Las hojas de cálculo de Excel suelen contener información confidencial que usted desea mantener segura o privada. Es posible que las empresas incluso tengan la obligación legal de proteger los archivos de Excel con una contraseña si están bajo la jurisdicción del GDPR o de la HIPAA.
Esta guía le muestra cómo proteger con contraseña un archivo de Excel con las herramientas integradas de Microsoft Office y cómo utilizar Proton Drive para que sus datos estén aún más seguros.
Qué significa la protección con contraseña en Excel
Cuando un archivo de Excel está protegido con contraseña, el acceso se restringe de una de estas dos formas:
- Contraseña para abrir: cifra el archivo y evita que cualquiera lo vea sin la contraseña.
- Contraseña para modificar: permite abrir el archivo, pero restringe la edición a menos que se ingrese una contraseña diferente.
La opción de contraseña para abrir ofrece la protección más sólida. Cifra el archivo y evita que cualquiera lo vea sin la contraseña.
Nota: Excel no ofrece la recuperación de contraseñas. Si pierde la contraseña, no podrá volver a acceder al archivo.
Limitaciones de proteger con contraseña los archivos de Excel
La protección con contraseña en Excel es útil, pero tiene varias limitaciones. Por ejemplo, si usted comparte el archivo y la contraseña de manera conjunta (en el mismo correo electrónico), cualquiera que lo intercepte podrá acceder al archivo, lo que anula el propósito de la protección con contraseña.
- Sin control después de compartir: una vez enviado el archivo, se puede copiar, reenviar o almacenar sin restricciones.
- Sin visibilidad ni seguimiento: no hay forma de ver quién ha accedido al archivo o si se ha compartido más veces.
- Sin forma de revocar el acceso: si es necesario retirar el acceso, se debe volver a enviar el archivo con una nueva contraseña.
La protección con contraseña de archivos individuales es más adecuada para una protección básica que para un control de acceso continuo o una colaboración segura.
Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel en Windows
En una PC con Windows, usted puede proteger los archivos de Excel con contraseña directamente desde la aplicación.
Nota: Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas; si olvida su contraseña, perderá el acceso al archivo.
Para bloquear una hoja de cálculo de Excel en Windows, siga estos pasos:
- Seleccione Archivo → Información.
- Haga clic en Proteger libro y, luego, elija Cifrar con contraseña.
- Ingrese una contraseña y, luego, haga clic en Aceptar.
- Vuelva a ingresar la contraseña para confirmar y, luego, haga clic en Aceptar.
- Guarde el archivo.
Cómo bloquear una hoja de cálculo de Excel en Mac
El proceso para macOS es ligeramente diferente, pero logra el mismo resultado:
- Seleccione Archivo → Contraseñas
- Ingrese una contraseña en Contraseña para abrir.
- (Opcional) Ingrese una contraseña en Contraseña para modificar para restringir la edición.
- Haga clic en Aceptar.
- Vuelve a ingresar las contraseñas para confirmar y, luego, haga clic en Aceptar.
- Guarde el archivo.
Cómo borrar una contraseña de un archivo de Excel
Si ya no necesita proteger un archivo, puede borrar la contraseña directamente en Excel. Deberá conocer la contraseña actual para hacerlo.
Borrar una contraseña de Excel en Windows
- Abra el archivo de Excel e ingrese la contraseña.
- Seleccione Archivo → Información.
- Haga clic en Proteger libro y, luego, en Cifrar con contraseña.
- Elimine la contraseña en el campo para que quede en blanco y, luego, haga clic en Aceptar.
- Guarde el archivo.
Borrar una contraseña de Excel en Mac
- Abra el archivo de Excel e ingrese la contraseña.
- Seleccione Archivo → Contraseñas.
- Elimine la contraseña en Contraseña para abrir (y en Contraseña para modificar, si se configuró).
- Haga clic en Aceptar.
- Guarde el archivo.
Almacene y comparta sus contraseñas de forma segura con Proton Pass
La seguridad de su archivo es tan sólida como su contraseña. Evite almacenarla en lugares inseguros como su escritorio o una nota adhesiva.
Un gestor de contraseñas como Proton Pass le ayuda a crear, almacenar y compartir contraseñas de forma segura. Es de código abierto y se audita de manera independiente, por lo que su bóveda se mantiene privada.
Proton Drive para una protección automatizada
Si desea cifrar un archivo de Excel sin tener que gestionar contraseñas de archivos individuales, puede almacenarlo en Proton Drive. Utiliza cifrado de extremo a extremo, lo que significa que solo usted puede acceder a sus archivos.
Para compartir un archivo de forma segura mediante Proton Drive, siga estos pasos:
- Vaya a Mis archivos, seleccione el archivo que desea compartir y haga clic en el ícono Obtener enlace.
- En la ventana que aparece, haga clic en Ajustes de privacidad.
- Active la opción de Proteger con contraseña e ingrese una contraseña.
- Para mayor privacidad, active la opción Establecer fecha de expiración para elegir una fecha después de la cual el enlace expirará.
- Haga clic en Guardar y, luego, en Copiar enlace para compartirlo con sus destinatarios.
Pruebe Proton Sheets como una alternativa privada
Si está buscando una alternativa que priorice la privacidad en lugar de Microsoft Excel, considere Proton Sheets. Proton Sheets está integrado en Proton Drive, por lo que cada hoja de cálculo que cree estará protegida por un cifrado de extremo a extremo por defecto. No tendrá que preocuparse por los pasos de cifrado manual, ya que sus datos se bloquean antes de salir de su dispositivo.
Para obtener más información sobre métodos de seguridad avanzados, también puede leer nuestra guía detallada sobre cómo cifrar un archivo de Excel.
