ตารางคำนวณ Microsoft Excel มักจะมี ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ที่ต้องการเก็บรักษาให้ปลอดภัยหรือเป็นส่วนตัว ธุรกิจต่างๆ อาจถูกกำหนดโดยกฎหมายให้ต้องปกป้องไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่าน หากอยู่ภายใต้ข้อบังคับของ GDPR หรือ HIPAA
คู่มือนี้แสดงวิธีป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านโดยใช้เครื่องมือในตัวของ Microsoft Office และวิธีใช้ Proton Drive เพื่อช่วยให้ข้อมูลมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้นด้วย พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับทีมที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง
- วิธีป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านใน Windows
- วิธีล็อกตารางคำนวณ Excel บน Mac
- วิธีลบรหัสผ่านออกจากไฟล์ Excel
- การป้องกันด้วยรหัสผ่านใน Excel หมายถึงอะไร
- ข้อจำกัดของการป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่าน
- จัดเก็บและแชร์รหัสผ่านอย่างปลอดภัย
- ใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางเพื่อการปกป้องที่ดียิ่งขึ้น
- ทดลองใช้ตัวเลือกอื่นที่เป็นส่วนตัวสำหรับตารางคำนวณ
วิธีป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านใน Windows
บนพีซี Windows สามารถป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านได้โดยตรงในแอป
หมายเหตุ: รหัสผ่านเป็นแบบคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ และหากลืมรหัสผ่าน จะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้
ในการล็อกตารางคำนวณ Excel บน Windows ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือก ไฟล์ → ข้อมูล
- คลิก ป้องกันเวิร์กบุ๊ก จากนั้นเลือก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
- ป้อนรหัสผ่าน จากนั้นคลิก ตกลง
- ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน จากนั้นคลิก ตกลง
- บันทึกไฟล์
วิธีล็อกตารางคำนวณ Excel บน Mac
ขั้นตอนสำหรับ macOS จะแตกต่างกันเล็กน้อยแต่ให้ผลลัพธ์แบบเดียวกัน:
- เลือก ไฟล์ → รหัสผ่าน
- ป้อนรหัสผ่านใน รหัสผ่านสำหรับเปิด
- (ไม่บังคับ) ป้อนรหัสผ่านใน รหัสผ่านสำหรับแก้ไข เพื่อจำกัดการแก้ไข
- คลิก ตกลง
- ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน จากนั้นคลิก ตกลง
- บันทึกไฟล์
วิธีลบรหัสผ่านออกจากไฟล์ Excel
หากไม่จำเป็นต้องปกป้องไฟล์อีกต่อไป ก็สามารถลบรหัสผ่านออกได้โดยตรงใน Excel โดยจำเป็นต้องทราบรหัสผ่านปัจจุบันเพื่อดำเนินการนี้
ลบรหัสผ่าน Excel ใน Windows
- เปิดไฟล์ Excel และป้อนรหัสผ่าน
- เลือก ไฟล์ → ข้อมูล
- คลิก ป้องกันเวิร์กบุ๊ก จากนั้นคลิก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
- ลบรหัสผ่านในช่องข้อมูลเพื่อให้เป็นค่าว่าง จากนั้นคลิก ตกลง
- บันทึกไฟล์
ลบรหัสผ่าน Excel ออกบน Mac
- เปิดไฟล์ Excel และป้อนรหัสผ่าน
- เลือก ไฟล์ → รหัสผ่าน
- ลบรหัสผ่านใน รหัสผ่านสำหรับเปิด (และ รหัสผ่านสำหรับแก้ไข หากมีการตั้งค่าไว้)
- คลิก ตกลง
- บันทึกไฟล์
ความหมายของการป้องกันด้วยรหัสผ่านใน Excel
เมื่อไฟล์ Excel ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน การเข้าถึงจะถูกจำกัดด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธีนี้:
รหัสผ่านเพื่อเปิด: เข้ารหัสไฟล์และป้องกันไม่ให้บุคคลใดเข้าชมได้หากไม่มีรหัสผ่าน
รหัสผ่านเพื่อแก้ไข: อนุญาตให้เปิดไฟล์ได้ แต่จำกัดการแก้ไข เว้นแต่จะป้อนรหัสผ่านแยกต่างหาก
ตัวเลือกของรหัสผ่านสำหรับเปิดจะให้การปกป้องที่แน่นหนาที่สุด โดยจะเข้ารหัสไฟล์และป้องกันไม่ให้ผู้ใดเปิดดูได้หากไม่มีรหัสผ่าน
หมายเหตุ: Excel ไม่มีบริการกู้คืนรหัสผ่าน หากรหัสผ่านสูญหาย จะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้อีก
ข้อจำกัดของการป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่าน
การป้องกันด้วยรหัสผ่าน ใน Excel นั้นมีประโยชน์ แต่มีข้อจำกัดหลายประการ ตัวอย่างเช่น หากมีการแชร์ไฟล์และรหัสผ่านไปด้วยกัน (ในอีเมลเดียวกัน) ผู้ใดก็ตามที่สกัดกั้นข้อมูลได้ก็จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ซึ่งขัดกับวัตถุประสงค์ของการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
ไม่มีการควบคุมหลังจากแชร์: เมื่อส่งไฟล์แล้ว จะสามารถคัดลอก ส่งต่อ หรือจัดเก็บได้โดยไม่มีข้อจำกัด
ไม่มีการมองเห็นหรือการติดตาม: ไม่มีวิธีดูว่าใครเข้าถึงไฟล์บ้าง หรือมีการแชร์ต่อไปแล้วหรือไม่
ไม่มีวิธียกเลิกการเข้าถึง: หากจำเป็นต้องลบการเข้าถึงออก จะต้องส่งไฟล์อีกครั้งพร้อมรหัสผ่านใหม่
การป้องกันไฟล์แต่ละไฟล์ด้วยรหัสผ่านนั้นเหมาะสำหรับการป้องกันขั้นพื้นฐานมากกว่าการควบคุมการเข้าถึงอย่างต่อเนื่องหรือการทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย
จัดเก็บและแชร์รหัสผ่านอย่างปลอดภัย
ความปลอดภัยของไฟล์นั้นขึ้นอยู่กับความแข็งแกร่งของรหัสผ่าน หลีกเลี่ยงการจัดเก็บไว้ในที่ที่ไม่ปลอดภัย เช่น บนเดสก์ท็อปหรือกระดาษโน้ต
โปรแกรมจัดการรหัสผ่านสำหรับทีม อย่าง Proton Pass ช่วยสร้าง จัดเก็บ และ แชร์รหัสผ่านได้อย่างปลอดภัย อีกทั้งยังเป็น โอเพนซอร์ส และได้รับการตรวจสอบอย่างเป็นอิสระ ห้องนิรภัยจึงมีความเป็นส่วนตัวอยู่เสมอ
ใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางเพื่อการปกป้องที่ดียิ่งขึ้น
หากต้องการเข้ารหัสไฟล์ Excel โดยไม่ต้องจัดการรหัสผ่านของแต่ละไฟล์ สามารถจัดเก็บไฟล์ไว้ใน Proton Drive ได้ เนื่องจากมีการใช้ การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง ซึ่งหมายความว่ามีเพียงผู้ใช้เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้
หากต้องการ แชร์ไฟล์กับทีมอย่างปลอดภัย ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ไปที่ ไฟล์ของฉัน เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์ และคลิกไอคอน รับลิงก์
- ในกล่องที่แสดงขึ้นมา ให้คลิก การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว
- เปิดใช้งานปุ่มสลับ ป้องกันด้วยรหัสผ่าน และป้อนรหัสผ่าน
- เพื่อความเป็นส่วนตัวเพิ่มเติม ให้เปิดใช้งานปุ่มสลับ ตั้งค่าวันหมดอายุ เพื่อเลือกวันที่ที่ต้องการให้ลิงก์หมดอายุ
- คลิก บันทึก จากนั้นคลิก คัดลอกลิงก์ เพื่อแชร์ให้กับผู้รับ
ทดลองใช้ตัวเลือกอื่นที่เป็นส่วนตัวสำหรับตารางคำนวณ
หากกำลังมองหา ทางเลือกแทน Microsoft Excel ที่เน้นความเป็นส่วนตัว ขอแนะนำ Proton Sheets ซึ่งเป็น โปรแกรมแก้ไขตารางคำนวณสำหรับธุรกิจที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง ซึ่งมาพร้อมกับ Proton Drive โดยไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับขั้นตอนการเข้ารหัสด้วยตนเอง เนื่องจากข้อมูลจะถูกล็อกก่อนที่จะส่งออกจากอุปกรณ์
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง สามารถอ่านคู่มือฉบับละเอียดเกี่ยวกับ วิธีเข้ารหัสไฟล์ Excel ได้เช่นกัน
รหัสผ่านจะช่วยปกป้องไฟล์ได้จนถึงตอนที่แชร์เท่านั้น หลังจากนั้นจะไม่มีวิธีติดตามหรือยกเลิกการเข้าถึงได้อีก พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจ จะช่วยลบช่องโหว่นั้นออกไป โดยทุกไฟล์จะถูกเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางโดยอัตโนมัติ พร้อมลิงก์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน การแชร์ที่มีวันหมดอายุ และการควบคุมอย่างเต็มรูปแบบว่าใครสามารถเห็นอะไรได้บ้าง
