Colaborar y compartir en Proton Sheets
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Proton Sheets facilita la colaboración de forma segura, tanto si trabajas con tu equipo interno como si compartes archivos externamente. Esta guía cubre las herramientas que te ayudan a mantener el control mientras trabajas en equipo.
- Colabora en tiempo real
- Compartir una hoja de cálculo
- Ver hojas de cálculo compartidas y revocar el acceso
- Ver y restaurar el historial de versiones
- ¿Qué sigue?
Colabora en tiempo real
Cuando alguien más abre la hoja de cálculo, sus ediciones aparecen al instante mientras escribe, y su nombre aparece en la esquina superior derecha.
Cada colaborador tiene un cursor único con su nombre, por lo que puedes seguir su actividad en tiempo real.
Puedes hacer clic derecho en cualquier celda y seleccionar Insertar nota para dejar un comentario o mensaje para los demás. Al pasar el ratón sobre la celda se revela la nota.
No es necesario guardar: los cambios y las notas se sincronizan al instante entre todos los colaboradores.
Tus datos permanecen cifrados, incluso durante la colaboración. Solo las personas con las que has compartido el archivo pueden verlo o editarlo; ni siquiera Proton puede acceder a ellos.
Compartir una hoja de cálculo
Así es como puedes compartir una hoja de cálculo en Proton Sheets:
Compartir por correo electrónico
- Haz clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.
- En Añadir personas o grupos para compartir, ingresa la dirección de correo electrónico de cada persona o grupo con el que quieras compartir.
- Establece su nivel de permisos en Editor (puede realizar cambios en la hoja de cálculo) o Lector (solo puede ver la hoja de cálculo).
- Opcionalmente, puedes escribir un mensaje para incluirlo en la invitación por correo electrónico.
- Haz clic en Compartir.
Cada persona recibirá una notificación de correo electrónico. Necesitarán una cuenta de Proton para acceder a la hoja de cálculo. Después de hacer clic en Aceptar elemento, el archivo aparecerá en su pestaña Compartido conmigo para un acceso rápido.
Crear un enlace público
- En el mismo panel de Compartir, activa Crear enlace público.
- Establece el nivel de acceso en Editor (puede realizar cambios en la hoja de cálculo) o Lector (solo puede ver la hoja de cálculo) para cualquier persona con el enlace.
- Opcionalmente, haz clic en ⚙ en la esquina superior derecha para ver más ajustes. Puedes establecer una contraseña para el enlace y una fecha de caducidad. Luego, haz clic en Guardar cambios.
- Haz clic en el botón de copiar junto al enlace público para copiarlo y compartirlo manualmente.
Las personas que acceden a tu hoja de cálculo a través de un enlace público no necesitan una cuenta de Proton.
Compartir por correo electrónico y crear un enlace público
Proton Sheets te ofrece un control preciso sobre quién puede ver o editar tu hoja de cálculo al permitirte combinar ambas opciones para compartir. Por ejemplo, puedes:
- Dar acceso de edición a tu equipo por correo electrónico.
- Compartir un enlace público de solo lectura con clientes.
- Usar diferentes permisos para cada persona o grupo por correo electrónico.
Ver hojas de cálculo compartidas y revocar el acceso
Puedes gestionar todas tus hojas de cálculo compartidas directamente desde la aplicación web de Proton Drive:
Ver lo que has compartido
- Ve a la pestaña Compartido en la barra lateral izquierda para ver cada archivo y carpeta que has compartido con otros en un solo lugar.
- Selecciona una hoja de cálculo y haz clic en el botón de compartir para gestionar el acceso.
- Desde ahí, puedes:
- Cambia o elimina el acceso de personas o grupos individuales haciendo clic en su correo electrónico y ajustando los permisos o seleccionando Eliminar el acceso.
- Desactiva el enlace público desactivando Crear enlace público. Esto desactiva la URL al instante, por lo que cualquier persona con el enlace ya no podrá abrir la hoja de cálculo.
Rastrear vistas y descargas
En la pestaña Compartido, también puedes supervisar cuántas veces se ha accedido a cada archivo compartido. La columna # de descargas muestra el número total de veces que se ha abierto o descargado una hoja de cálculo (o cualquier archivo).
También puedes ordenar por el total de descargas para ver rápidamente a qué hojas de cálculo se accede con más frecuencia. Esto puede ayudarte a entender la interacción con tu contenido compartido. Por ejemplo:
- Ver a qué hojas de cálculo accede tu equipo con más frecuencia.
- Confirmar que un cliente o colaborador ha abierto un informe compartido.
- Detectar enlaces obsoletos o sin usar que puedes revocar de forma segura.
Nota: Como las visualizaciones y las descargas se cuentan juntas, un número elevado no siempre significa que la gente haya guardado copias locales; simplemente muestra que se ha accedido al enlace compartido con frecuencia.
Revisa lo que se ha compartido contigo
- Ve a la pestaña Compartido conmigo para ver los archivos que otros han compartido con tu cuenta Proton.
- Si ya no necesitas acceder a una hoja de cálculo, haz clic derecho sobre ella y selecciona Eliminarme para borrarla de tu vista.
Eliminarte de un elemento compartido no borra el archivo; simplemente elimina tu acceso y lo oculta de tu Proton Drive.
Ver y restaurar el historial de versiones
Cuando colaboras (o incluso si trabajas solo), resulta útil ver cómo ha cambiado tu hoja de cálculo con el tiempo. Proton Sheets guarda automáticamente el historial de versiones hasta por 10 años, para que puedas revisar o restaurar ediciones anteriores.
Para acceder al historial de versiones:
- Abre tu hoja de cálculo.
- Haz clic en el nombre de la hoja de cálculo en la esquina superior izquierda y selecciona Ver historial de versiones.
- Navega por el historial y selecciona una versión. Luego, puedes elegir:
- Hacer una copia crea una nueva hoja de cálculo usando la versión seleccionada, sin afectar a la actual. Si no estás seguro, elige esta opción para mantener tu versión actual a salvo.
- Restaurar esta versión reemplaza la hoja de cálculo actual con la versión seleccionada, pero las versiones anteriores siguen conservándose en el historial y se pueden restaurar más tarde.
¿Y ahora qué?
Si eres Nuevo en Proton Sheets, echa un vistazo a nuestra guía de introducción para aprender los conceptos básicos.