Excel फ़ाइल को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित करें

Microsoft Excel स्प्रेडशीट में अक्सर संवेदनशील जानकारी होती है, जिसे आप सुरक्षित या निजी रखना चाहते हैं। अगर आप GDPR या HIPAA के अधिकार क्षेत्र में आते हैं, तो कानूनी रूप से Excel फ़ाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित रखना भी ज़रूरी हो सकता है।

ये गाइड दिखाएं कि Microsoft Office के इन-बिल्ट टूल्स का इस्तेमाल करके Excel फ़ाइल को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित करें, और Proton Drive का इस्तेमाल करके शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्टेड टीमों के लिए क्लाउड स्टोरेज के ज़रिए अपना डाटा और भी ज़्यादा सुरक्षित कैसे बनाएं।

• Windows में Excel फ़ाइल को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित करें
• Mac पे Excel स्प्रेडशीट को कैसे लॉक करें
• Excel फ़ाइल से पासवर्ड कैसे हटाएं
• Excel में पासवर्ड प्रोटेक्शन का क्या मतलब है
• Excel फ़ाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित करने की सीमाएं
• अपने पासवर्ड सुरक्षित रूप से स्टोर और शेयर करें
• बेहतर सुरक्षा के लिए शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्टेड क्लाउड स्टोरेज का इस्तेमाल करें
• अपनी स्प्रेडशीट के लिए एक निजी विकल्प आज़माएं

Windows में Excel फ़ाइल को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित करें

Windows PC पे आप Excel फ़ाइलों को सीधे ऐप के अंदर पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं।

नोट: पासवर्ड केस-सेंसिटिव होते हैं, और अगर आप अपना पासवर्ड भूल जाते हैं, तो आप फ़ाइल तक एक्सेस खो देंगे।

Windows पे Excel स्प्रेडशीट लॉक करने के लिए ये स्टेप्स फॉलो करें:

1. File → Info चुनें।

2. Protect Workbook पे क्लिक करें, फिर Encrypt with Password चुनें।

3. एक पासवर्ड दर्ज करें, फिर OK पे क्लिक करें।

4. पासवर्ड दोबारा दर्ज करके पुष्टि करें, फिर OK पे क्लिक करें।
5. फ़ाइल सेव करें।

Mac पे Excel स्प्रेडशीट को कैसे लॉक करें

macOS की प्रोसेस थोड़ी अलग है, लेकिन वही नतीजा मिलता है:

1. File → Passwords चुनें।

2. Password to open में एक पासवर्ड दर्ज करें।
3. (वैकल्पिक) एडिटिंग प्रतिबंधित करने के लिए Password to modify में एक पासवर्ड दर्ज करें।
4. OK पे क्लिक करें।
5. पासवर्ड दोबारा दर्ज करके पुष्टि करें, फिर OK पे क्लिक करें।
6. फ़ाइल सेव करें।

Excel फ़ाइल से पासवर्ड कैसे हटाएं

अगर आपको अब किसी फ़ाइल को सुरक्षित रखने की ज़रूरत नहीं है, तो आप पासवर्ड को सीधे Excel में हटा सकते हैं। इसके लिए आपको मौजूदा पासवर्ड पता होना ज़रूरी है।

Windows में Excel पासवर्ड हटाएं

1. Excel फ़ाइल खोलें और पासवर्ड दर्ज करें।
2. File → Info चुनें।
3. Protect Workbook पे क्लिक करें, फिर Encrypt with Password पे क्लिक करें।
4. फील्ड में से पासवर्ड मिटा दें ताकि वो खाली रह जाए, फिर OK पे क्लिक करें।
5. फ़ाइल सेव करें।

Mac पे Excel पासवर्ड हटाएं

1. Excel फ़ाइल खोलें और पासवर्ड दर्ज करें।
2. File → Passwords चुनें।
3. Password to open (और Password to modify, अगर सेट है) में से पासवर्ड मिटा दें।
4. OK पे क्लिक करें।
5. फ़ाइल सेव करें।

Excel में पासवर्ड प्रोटेक्शन का क्या मतलब है

जब Excel फ़ाइल पासवर्ड से सुरक्षित होती है, तो एक्सेस दो तरीकों में से किसी एक तरीके से प्रतिबंधित हो जाता है:

Password to open: फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करता है और पासवर्ड के बिना किसी को उसे देखने से रोकता है।

Password to modify: फ़ाइल खोलने की अनुमति देता है, लेकिन अलग पासवर्ड दर्ज किए बिना एडिटिंग प्रतिबंधित रहती है।

Password to open विकल्प सबसे मज़बूत सुरक्षा देता है। ये फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करता है और पासवर्ड के बिना किसी को उसे देखने से रोकता है।

नोट: Excel पासवर्ड रिकवरी ऑफर नहीं करता। अगर पासवर्ड खो जाता है, तो फ़ाइल को दोबारा एक्सेस नहीं किया जा सकता।

Excel फ़ाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित करने की सीमाएं

Excel में पासवर्ड सुरक्षा काम की है, लेकिन इसकी कई सीमाएं हैं। उदाहरण के लिए, अगर आप फ़ाइल और पासवर्ड दोनों साथ शेयर करें (एक ही ईमेल में), तो जो कोई भी उन्हें रोक ले, वो फ़ाइल तक एक्सेस कर सकता है, जिससे पासवर्ड सुरक्षा का मकसद ही खत्म हो जाता है।

शेयर करने के बाद कोई कंट्रोल नहीं: फ़ाइल भेजने के बाद उसे बिना किसी प्रतिबंध के कॉपी, फॉरवर्ड, या स्टोर किया जा सकता है।

कोई विज़िबिलिटी या ट्रैकिंग नहीं: ये देखने का कोई तरीका नहीं है कि किसने फ़ाइल तक एक्सेस किया है या उसे आगे शेयर किया गया है या नहीं।

एक्सेस वापस लेने का कोई तरीका नहीं: अगर एक्सेस हटाना ज़रूरी हो, तो फ़ाइल को नए पासवर्ड के साथ दोबारा भेजना पड़ता है।

अलग-अलग फ़ाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित करना बुनियादी सुरक्षा के लिए ठीक है, लेकिन लगातार एक्सेस कंट्रोल या सुरक्षित कोलैबोरेशन के लिए नहीं।

अपने पासवर्ड सुरक्षित रूप से स्टोर और शेयर करें

आपकी फ़ाइल की सुरक्षा उतनी ही मज़बूत है जितना आपका पासवर्ड। इसे अपने डेस्कटॉप या स्टिकी नोट जैसी असुरक्षित जगहों पे स्टोर करने से बचें।

Proton Pass जैसा टीमों के लिए पासवर्ड मैनेजर आपको पासवर्ड बनाने, स्टोर करने और सुरक्षित रूप से शेयर करने में मदद करता है। ये ओपन सोर्स है और स्वतंत्र रूप से ऑडिट किया गया है, इसलिए आपकी तिजोरी निजी रहती है।

बेहतर सुरक्षा के लिए शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्टेड क्लाउड स्टोरेज का इस्तेमाल करें

अगर आप अलग-अलग फ़ाइल पासवर्ड संभाले बिना Excel फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करना चाहते हैं, तो आप उसे Proton Drive में स्टोर कर सकते हैं। ये शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्शन इस्तेमाल करता है, यानी सिर्फ आप ही अपनी फ़ाइलों तक एक्सेस कर सकते हैं।

अपनी टीम के साथ फ़ाइल सुरक्षित रूप से शेयर करने के लिए ये स्टेप्स फॉलो करें:

1. My files में जाएं, जो फ़ाइल आप शेयर करना चाहते हैं उसे चुनें, और Get link आइकन पे क्लिक करें।
2. पॉप अप हुए बॉक्स में Privacy settings पे क्लिक करें।
3. Protect with password टॉगल चालू करें और एक पासवर्ड दर्ज करें।
4. अतिरिक्त निजता के लिए Set expiration date टॉगल चालू करें, ताकि एक तारीख चुनी जा सके जिसके बाद लिंक का समय खत्म हो जाए।
5. Save पे क्लिक करें, फिर उसे अपने प्राप्तकर्ताओं के साथ शेयर करने के लिए Copy link पे क्लिक करें।

अपनी स्प्रेडशीट के लिए एक निजी विकल्प आज़माएं

अगर आप Microsoft Excel के लिए प्राइवेसी-फर्स्ट विकल्प ढूंढ रहे हैं, तो Proton Sheets पर गौर करें, जो हमारा Proton Drive के साथ बंडल आने वाला बिज़नेस के लिए शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्टेड स्प्रेडशीट एडिटर है। आपको मैनुअल एन्क्रिप्शन स्टेप्स की चिंता नहीं करनी पड़ेगी, क्योंकि आपका डाटा डिवाइस छोड़ने से पहले ही लॉक हो जाता है।

एडवांस सुरक्षा तरीकों के बारे में और जानकारी के लिए, आप Excel फ़ाइल को कैसे एन्क्रिप्ट करें पे हमारी विस्तृत गाइड भी पढ़ सकते हैं।

पासवर्ड किसी फ़ाइल को सिर्फ शेयर होने तक सुरक्षित रखता है — उसके बाद एक्सेस ट्रैक करने या वापस लेने का कोई तरीका नहीं होता। बिज़नेस के लिए हमारा क्लाउड स्टोरेज ये कमी दूर करता है: हर फ़ाइल अपने आप शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्टेड होती है, पासवर्ड से सुरक्षित लिंक, समय खत्म होने वाले शेयर, और इस बात पे पूरा कंट्रोल के साथ कि कौन क्या देख सकता है।