Excel-Tabellen enthalten oft sensible Informationen, die du schützen oder privat halten möchtest. Unternehmen können sogar gesetzlich dazu verpflichtet sein, Excel-Dateien mit einem Passwort zu schützen, wenn du in den Zuständigkeitsbereich der DSGVO oder des HIPAA fällst.

Diese Anleitung zeigt, wie du eine Excel-Datei mithilfe der integrierten Microsoft Office-Tools mit einem Passwort schützt und wie du Proton Drive nutzt, um deine Daten noch sicherer zu machen.

Was Passwortschutz in Excel bedeutet

Wenn eine Excel-Datei mit einem Passwort geschützt ist, wird der Zugriff auf eine von zwei Arten eingeschränkt:

  • Kennwort zum Öffnen: Verschlüsselt die Datei und verhindert, dass sie ohne das Passwort von jemandem angesehen werden kann.
  • Kennwort zum Ändern: Ermöglicht das Öffnen der Datei, schränkt jedoch die Bearbeitung ein, sofern kein separates Passwort eingegeben wird.

Die Option „Kennwort zum Öffnen“ bietet den stärksten Schutz. Sie verschlüsselt die Datei und verhindert, dass sie ohne das Passwort von jemandem angesehen werden kann.

Hinweis: Excel bietet keine Passwortwiederherstellung an. Wenn das Passwort verloren geht, kann auf die Datei nicht mehr zugegriffen werden.

Einschränkungen beim Passwortschutz von Excel-Dateien

Passwortschutz in Excel ist nützlich, hat aber einige Einschränkungen. Wenn du beispielsweise die Datei und das Passwort zusammen (in derselben E-Mail) teilst, kann jeder, der sie abfängt, auf die Datei zugreifen, was den Zweck des Passwortschutzes zunichte macht.

  • Keine Kontrolle nach dem Teilen: Sobald eine Datei gesendet wurde, kann sie ohne Einschränkung kopiert, weitergeleitet oder gespeichert werden.
  • Keine Transparenz oder Nachverfolgung: Es gibt keine Möglichkeit zu sehen, wer auf die Datei zugegriffen hat oder ob sie weitergeteilt wurde.
  • Keine Möglichkeit, den Zugriff zu widerrufen: Wenn der Zugriff entzogen werden muss, muss die Datei mit einem neuen Passwort erneut gesendet werden.

Der Passwortschutz einzelner Dateien eignet sich eher für den Basisschutz als für eine dauerhafte Zugriffskontrolle oder eine sichere Zusammenarbeit.

So schützt du eine Excel-Datei unter Windows mit einem Passwort

Auf einem Windows-PC kannst du Excel-Dateien direkt in der App mit einem Passwort schützen.

Hinweis: Bei Passwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Wenn du dein Passwort vergisst, verlierst du den Zugriff auf die Datei.

Um eine Excel-Tabelle unter Windows zu sperren, befolge diese Schritte:

  • Wähle Datei → Informationen.
    • Klicke auf Arbeitsmappe schützen und wähle dann Mit Kennwort verschlüsseln.
      • Gib ein Passwort ein und klicke dann auf OK.
      • Gib das Passwort zur Bestätigung erneut ein und klicke dann auf OK.
      • Speichere die Datei.

      So sperrst du eine Excel-Tabelle auf dem Mac

      Der Vorgang unter macOS ist etwas anders, führt aber zum gleichen Ergebnis:

      • Wähle Datei → Kennwörter
      • Gib ein Passwort unter Kennwort zum Öffnen ein.
      • (Optional) Gib ein Passwort unter Kennwort zum Ändern ein, um das Bearbeiten einzuschränken.
      • Klicke auf OK.
      • Gib die Passwörter zur Bestätigung erneut ein und klicke dann auf OK.
      • Speichere die Datei.

      So entfernst du ein Passwort aus einer Excel-Datei

      Wenn du eine Datei nicht mehr schützen musst, kannst du das Passwort direkt in Excel entfernen. Dazu musst du das aktuelle Passwort kennen.

      Ein Excel-Passwort unter Windows entfernen

      1. Öffne die Excel-Datei und gib das Passwort ein.
      2. Wähle Datei → Informationen.
      3. Klicke auf Arbeitsmappe schützen und dann auf Mit Kennwort verschlüsseln.
      4. Lösche das Passwort in dem Feld, sodass es leer ist, und klicke dann auf OK.
      5. Speichere die Datei.

      Ein Excel-Passwort auf dem Mac entfernen

      1. Öffne die Excel-Datei und gib das Passwort ein.
      2. Wähle Datei → Kennwörter.
      3. Lösche das Passwort unter Kennwort zum Öffnen (und Kennwort zum Ändern, falls festgelegt).
      4. Klicke auf OK.
      5. Speichere die Datei.

      Sichere Aufbewahrung und Weitergabe deiner Passwörter mit Proton Pass

      Die Sicherheit deiner Datei ist nur so stark wie dein Passwort. Vermeide es, Passwörter an unsicheren Orten wie auf deinem Desktop oder einem Notizzettel aufzubewahren.

      Ein Passwort-Manager wie Proton Pass hilft dir beim Erstellen, Speichern und sicheren Teilen von Passwörtern. Er ist Open Source und unabhängig geprüft, sodass dein Tresor privat bleibt.

      Proton Drive für automatisierten Schutz

      Wenn du eine Excel-Datei verschlüsseln möchtest, ohne einzelne Dateipasswörter verwalten zu müssen, kannst du sie in Proton Drive speichern. Es verwendet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, was bedeutet, dass nur du auf deine Dateien zugreifen kannst.

      Um eine Datei mit Proton Drive sicher zu teilen, befolge diese Schritte:

      1. Gehe zu Meine Dateien, wähle die Datei aus, die du teilen möchtest, und klicke auf das Symbol Link abrufen.
      2. Klicke in dem Pop-up-Fenster auf Privatsphäre-Einstellungen.
      3. Aktiviere den Schalter Mit Passwort schützen und gib ein Passwort ein.
      4. Für zusätzliche Privatsphäre kannst du den Schalter Ablaufdatum festlegen aktivieren, um ein Datum auszuwählen, nach dem der Link abläuft.
      5. Klicke auf Speichern und dann auf Link kopieren, um ihn mit deinen Empfängern zu teilen.

      Probiere Proton Sheets als private Alternative aus

      Wenn du nach einer Alternative zu Microsoft Excel suchst, bei der die Privatsphäre an erster Stelle steht, solltest du Proton Sheets in Betracht ziehen. Proton Sheets ist in Proton Drive integriert, sodass jede von dir erstellte Tabelle standardmäßig durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt ist. Du musst dir keine Gedanken über manuelle Verschlüsselungsschritte machen, da deine Daten gesperrt werden, bevor sie dein Gerät überhaupt verlassen.

      Weitere Informationen zu fortgeschrittenen Sicherheitsmethoden findest du auch in unserer ausführlichen Anleitung zum Verschlüsseln einer Excel-Datei.