การทำงานร่วมกันและการแชร์ใน Proton Sheets

Proton Sheets ช่วยให้การทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัยเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นการทำงานร่วมกันภายในทีมหรือแชร์ไฟล์ไปภายนอก คู่มือนี้จะครอบคลุมเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถควบคุมการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี

• ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• แชร์ตารางคำนวณ
  • แชร์ผ่านอีเมล
  • สร้างลิงก์สาธารณะ
  • แชร์ผ่านอีเมลและสร้างลิงก์สาธารณะ
• ดูตารางคำนวณที่แชร์และยกเลิกการเข้าถึง
  • ดูรายการที่แชร์ไปแล้ว
  • ติดตามจำนวนการดูและการดาวน์โหลด
  • ตรวจทานรายการที่มีการแชร์กับคุณ
• ดูและกู้คืนประวัติเวอร์ชัน
• ขั้นตอนถัดไปคืออะไร?

ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

เมื่อมีคนอื่นเปิดตารางคำนวณ การแก้ไขของพวกเขาจะปรากฏให้เห็นทันทีที่พิมพ์ และชื่อจะแสดงที่มุมขวาบน

ผู้ทำงานร่วมกันแต่ละคนจะมีเคอร์เซอร์ที่ไม่ซ้ำกันพร้อมระบุชื่อ เพื่อให้ติดตามกิจกรรมของพวกเขาได้แบบเรียลไทม์

คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้แล้วเลือก แทรกบันทึกย่อ เพื่อฝากความคิดเห็นหรือข้อความไว้ให้ผู้อื่น การเลื่อนเมาส์ไปวางบนเซลล์จะแสดงบันทึกย่อนั้น

ไม่จำเป็นต้องบันทึก การเปลี่ยนแปลงและบันทึกย่อจะซิงค์กับผู้ทำงานร่วมกันทุกคนโดยอัตโนมัติทันที

ข้อมูลของคุณยังคงถูกเข้ารหัสไว้แม้ในขณะทำงานร่วมกัน เฉพาะบุคคลที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยเท่านั้นที่สามารถดูหรือแก้ไขไฟล์ได้ แม้แต่ Proton ก็ไม่สามารถเข้าถึงได้

แชร์ตารางคำนวณ

นี่คือวิธีแชร์ตารางคำนวณใน Proton Sheets:

แชร์ผ่านอีเมล

1. คลิกปุ่ม แชร์ ที่มุมขวาบน
2. ภายใต้ เพิ่มบุคคลหรือกลุ่มเพื่อแชร์ ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของแต่ละบุคคลหรือกลุ่มที่ต้องการแชร์ด้วย
3. กำหนดระดับสิทธิ์เป็น ผู้แก้ไข (สามารถทำการเปลี่ยนแปลงตารางคำนวณและจัดการการอนุญาตสำหรับผู้อื่นได้) หรือ ผู้ดู (สามารถดูตารางคำนวณได้เท่านั้น) เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้แก้ไขจัดการสิทธิ์ ให้คลิกไอคอน การตั้งค่า ⚙️ แล้วปิด เข้าถึง
4. หากต้องการ สามารถเขียนข้อความเพื่อรวมไปในการเชิญทางอีเมลได้
5. คลิก แชร์

แต่ละคนจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล พวกเขาจะต้องมีบัญชี Proton เพื่อเข้าถึงตารางคำนวณ หลังจากคลิก ยอมรับรายการ ไฟล์จะปรากฏในแท็บ แชร์กับฉัน เพื่อให้เข้าถึงได้รวดเร็ว

สร้างลิงก์สาธารณะ

1. ในแผง แชร์ เดียวกัน ให้สลับปุ่ม สร้างลิงก์สาธารณะ

2. ตั้งค่าระดับการเข้าถึงเป็น ผู้แก้ไข (แก้ไขตารางคำนวณได้) หรือ ผู้ดู (ดูตารางคำนวณได้เท่านั้น) สำหรับทุกคนที่มีลิงก์
3. หากต้องการ ให้คลิก ⚙ ที่มุมขวาบนเพื่อดูการตั้งค่าเพิ่มเติม คุณสามารถตั้งรหัสผ่านของลิงก์และวันที่หมดอายุได้ จากนั้นคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง

4. คลิกปุ่มคัดลอกที่อยู่ติดกับลิงก์สาธารณะเพื่อคัดลอกและแชร์ด้วยตนเอง

ผู้ที่เข้าถึงตารางคำนวณของคุณผ่านลิงก์สาธารณะไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Proton

แชร์ผ่านอีเมลและสร้างลิงก์สาธารณะ

Proton Sheets ให้คุณควบคุมได้ละเอียดว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขตารางคำนวณของคุณได้ โดยอนุญาตให้คุณรวมตัวเลือกการแชร์ทั้งสองแบบเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

• ให้สิทธิ์แก้ไขแก่ทีมของคุณผ่านอีเมล
• แชร์ลิงก์สาธารณะแบบดูได้อย่างเดียวกับลูกค้า
• ใช้การอนุญาตที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบุคคลหรือกลุ่มผ่านอีเมล

ดูตารางคำนวณที่แชร์และยกเลิกการเข้าถึง

คุณสามารถจัดการตารางคำนวณที่แชร์ทั้งหมดของคุณได้โดยตรงจากแอปเว็บ Proton Drive:

ดูรายการที่แชร์ไปแล้ว

1. ไปที่แท็บ แชร์ ในแถบด้านข้างซ้ายเพื่อดูไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดที่คุณแชร์กับผู้อื่นได้ในที่เดียว

2. เลือกตารางคำนวณแล้วคลิกปุ่ม แชร์เพื่อจัดการสิทธิ์การเข้าถึง
3. จากที่นั่น คุณสามารถ:
   • เปลี่ยนหรือลบสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับบุคคลหรือกลุ่มโดยคลิกที่อีเมลของพวกเขาและปรับการอนุญาต หรือเลือก ลบสิทธิ์การเข้าถึง
   • ปิดใช้งานลิงก์สาธารณะโดยสลับปุ่ม สร้างลิงก์สาธารณะ เป็นปิด การดำเนินการนี้จะยกเลิก URL ทันที ทำให้ผู้ที่มีลิงก์ไม่สามารถเปิดตารางคำนวณได้อีกต่อไป

ติดตามจำนวนการดูและการดาวน์โหลด

ในแท็บ แบ่งปันแล้ว คุณยังสามารถตรวจสอบจำนวนครั้งที่มีการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ได้ คอลัมน์ จำนวนการดาวน์โหลด จะแสดงจำนวนครั้งทั้งหมดที่มีการเปิดหรือดาวน์โหลดตารางคำนวณ (หรือไฟล์ใดๆ)

คุณยังสามารถจัดเรียงตามจำนวนการดาวน์โหลดทั้งหมดเพื่อดูอย่างรวดเร็วว่าตารางคำนวณใดถูกเข้าถึงบ่อยที่สุด ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจการมีส่วนร่วมกับเนื้อหาที่แชร์ของคุณ ตัวอย่างเช่น:

• ดูว่าทีมของคุณเข้าถึงตารางคำนวณใดบ่อยที่สุด
• ยืนยันว่าลูกค้าหรือผู้ทำงานร่วมกันได้เปิดรายงานที่แชร์แล้ว
• ระบุลิงก์ที่ล้าสมัยหรือไม่ได้ใช้งานที่คุณสามารถยกเลิกได้อย่างปลอดภัย

หมายเหตุ: เนื่องจากจำนวนการดูและการดาวน์โหลดถูกนับรวมกัน จำนวนที่สูงไม่ได้หมายความว่าผู้คนได้บันทึกสำเนาไว้ในเครื่องเสมอไป แต่เพียงแสดงให้เห็นว่าลิงก์ที่แชร์นั้นมีการเข้าถึงบ่อยครั้ง

ตรวจทานสิ่งที่แชร์กับคุณ

1. ไปที่แท็บ แชร์กับฉัน เพื่อดูไฟล์ที่ผู้อื่นแชร์กับบัญชี Proton ของคุณ
2. หากไม่ต้องการเข้าถึงตารางคำนวณอีกต่อไป ให้คลิกขวาที่ตารางคำนวณนั้นแล้วเลือก ลบฉันออก เพื่อล้างออกจากมุมมองของคุณ

การลบตัวเองออกจากรายการที่แชร์ไม่ได้เป็นการลบไฟล์ แต่เป็นการนำสิทธิ์การเข้าถึงของคุณออกและซ่อนไฟล์ดังกล่าวจาก Proton Drive ของคุณ

ดูและกู้คืนประวัติเวอร์ชัน

เมื่อคุณกำลังทำงานร่วมกัน หรือแม้แต่ทำงานคนเดียว การดูว่าตารางคำนวณของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไปนั้นมีประโยชน์ Proton Sheets จะบันทึกประวัติเวอร์ชันโดยอัตโนมัติสูงสุด 10 ปี เพื่อให้คุณสามารถตรวจทานหรือกู้คืนการแก้ไขก่อนหน้านี้ได้

ในการเข้าถึงประวัติเวอร์ชัน:

1. เปิดตารางคำนวณของคุณ
2. คลิกชื่อตารางคำนวณที่มุมบนซ้ายและเลือก ดูประวัติเวอร์ชัน

3. เรียกดูประวัติและเลือกเวอร์ชัน จากนั้นคุณสามารถเลือก:
   • ทำสำเนา จะสร้างตารางคำนวณใหม่โดยใช้เวอร์ชันที่เลือก โดยไม่ส่งผลกระทบต่อตารางคำนวณปัจจุบัน หากคุณไม่แน่ใจ ให้เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเก็บเวอร์ชันปัจจุบันของคุณไว้อย่างปลอดภัย
   • กู้คืนเวอร์ชันนี้ จะแทนที่ตารางคำนวณปัจจุบันด้วยเวอร์ชันที่เลือก แต่เวอร์ชันที่เก่ากว่าจะยังคงถูกเก็บรักษาไว้ในประวัติและสามารถกู้คืนได้ในภายหลัง

ขั้นตอนถัดไปคืออะไร?

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน Proton Sheets โปรดดูคู่มือการเริ่มต้นใช้งานของเราเพื่อเรียนรู้พื้นฐาน