Arkusze kalkulacyjne Excel często zawierają wrażliwe informacje, które chcesz chronić lub zachować jako prywatne. Firmy mogą być nawet prawnie zobowiązane do zabezpieczania plików programu Excel hasłem, jeśli podlegają jurysdykcji GDPR (RODO) lub HIPAA.

W tym poradniku pokazujemy, jak zabezpieczyć plik programu Excel hasłem za pomocą wbudowanych narzędzi pakietu Microsoft Office oraz jak używać usługi Proton Drive, aby jeszcze lepiej zabezpieczyć swoje dane.

Co oznacza ochrona hasłem w programie Excel

Gdy plik programu Excel jest zabezpieczony hasłem, dostęp do niego jest ograniczony na jeden z dwóch sposobów:

  • Hasło wymagane do otwarcia: szyfruje plik i uniemożliwia jego wyświetlenie bez podania hasła.
  • Hasło wymagane do modyfikacji: pozwala na otwarcie pliku, ale ogranicza możliwość edycji, chyba że zostanie wprowadzone osobne hasło.

Opcja hasła wymaganego do otwarcia zapewnia najsilniejszą ochronę. Szyfruje plik i uniemożliwia jego wyświetlenie bez podania hasła.

Uwaga: Excel nie oferuje opcji odzyskiwania hasła. Jeśli hasło zostanie zgubione, dostęp do pliku będzie niemożliwy.

Ograniczenia zabezpieczania plików programu Excel hasłem

Ochrona hasłem w programie Excel jest przydatna, ale ma kilka ograniczeń. Na przykład, jeśli udostępnisz plik i hasło razem (w tej samej wiadomości e-mail), każdy, kto ją przechwyci, uzyska dostęp do pliku, co mija się z celem ochrony hasłem.

  • Brak kontroli po udostępnieniu: po wysłaniu pliku można go bez ograniczeń kopiować, przekazywać dalej lub przechowywać.
  • Brak wglądu i śledzenia: nie ma możliwości sprawdzenia, kto uzyskał dostęp do pliku ani czy został on udostępniony dalej.
  • Brak możliwości unieważnienia dostępu: jeśli dostęp musi zostać odebrany, plik należy wysłać ponownie z nowym hasłem.

Zabezpieczanie poszczególnych plików hasłem najlepiej sprawdza się jako podstawowa ochrona, a nie do stałej kontroli dostępu lub bezpiecznej współpracy.

Jak zabezpieczyć plik programu Excel hasłem w systemie Windows

Na komputerze z systemem Windows możesz zabezpieczyć pliki programu Excel hasłem bezpośrednio w aplikacji.

Uwaga: w hasłach rozróżniane są wielkie i małe litery, a jeśli zapomnisz hasła, utracisz dostęp do pliku.

Aby zablokować arkusz kalkulacyjny Excel w systemie Windows, wykonaj następujące kroki:

  • Wybierz Plik → Informacje.
    • Kliknij Chroń skoroszyt, a następnie wybierz Szyfruj hasłem.
      • Wpisz hasło, a następnie kliknij OK.
      • Wpisz ponownie hasło, aby potwierdzić, a następnie kliknij OK.
      • Zapisz plik.

      Jak zablokować arkusz kalkulacyjny Excel na komputerze Mac

      Procedura w systemie macOS wygląda nieco inaczej, ale pozwala osiągnąć ten sam rezultat:

      • Wybierz Plik → Hasła
      • Wpisz hasło w polu Hasło wymagane do otwarcia.
      • (Opcjonalnie) Wpisz hasło w polu Hasło wymagane do modyfikacji, aby ograniczyć możliwość edycji.
      • Kliknij OK.
      • Wpisz ponownie hasła, aby potwierdzić, a następnie kliknij OK.
      • Zapisz plik.

      Jak usunąć hasło z pliku programu Excel

      Jeśli nie musisz już chronić pliku, możesz usunąć hasło bezpośrednio w programie Excel. Aby to zrobić, musisz znać bieżące hasło.

      Usuwanie hasła pliku Excel w systemie Windows

      1. Otwórz plik programu Excel i wpisz hasło.
      2. Wybierz Plik → Informacje.
      3. Kliknij Chroń skoroszyt, a następnie Szyfruj hasłem.
      4. Usuń hasło z pola, tak aby pozostało puste, a następnie kliknij OK.
      5. Zapisz plik.

      Usuwanie hasła pliku Excel na komputerze Mac

      1. Otwórz plik programu Excel i wpisz hasło.
      2. Wybierz Plik → Hasła.
      3. Usuń hasło w polu Hasło wymagane do otwarcia (oraz Hasło wymagane do modyfikacji, jeśli zostało ustawione).
      4. Kliknij OK.
      5. Zapisz plik.

      Bezpiecznie przechowuj i udostępniaj swoje hasła dzięki Proton Pass

      Bezpieczeństwo Twojego pliku jest tylko tak silne, jak Twoje hasło. Unikaj przechowywania go w niebezpiecznych miejscach, takich jak pulpit czy papierowa notatka.

      Menedżer haseł, taki jak Proton Pass, pomaga tworzyć, przechowywać i bezpiecznie udostępniać hasła. Ma on otwarty kod źródłowy i podlega niezależnym audytom, dzięki czemu Twój sejf pozostaje prywatny.

      Proton Drive dla automatycznej ochrony

      Jeśli chcesz szyfrować plik programu Excel bez konieczności zarządzania hasłami do poszczególnych plików, możesz przechowywać go w usłudze Proton Drive. Wykorzystuje ona szyfrowanie end-to-end, co oznacza, że tylko Ty masz dostęp do swoich plików.

      Aby bezpiecznie udostępnić plik za pomocą usługi Proton Drive, wykonaj następujące kroki:

      1. Przejdź do sekcji Moje pliki, wybierz plik, który chcesz udostępnić, i kliknij ikonę Pobierz link.
      2. W oknie, które się pojawi, kliknij Ustawienia prywatności.
      3. Włącz opcję Chroń hasłem i wpisz hasło.
      4. Aby uzyskać dodatkową prywatność, włącz opcję Ustaw datę wygaśnięcia, aby wybrać datę, po której link wygaśnie.
      5. Kliknij Zapisz, a następnie kliknij Kopiuj link, aby udostępnić go odbiorcom.

      Wypróbuj Proton Sheets jako prywatną alternatywę

      Jeśli szukasz stawiającej na prywatność alternatywy dla programu Microsoft Excel, rozważ Proton Sheets. Usługa Proton Sheets jest wbudowana w Proton Drive, więc każdy tworzony przez Ciebie arkusz kalkulacyjny jest domyślnie chroniony kompleksowym szyfrowaniem (end-to-end). Nie musisz martwić się o ręczne szyfrowanie, ponieważ Twoje dane są blokowane, zanim jeszcze opuszczą Twoje urządzenie.

      Aby uzyskać więcej informacji na temat zaawansowanych metod bezpieczeństwa, możesz również przeczytać nasz szczegółowy przewodnik o tym, jak zaszyfrować plik programu Excel.