Excel-laskentataulukot sisältävät usein arkaluonteisia tietoja, jotka halutaan pitää turvassa tai yksityisinä. Yrityksillä voi jopa olla lakisääteinen velvollisuus suojata Excel-tiedostot salasanalla, jos ne kuuluvat GDPR– tai HIPAA-säädösten piiriin.

Tässä oppaassa näytetään, miten Excel-tiedosto suojataan salasanalla Microsoft Officen omien työkalujen avulla, ja miten Proton Drive -palvelua voidaan käyttää tietojen suojaamiseksi entistä paremmin.

Mitä Excelin salasanasuojaus tarkoittaa

Kun Excel-tiedosto on suojattu salasanalla, pääsyä siihen rajoitetaan jommallakummalla kahdesta tavasta:

  • Avaamissalasana: Salaa tiedoston ja estää ketään tarkastelemasta sitä ilman salasanaa.
  • Muokkaussalasana: Sallii tiedoston avaamisen, mutta rajoittaa muokkaamista, ellei erillistä salasanaa syötetä.

Avaamissalasanan käyttäminen tarjoaa vahvimman suojan. Se salaa tiedoston ja estää ketään tarkastelemasta sitä ilman salasanaa.

Huomautus: Excel ei tarjoa mahdollisuutta salasanan palauttamiseen. Jos salasana katoaa, tiedostoa ei voi enää käyttää.

Excel-tiedostojen salasanasuojauksen rajoitukset

Salasanasuojaus Excelissä on hyödyllinen, mutta siinä on useita rajoituksia. Jos esimerkiksi jaatte tiedoston ja salasanan yhdessä (samassa sähköpostissa), kuka tahansa sen haltuunsa saava voi käyttää tiedostoa, mikä kumoaa salasanasuojauksen tarkoituksen.

  • Ei hallintaa jakamisen jälkeen: Kun tiedosto on lähetetty, sitä voidaan kopioida, välittää eteenpäin tai tallentaa ilman rajoituksia.
  • Ei näkyvyyttä tai seurantaa: Ei ole mitään keinoa nähdä, kuka on käyttänyt tiedostoa tai onko sitä jaettu edelleen.
  • Ei keinoa mitätöidä pääsyä: Jos pääsy on poistettava, tiedosto on lähetettävä uudelleen uudella salasanalla.

Yksittäisten tiedostojen suojaaminen salasanalla soveltuu parhaiten perussuojaukseen eikä niinkään jatkuvaan pääsynhallintaan tai turvalliseen yhteistyöhön.

Excel-tiedoston suojaaminen salasanalla Windowsissa

Windows-tietokoneella voitte suojata Excel-tiedostoja salasanalla suoraan sovelluksessa.

Huomautus: Salasanat ovat herkkä kirjainkoolle, ja jos unohdatte salasananne, menetätte tiedoston käyttöoikeuden.

Lukitkaa Excel-laskentataulukko Windowsissa noudattamalla seuraavia vaiheita:

  • Valitkaa Tiedosto → Tiedot.
    • Napsauttakaa Suojaa työkirja ja valitkaa sitten Salaa salasanalla.
      • Syöttäkää salasana ja napsauttakaa sitten OK.
      • Vahvistakaa salasana syöttämällä se uudelleen ja napsauttakaa sitten OK.
      • Tallentakaa tiedosto.

      Excel-laskentataulukon lukitseminen Macilla

      Prosessia macOS:ssä on hieman erilainen, mutta sillä saavutetaan sama lopputulos:

      • Valitkaa Tiedosto → Salasanat.
      • Syöttäkää salasana kohtaan Avaamissalasana.
      • (Valinnainen) Rajoittakaa muokkaamista syöttämällä salasana kohtaan Muokkaussalasana.
      • Napsauta OK.
      • Vahvistakaa salasana(t) syöttämällä se(ne) uudelleen ja napsauttakaa sitten OK.
      • Tallentakaa tiedosto.

      Salasanan poistaminen Excel-tiedostosta

      Jos tiedostoa ei tarvitse enää suojata, voitte poistaa salasanan suoraan Excelissä. Teidän on tiedettävä nykyinen salasana tehdäksenne tämän.

      Excel-salasanan poistaminen Windowsissa

      1. Avatkaa Excel-tiedosto ja syöttäkää salasana.
      2. Valitkaa Tiedosto → Tiedot.
      3. Napsauttakaa Suojaa työkirja ja sitten Salaa salasanalla.
      4. Poistakaa salasana kentästä niin, että se on tyhjä, ja napsauttakaa sitten OK.
      5. Tallentakaa tiedosto.

      Excel-salasanan poistaminen Macilla

      1. Avatkaa Excel-tiedosto ja syöttäkää salasana.
      2. Valitkaa Tiedosto → Salasanat.
      3. Poistakaa salasana kohdasta Avaamissalasana (ja kohdasta Muokkaussalasana, jos se on asetettu).
      4. Napsauta OK.
      5. Tallentakaa tiedosto.

      Tallenna ja jaa salasanasi turvallisesti Proton Passin avulla

      Tiedostoturvallisuutenne on vain niin vahva kuin salasananne. Välttäkää sen tallentamista vaarallisiin paikkoihin, kuten työpöydälle tai muistilapulle.

      Proton Passin kaltainen salasananhallinta auttaa teitä luomaan, tallentamaan ja jakamaan salasanoja turvallisesti. Se on avointa lähdekoodia ja riippumattomasti auditoitu, joten holvinne pysyy yksityisenä.

      Proton Drive automaattista suojausta varten

      Jos haluatte salata Excel-tiedoston ilman yksittäisten tiedostojen salasanojen hallintaa, voitte tallentaa sen Proton Drive -palveluun. Se käyttää päästä päähän -salausta, mikä tarkoittaa, että vain te voitte käyttää tiedostojanne.

      Voitte jakaa tiedoston turvallisesti Proton Drive -palvelun avulla noudattamalla seuraavia vaiheita:

      1. Siirtykää kohtaan Omat tiedostot, valitkaa tiedosto, jonka haluatte jakaa, ja napsauttakaa Hanki linkki -kuvaketta.
      2. Napsauttakaa avautuvassa ikkunassa Yksityisyysasetukset.
      3. Kytkekää päälle Suojaa salasanalla -valinta ja syöttäkää salasana.
      4. Saatatte lisätä yksityisyyttä kytkemällä päälle Aseta voimassaoloaika -valinnan ja valitsemalla päivämäärän, jonka jälkeen linkki vanhenee.
      5. Napsauttakaa Tallenna ja napsauttakaa sitten Kopioi linkki jakaaksenne sen vastaanottajienne kanssa.

      Kokeile Proton Sheetsiä yksityisenä vaihtoehtona

      Jos etsit yksityisyyttä painottavaa vaihtoehtoa Microsoft Excelille, harkitse Proton Sheetsiä. Proton Sheets on sisäänrakennettu Proton Driveen, joten jokainen luomasi laskentataulukko on oletusarvoisesti suojattu päästä päähän -salauksella. Teidän ei tarvitse huolehtia manuaalisista salaustoimenpiteistä, sillä tietonne lukitaan jo ennen kuin ne lähtevät laitteestanne.

      Lisätietoja edistyneistä turvallisuusmenetelmistä saat lukemalla yksityiskohtaisen oppaamme siitä, miten Excel-tiedosto salataan.