Hợp tác và chia sẻ trong Proton Sheets
- Đọc
- 10 phút
- Danh mục
- Trang tính
Proton Sheets giúp việc cộng tác trở nên an toàn và dễ dàng, dù làm việc nội bộ hay chia sẻ tệp ra bên ngoài. Hướng dẫn này bao gồm các công cụ giúp kiểm soát công việc khi làm việc nhóm.
- Cộng tác theo thời gian thực
- Chia sẻ bảng tính
- Xem bảng tính đã chia sẻ và thu hồi quyền truy cập
- Xem và khôi phục lịch sử phiên bản
- Tiếp theo là gì?
Cộng tác theo thời gian thực
Khi người khác mở bảng tính, các chỉnh sửa của họ sẽ xuất hiện ngay lập tức khi họ nhập dữ liệu, và tên của họ sẽ hiển thị ở góc trên bên phải.
Mỗi người cộng tác có một con trỏ duy nhất kèm tên, giúp bạn theo dõi hoạt động của họ theo thời gian thực.
Bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào và chọn Chèn ghi chú để để lại bình luận hoặc tin nhắn cho người khác. Di chuột qua ô đó để xem ghi chú.
Không cần phải lưu — các thay đổi và ghi chú sẽ đồng bộ ngay lập tức cho tất cả những người cộng tác.
Dữ liệu của bạn luôn được mã hóa, ngay cả trong quá trình cộng tác. Chỉ những người được chia sẻ tệp mới có thể xem hoặc chỉnh sửa — ngay cả Proton cũng không thể.
Chia sẻ bảng tính
Dưới đây là cách chia sẻ bảng tính trong Proton Sheets:
Chia sẻ qua email
- Nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải.
- Trong phần Thêm người hoặc nhóm để chia sẻ, hãy nhập địa chỉ email của từng người hoặc nhóm mà bạn muốn chia sẻ cùng.
- Đặt mức quyền thành Biên tập viên (có thể thực hiện thay đổi đối với bảng tính và quản lý quyền cho người khác) hoặc Người xem (chỉ có thể xem bảng tính). Để ngăn Biên tập viên quản lý truy cập, nhấp vào biểu tượng Cài đặt ⚙️ và tắt Truy cập.
- Tùy chọn, bạn có thể viết thư để đưa vào lời mời qua email.
- Nhấp vào Chia sẻ.
Mỗi người sẽ nhận được thông báo qua email. Họ cần có Tài khoản Proton để truy cập bảng tính. Sau khi nhấp vào Chấp nhận mục, tệp sẽ xuất hiện trong tab Chia sẻ với tôi để truy cập nhanh.
Tạo liên kết công khai
- Trong cùng bảng Chia sẻ, hãy bật Tạo liên kết công khai.
- Đặt cấp quyền truy cập là Biên tập viên (có thể thực hiện thay đổi đối với bảng tính) hoặc Người xem (chỉ có thể xem bảng tính) cho bất kỳ ai có liên kết.
- Tùy chọn, nhấp vào ⚙ ở góc trên bên phải để xem thêm các cài đặt. Bạn có thể đặt mật khẩu liên kết và ngày hết hạn. Sau đó nhấp vào Lưu các thay đổi.
- Nhấp vào nút sao chép bên cạnh liên kết công khai để sao chép và chia sẻ thủ công.
Những người truy cập bảng tính của bạn thông qua liên kết công khai không cần phải có Tài khoản Proton.
Chia sẻ qua email và tạo liên kết công khai
Proton Sheets cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết về việc ai có thể xem hoặc chỉnh sửa bảng tính bằng cách cho phép bạn kết hợp cả hai tùy chọn chia sẻ. Ví dụ, bạn có thể:
- Cấp quyền chỉnh sửa cho nhóm của bạn qua email.
- Chia sẻ liên kết công khai chỉ xem với khách hàng.
- Sử dụng các quyền khác nhau cho từng người hoặc nhóm qua email.
Xem bảng tính đã chia sẻ và thu hồi quyền truy cập
Bạn có thể quản lý tất cả các bảng tính đã chia sẻ trực tiếp từ ứng dụng web Proton Drive:
Xem các mục đã chia sẻ
- Đi tới tab Chia sẻ trong thanh bên trái để xem mọi tệp và thư mục bạn đã chia sẻ với người khác ở một nơi.
- Chọn một bảng tính và nhấp vào nút chia sẻ để quản lý quyền truy cập.
- Từ đó, bạn có thể:
- Thay đổi hoặc xóa quyền truy cập của từng người hoặc nhóm bằng cách nhấp vào email của họ và điều chỉnh quyền hoặc chọn Xóa quyền truy cập.
- Vô hiệu hóa liên kết công khai bằng cách tắt Tạo liên kết công khai. Thao tác này sẽ hủy kích hoạt URL ngay lập tức, vì vậy bất kỳ ai có liên kết sẽ không còn có thể mở bảng tính.
Theo dõi lượt xem và tải xuống
Trong tab Chia sẻ, bạn cũng có thể theo dõi số lần mỗi tệp được chia sẻ đã được truy cập. Cột # tải xuống hiển thị tổng số lần một bảng tính (hoặc bất kỳ tệp nào) đã được mở hoặc tải xuống.
Bạn cũng có thể sắp xếp theo tổng số lượt tải xuống để nhanh chóng xem bảng tính nào được truy cập thường xuyên nhất. Việc này giúp bạn hiểu mức độ tương tác với nội dung đã chia sẻ. Ví dụ:
- Xem bảng tính nào được nhóm truy cập thường xuyên nhất.
- Xác nhận khách hàng hoặc cộng tác viên đã mở báo cáo được chia sẻ.
- Phát hiện các liên kết đã lỗi thời hoặc không còn sử dụng để bạn có thể thu hồi một cách an toàn.
Ghi chú: Vì số lượt xem và lượt tải xuống được tính chung, con số cao không phải lúc nào cũng có nghĩa là mọi người đã lưu bản sao cục bộ — điều đó chỉ đơn giản cho thấy liên kết được chia sẻ đã được truy cập thường xuyên.
Xem xét nội dung đã chia sẻ với bạn
- Đi tới tab Chia sẻ với tôi để xem các tệp người khác đã chia sẻ với Tài khoản Proton của bạn.
- Nếu không còn cần truy cập vào bảng tính, hãy nhấp chuột phải vào bảng tính đó và chọn Xóa tôi để xóa khỏi chế độ xem.
Việc tự xóa mình khỏi một mục được chia sẻ không xóa tệp — hành động này chỉ đơn giản là xóa quyền truy cập của bạn và ẩn tệp đó khỏi Proton Drive.
Xem và khôi phục lịch sử phiên bản
Khi cộng tác — hoặc ngay cả khi làm việc một mình — việc xem bảng tính đã thay đổi theo thời gian rất hữu ích. Proton Sheets tự động lưu lịch sử phiên bản lên đến 10 năm, vì vậy bạn có thể xem xét hoặc khôi phục các chỉnh sửa trước đó.
Để truy cập lịch sử phiên bản:
- Mở bảng tính của bạn.
- Nhấp vào tên bảng tính ở góc trên cùng bên trái và chọn Xem lịch sử phiên bản.
- Duyệt lịch sử và chọn một phiên bản. Sau đó, bạn có thể chọn:
- Tạo bản sao sẽ tạo một bảng tính mới bằng phiên bản đã chọn mà không ảnh hưởng đến bảng tính hiện tại. Nếu bạn không chắc chắn, hãy chọn tùy chọn này để giữ an toàn cho phiên bản hiện tại của bạn.
- Khôi phục phiên bản này sẽ thay thế bảng tính hiện tại bằng phiên bản đã chọn, nhưng các phiên bản cũ hơn vẫn được lưu trong lịch sử và có thể được khôi phục sau này.
Tiếp theo là gì?
Nếu bạn là người dùng mới sử dụng Proton Sheets, hãy xem hướng dẫn bắt đầu của chúng tôi để tìm hiểu các thông tin cơ bản.