oftast.
• Bekräfta att en klient eller samarbetspartner har öppnat en delad rapport.
• Hitta utdaterade eller oanvända länkar som du tryggt kan återkalla.

Obs: Eftersom visningar och nedladdningar räknas tillsammans, betyder ett högt antal inte alltid att användare har sparat lokala kopior — det visar helt enkelt att den delade länken har använts frekvent.

Granska det som har delats med dig

1. Gå till fliken Delat med mig för att se filer som andra har delat med ditt Proton-konto.
2. Om du inte längre behöver åtkomst till ett kalkylblad, högerklicka på det och välj Ta bort mig för att rensa det från din vy.

Att ta bort dig själv från ett delat objekt raderar inte filen — det tar helt enkelt bort din åtkomst och döljer den från din Proton Drive.

Visa och återställ versionshistorik

När du samarbetar — eller bara arbetar ensam — är det hjälpsamt att se hur ditt kalkylblad har ändrats över tid. Proton Sheets sparar automatiskt versionshistorik i upp till 10 år, så att du kan granska eller återställa tidigare redigeringar.

För att få åtkomst till versionshistorik:

1. Öppna ditt kalkylblad.
2. Klicka på kalkylbladets namn i det övre vänstra hörnet och välj Se versionshistorik.

3. Bläddra i historiken och välj en version. Sedan kan du välja:
   • Göra en kopia skapar ett nytt kalkylblad med den valda versionen, utan att påverka det nuvarande. Om du är osäker, välj detta alternativ för att hålla din nuvarande version säker.
   • Återställ denna version ersätter det nuvarande kalkylbladet med den valda versionen, men äldre versioner sparas fortfarande i historiken och kan återställas senare.

Vad händer nu?

Om du är ny på Proton Sheets, kolla in vår kom igång-guide för att lära dig grunderna.