Las hojas de cálculo de Excel suelen contener información confidencial que quieres mantener segura o privada. Es posible que las empresas estén obligadas por ley a proteger los archivos de Excel con una contraseña si estás bajo la jurisdicción del GDPR o de la HIPAA.
Esta guía muestra cómo proteger un archivo de Excel con contraseña con las herramientas integradas de Microsoft Office y cómo usar Proton Drive para proteger aún más tus datos.
Qué significa la protección con contraseña en Excel
Cuando un archivo de Excel está protegido con contraseña, el acceso se restringe de una de estas dos formas:
- Contraseña para abrir: cifra el archivo y evita que cualquiera lo vea sin la contraseña.
- Contraseña para modificar: permite abrir el archivo, pero restringe la edición a menos que se introduzca otra contraseña.
La opción de contraseña para abrir ofrece la protección más sólida. Cifra el archivo y evita que cualquiera lo vea sin la contraseña.
Nota: Excel no ofrece recuperación de contraseñas. Si pierdes la contraseña, no podrás volver a acceder al archivo.
Limitaciones de proteger con contraseña los archivos de Excel
La protección con contraseña en Excel es útil, pero tiene varias limitaciones. Por ejemplo, si compartes el archivo y la contraseña a la vez (en el mismo correo electrónico), cualquiera que lo intercepte podrá acceder al archivo, lo que anula el propósito de la protección.
- Sin control después de compartir: una vez enviado el archivo, se puede copiar, reenviar o almacenar sin restricciones.
- Sin visibilidad ni seguimiento: no hay forma de ver quién ha accedido al archivo o si se ha compartido con otras personas.
- Sin forma de revocar el acceso: si se necesita retirar el acceso, se debe volver a enviar el archivo con una nueva contraseña.
Proteger archivos individuales con contraseña es más adecuado para una protección básica que para un control de acceso continuo o una colaboración segura.
Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel en Windows
En un PC con Windows, puedes proteger archivos de Excel con contraseña directamente desde la aplicación.
Nota: las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y, si olvidas tu contraseña, perderás el acceso al archivo.
Para bloquear una hoja de cálculo de Excel en Windows, sigue estos pasos:
- Selecciona Archivo → Información.
- Haz clic en Proteger libro y luego elige Cifrar con contraseña.
- Escribe una contraseña y haz clic en Aceptar.
- Vuelve a escribir la contraseña para confirmarla y haz clic en Aceptar.
- Guarda el archivo.
Cómo bloquear una hoja de cálculo de Excel en Mac
El proceso en macOS es un poco diferente, pero se obtiene el mismo resultado:
- Selecciona Archivo → Contraseñas.
- Escribe una contraseña en Contraseña para abrir.
- (Opcional) Escribe una contraseña en Contraseña para modificar para restringir la edición.
- Haz clic en Aceptar.
- Vuelve a introducir la contraseña o contraseñas para confirmar y haz clic en Aceptar.
- Guarda el archivo.
Cómo quitar la contraseña de un archivo de Excel
Si ya no necesitas proteger un archivo, puedes quitar la contraseña directamente en Excel. Para hacerlo, deberás conocer la contraseña actual.
Quitar una contraseña de Excel en Windows
- Abre el archivo de Excel e introduce la contraseña.
- Selecciona Archivo → Información.
- Haz clic en Proteger libro y luego en Cifrar con contraseña.
- Elimina la contraseña del campo para que quede en blanco y haz clic en Aceptar.
- Guarda el archivo.
Quitar una contraseña de Excel en Mac
- Abre el archivo de Excel e introduce la contraseña.
- Selecciona Archivo → Contraseñas.
- Elimina la contraseña en Contraseña para abrir (y en Contraseña para modificar, si estuviera configurada).
- Haz clic en Aceptar.
- Guarda el archivo.
Almacena y comparte tus contraseñas de forma segura con Proton Pass
La seguridad de tu archivo es tan fuerte como tu contraseña. Evita guardarla en lugares poco seguros, como el escritorio o una nota adhesiva.
Un gestor de contraseñas como Proton Pass te ayuda a crear, almacenar y compartir contraseñas de forma segura. Es de código abierto y se somete a auditorías independientes, por lo que tu caja fuerte se mantiene privada.
Proton Drive para una protección automatizada
Si quieres cifrar un archivo de Excel sin tener que gestionar contraseñas individuales para cada archivo, puedes guardarlo en Proton Drive. Utiliza cifrado de extremo a extremo, lo que significa que solo tú puedes acceder a tus archivos.
Para compartir un archivo de forma segura con Proton Drive, sigue estos pasos:
- Ve a Mis archivos, selecciona el archivo que quieres compartir y haz clic en el icono Obtener enlace.
- En la ventana emergente que aparece, haz clic en Ajustes de privacidad.
- Activa el interruptor Proteger con contraseña e introduce una contraseña.
- Para mayor privacidad, activa el interruptor Establecer fecha de caducidad para elegir una fecha a partir de la cual el enlace caducará.
- Haz clic en Guardar y luego en Copiar enlace para compartirlo con tus destinatarios.
Prueba Proton Sheets como alternativa privada
Si buscas una alternativa a Microsoft Excel que priorice la privacidad, considera Proton Sheets. Proton Sheets está integrado en Proton Drive, por lo que cada hoja de cálculo que creas está protegida de extremo a extremo de forma predeterminada. No tendrás que preocuparte por aplicar un cifrado manual, ya que tus datos se protegen antes de salir de tu dispositivo.
Para obtener más información sobre métodos de seguridad avanzados, también puedes leer nuestra guía detallada sobre cómo cifrar un archivo de Excel.
