Colaborar y compartir en Proton Sheets

Proton Sheets facilita la colaboración segura, ya sea que colabore internamente o comparta archivos externamente. Esta guía cubre las herramientas que le ayudan a mantener el control mientras trabaja en equipo.

• Colaborar en tiempo real
• Compartir una hoja de cálculo
  • Compartir por correo electrónico
  • Crear un enlace público
  • Compartir por correo electrónico y crear un enlace público
• Ver hojas de cálculo compartidas y revocar el acceso
  • Ver lo que ha compartido
  • Seguimiento de visitas y descargas
  • Revisar lo que se ha compartido con usted
• Ver y restaurar el historial de versiones
• ¿Qué sigue?

Colaborar en tiempo real

Cuando alguien más abre la hoja de cálculo, sus ediciones aparecen al instante a medida que escribe, y su nombre aparece en la esquina superior derecha.

Cada colaborador tiene un cursor único con su nombre, por lo que puede seguir su actividad en tiempo real.

Puede hacer clic derecho en cualquier celda y seleccionar Insertar nota para dejar un comentario o mensaje para los demás. Al pasar el cursor sobre la celda se revela la nota.

No es necesario guardar: los cambios y las notas se sincronizan al instante entre todos los colaboradores.

Sus datos permanecen cifrados, incluso durante la colaboración. Solo las personas con las que ha compartido el archivo pueden verlo o editarlo, ni siquiera Proton puede hacerlo.

Compartir una hoja de cálculo

Así es como puede compartir una hoja de cálculo en Proton Sheets:

Compartir por correo electrónico

1. Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha.
2. En Agregar personas o grupos para compartir, ingrese la dirección de correo electrónico de cada persona o grupo con el que desee compartir.
3. Establezca su nivel de permiso en Editor (puede realizar cambios en la hoja de cálculo) o Lector (solo puede ver la hoja de cálculo).
4. Opcionalmente, puede escribir un mensaje para incluirlo en la invitación por correo electrónico.
5. Haga clic en Compartir.

Cada persona recibirá una notificación por correo electrónico. Necesitarán una Cuenta de Proton para acceder a la hoja de cálculo. Después de hacer clic en Aceptar elemento, el archivo aparecerá en su pestaña Compartido conmigo para un acceso rápido.

Crear un enlace público

1. En el mismo panel de Compartir, active Crear enlace público.

2. Establezca el nivel de acceso en Editor (puede realizar cambios en la hoja de cálculo) o Lector (solo puede ver la hoja de cálculo) para cualquier persona con el enlace.
3. Opcionalmente, haga clic en ⚙ en la esquina superior derecha para ver más ajustes. Puede establecer una contraseña para el enlace y una fecha de expiración. Luego haga clic en Guardar cambios.

4. Haga clic en el botón de copiar junto al enlace público para copiarlo y compartirlo manualmente.

Las personas que acceden a su hoja de cálculo mediante un enlace público no necesitan una Cuenta de Proton.

Compartir por correo electrónico y crear un enlace público

Proton Sheets le brinda un control detallado sobre quién puede ver o editar su hoja de cálculo al permitirle combinar ambas opciones para compartir. Por ejemplo, usted puede:

• Dar acceso de edición a su equipo por correo electrónico.
• Compartir un enlace público de solo lectura con clientes.
• Usar diferentes permisos para cada persona o grupo por correo electrónico.

Ver hojas de cálculo compartidas y revocar el acceso

Puede gestionar todas sus hojas de cálculo compartidas directamente desde la web app de Proton Drive:

Ver lo que ha compartido

1. Vaya a la pestaña Compartido en la barra lateral izquierda para ver cada archivo y carpeta que ha compartido con otros en un solo lugar.

2. Seleccione una hoja de cálculo y haga clic en el compartir botón para gestionar el acceso.
3. Desde allí, usted puede:
   • Cambie o elimine el acceso de personas o grupos individuales haciendo clic en su correo electrónico y ajustando los permisos o seleccionando Eliminar el acceso.
   • Desactive el enlace público desactivando Crear enlace público. Esto desactiva instantáneamente la URL, por lo que cualquier persona con el enlace ya no podrá abrir la hoja de cálculo.

Seguimiento de visitas y descargas

En la pestaña Compartido, también puede monitorear cuántas veces se ha accedido a cada archivo compartido. La columna # de descargas muestra la cantidad total de veces que se ha abierto o descargado una hoja de cálculo (o cualquier archivo).

También puede ordenar por el total de descargas para ver rápidamente qué hojas de cálculo se consultan con más frecuencia. Esto puede ayudarle a comprender el nivel de interacción con su contenido compartido. Por ejemplo:

• Ver qué hojas de cálculo consulta su equipo con más frecuencia.
• Confirmar que un cliente o colaborador ha abierto un reporte compartido.
• Detectar enlaces desactualizados o sin usar que puede revocar de forma segura.

Nota: Dado que las visualizaciones y las descargas se cuentan juntas, un número elevado no siempre significa que las personas hayan guardado copias locales; simplemente muestra que se ha accedido al enlace compartido con frecuencia.

Revisar lo que se ha compartido con usted

1. Vaya a la pestaña Compartido conmigo para ver los archivos que otros han compartido con su cuenta de Proton.
2. Si ya no necesita acceso a una hoja de cálculo, haga clic derecho sobre ella y seleccione Eliminarme para borrarla de su vista.

Eliminarse usted mismo de un elemento compartido no elimina el archivo; simplemente revoca su acceso y lo oculta de su Proton Drive.

Ver y restaurar el historial de versiones

Cuando colabora (o incluso cuando trabaja por su cuenta), es útil ver cómo ha cambiado su hoja de cálculo a lo largo del tiempo. Proton Sheets guarda automáticamente el historial de versiones hasta por 10 años, por lo que puede revisar o restaurar ediciones anteriores.

Para acceder al historial de versiones:

1. Abra su hoja de cálculo.
2. Haga clic en el nombre de la hoja de cálculo en la esquina superior izquierda y seleccione Ver historial de versiones.

3. Explore el historial y seleccione una versión. Luego, puede elegir:
   • Hacer una copia crea una nueva hoja de cálculo utilizando la versión seleccionada, sin afectar la actual. Si no está seguro, elija esta opción para mantener su versión actual a salvo.
   • Restaurar esta versión reemplaza la hoja de cálculo actual con la versión seleccionada, pero las versiones anteriores se conservan en el historial y pueden restaurarse más tarde.

¿Qué sigue?

Si eres Nuevo en Proton Sheets, consulta nuestra guía de primeros pasos para conocer lo básico.