Bảng tính Microsoft Excel thường chứa thông tin nhạy cảm cần giữ an toàn hoặc riêng tư. Các doanh nghiệp thậm chí có thể bị bắt buộc về mặt pháp lý phải bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu nếu thuộc quyền tài phán của GDPR hoặc HIPAA.

Hướng dẫn này hiển thị cách bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu bằng các công cụ Microsoft Office tích hợp sẵn và cách sử dụng Proton Drive để giúp dữ liệu an toàn hơn nữa với dịch vụ lưu trữ đám mây đã mã hóa đầu cuối cho các nhóm.

Cách bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu trong Windows

Trên máy tính Windows, có thể bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu trực tiếp trong ứng dụng.

Lưu ý: Mật khẩu có phân biệt chữ hoa chữ thường, và nếu quên mật khẩu, quyền truy cập vào tệp sẽ bị mất.

Để khóa bảng tính Excel trên Windows, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn File → Info.
  1. Nhấp vào Protect Workbook, rồi chọn Encrypt with Password.
  1. Nhập mật khẩu, rồi nhấp vào OK.
  1. Nhập lại mật khẩu để xác nhận, rồi nhấp vào OK.
  2. Lưu tệp.

Cách khóa bảng tính Excel trên Mac

Quá trình trên macOS hơi khác một chút nhưng mang lại kết quả tương tự:

  1. Chọn Tệp → Mật khẩu.
  1. Nhập mật khẩu trong mục Password to open.
  2. (Tùy chọn) Nhập mật khẩu trong mục Password to modify để hạn chế chỉnh sửa.
  3. Nhấp vào OK.
  4. Nhập lại mật khẩu để xác nhận, rồi nhấp vào OK.
  5. Lưu tệp.

Cách xóa mật khẩu khỏi tệp Excel

Nếu không còn cần bảo vệ tệp, có thể xóa mật khẩu trực tiếp trong Excel. Cần biết mật khẩu hiện tại để thực hiện việc này.

Xóa mật khẩu Excel trong Windows

  1. Mở tệp Excel và nhập mật khẩu.
  2. Chọn File → Info.
  3. Nhấp vào Protect Workbook, rồi nhấp vào Encrypt with Password.
  4. Xóa mật khẩu trong trường để trống, rồi nhấp vào OK.
  5. Lưu tệp.

Xóa mật khẩu Excel trên Mac

  1. Mở tệp Excel và nhập mật khẩu.
  2. Chọn File → Passwords.
  3. Xóa mật khẩu trong mục Password to open (và Password to modify, nếu được thiết lập).
  4. Nhấp vào OK.
  5. Lưu tệp.

Ý nghĩa của việc bảo vệ bằng mật khẩu trong Excel

Khi tệp Excel được bảo vệ bằng mật khẩu, quyền truy cập sẽ bị hạn chế theo một trong hai cách:

Mật khẩu để mở: Mã hóa tệp và ngăn chặn bất kỳ ai xem tệp nếu không có mật khẩu.

Mật khẩu để sửa đổi: Cho phép mở tệp nhưng hạn chế chỉnh sửa trừ khi nhập một mật khẩu riêng biệt.

Tùy chọn mật khẩu để mở cung cấp sự bảo vệ mạnh mẽ nhất. Tùy chọn này mã hóa tệp và ngăn chặn bất kỳ ai xem tệp mà không có mật khẩu.

Lưu ý: Excel không cung cấp tính năng khôi phục mật khẩu. Nếu mất mật khẩu, tệp sẽ không thể truy cập lại được.

Hạn chế của việc bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu

Bảo vệ bằng mật khẩu trong Excel rất hữu ích, nhưng có một số hạn chế. Ví dụ, nếu chia sẻ tệp và mật khẩu cùng nhau (trong cùng một email), bất kỳ ai chặn được đều có thể truy cập tệp, điều này làm mất đi mục đích bảo vệ bằng mật khẩu.

Không thể kiểm soát sau khi chia sẻ: Sau khi tệp được gửi, tệp có thể bị sao chép, chuyển tiếp hoặc được lưu trữ mà không có hạn chế.

Không thể hiển thị hoặc theo dõi: Không có cách nào để biết ai đã truy cập tệp hoặc liệu tệp có được tiếp tục chia sẻ hay không.

Không có cách nào để thu hồi quyền truy cập: Nếu cần xóa quyền truy cập, tệp phải được gửi lại cùng với một mật khẩu mới.

Bảo vệ các tệp riêng lẻ bằng mật khẩu phù hợp nhất cho việc bảo vệ cơ bản hơn là kiểm soát truy cập liên tục hoặc cộng tác an toàn.

Lưu trữ và chia sẻ mật khẩu một cách an toàn

Tính bảo mật của tệp chỉ mạnh bằng mật khẩu đã tạo. Tránh lưu trữ mật khẩu ở những nơi không an toàn như màn hình máy tính hoặc giấy ghi chú.

Một trình quản lý mật khẩu cho nhóm như Proton Pass giúp tạo, lưu trữ và chia sẻ mật khẩu một cách an toàn. Đây là công cụ mã nguồn mở và được kiểm định độc lập, giúp kho lưu trữ luôn ở trạng thái riêng tư.

Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây đã mã hóa đầu cuối để bảo vệ tốt hơn

Nếu muốn mã hóa tệp Excel mà không cần quản lý từng mật khẩu tệp riêng lẻ, có thể lưu trữ tệp đó trong Proton Drive. Dịch vụ này sử dụng mã hóa đầu cuối, nghĩa là chỉ người dùng mới có thể truy cập các tệp.

Để chia sẻ tệp một cách an toàn với đội ngũ, hãy thực hiện theo các bước sau:

  1. Đi tới Tệp của tôi, chọn tệp muốn chia sẻ, rồi nhấp vào biểu tượng Nhận liên kết.
  2. Trong hộp xuất hiện, nhấp vào Cài đặt quyền riêng tư.
  3. Bật công tắc Bảo vệ bằng mật khẩu và nhập mật khẩu.
  4. Để tăng cường quyền riêng tư, hãy bật công tắc Đặt ngày hết hạn để chọn ngày liên kết sẽ hết hạn.
  5. Nhấp vào Lưu, rồi nhấp vào Sao chép liên kết để chia sẻ với người nhận.

Dùng thử giải pháp thay thế riêng tư cho bảng tính

Nếu đang tìm kiếm một giải pháp thay thế ưu tiên quyền riêng tư cho Microsoft Excel, hãy cân nhắc sử dụng Proton Sheets, trình chỉnh sửa bảng tính đã mã hóa đầu cuối dành cho doanh nghiệp đi kèm với Proton Drive. Sẽ không cần phải lo lắng về các bước mã hóa thủ công vì dữ liệu đã được khóa trước khi rời khỏi thiết bị.

Để biết thêm thông tin về các phương pháp bảo mật nâng cao, cũng có thể đọc hướng dẫn chi tiết về cách mã hóa tệp Excel.

Mật khẩu chỉ bảo vệ tệp cho đến khi tệp được chia sẻ — sau đó, không có cách nào để theo dõi hoặc thu hồi quyền truy cập. Dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp giúp loại bỏ khoảng cách đó: Mọi tệp đều được tự động mã hóa đầu cuối, đi kèm với các liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu, lượt chia sẻ có thời hạn và quyền kiểm soát hoàn toàn đối với những gì người khác có thể xem.

Xem các gói