Электронные таблицы Excel часто содержат конфиденциальную информацию, которую вы хотите защитить или скрыть от посторонних. Компании могут быть даже по закону обязаны защищать файлы Excel паролем, если вы подпадаете под юрисдикцию GDPR или HIPAA.

В этом руководстве рассказывается, как установить пароль на файл Excel с помощью встроенных инструментов Microsoft Office, а также как использовать Proton Drive, чтобы сделать ваши данные еще более защищенными.

Что означает защита паролем в Excel

Если файл Excel защищен паролем, доступ к нему ограничивается одним из двух способов:

  • Пароль для открытия: зашифровывает файл и не позволяет никому просматривать его без ввода пароля.
  • Пароль для изменения: позволяет открыть файл, но запрещает редактирование, пока не будет введен отдельный пароль.

Пароль для открытия файла обеспечивает максимальную защиту. Этот способ зашифровывает файл и не позволяет никому просматривать его без ввода пароля.

Примечание. В Excel нет функции восстановления пароля. Если пароль будет утерян, вы больше не сможете получить доступ к файлу.

Ограничения защиты файлов Excel паролем

Защита паролем в Excel полезна, но имеет ряд ограничений. Например, если вы поделитесь файлом и отправите пароль вместе с ним (в одном и том же электронном письме), любой перехвативший его сможет получить доступ к файлу, что сводит на нет саму суть защиты паролем.

  • Отсутствие контроля после отправки: как только файл отправлен, его можно без ограничений копировать, пересылать или сохранять.
  • Отсутствие отслеживания: невозможно узнать, кто именно получил доступ к файлу и отправлялся ли он дальше.
  • Невозможность отозвать доступ: если необходимо закрыть доступ к файлу, его придется отправлять заново с новым паролем.

Защита отдельных файлов паролем лучше всего подходит для базовой безопасности, а не для постоянного контроля доступа или безопасной совместной работы.

Как установить пароль на файл Excel в Windows

На ПК с Windows вы можете защитить файлы Excel паролем непосредственно в самом приложении.

Примечание. Пароли чувствительны к регистру. Если вы забудете свой пароль, то потеряете доступ к файлу.

Чтобы заблокировать электронную таблицу Excel в Windows, выполните следующие действия:

  • Перейдите в меню Файл → Сведения.
    • Нажмите кнопку Защита книги, а затем выберите Зашифровать с использованием пароля.
      • Введите пароль, затем нажмите ОК.
      • Введите пароль еще раз для подтверждения, затем нажмите ОК.
      • Сохраните файл.

      Как заблокировать электронную таблицу Excel на Mac

      В операционной системе macOS этот процесс выглядит немного иначе, но дает тот же результат:

      • Перейдите в меню Файл → Пароли.
      • Введите пароль в поле Пароль для открытия.
      • (Необязательно) Введите пароль в поле Пароль для изменения, чтобы ограничить возможность редактирования.
      • Нажмите ОК.
      • Введите пароли повторно для подтверждения, затем нажмите ОК.
      • Сохраните файл.

      Как удалить пароль из файла Excel

      Если вам больше не нужно защищать файл, вы можете удалить пароль непосредственно в Excel. Для этого вам потребуется знать текущий пароль.

      Удаление пароля Excel в Windows

      1. Откройте файл Excel и введите пароль.
      2. Перейдите в меню Файл → Сведения.
      3. Нажмите кнопку Защита книги, а затем выберите Зашифровать с использованием пароля.
      4. Очистите поле ввода пароля, сделав его пустым, затем нажмите ОК.
      5. Сохраните файл.

      Удаление пароля Excel на Mac

      1. Откройте файл Excel и введите пароль.
      2. Перейдите в меню Файл → Пароли.
      3. Сотрите пароль в поле Пароль для открытия (а также в поле Пароль для изменения, если он был задан).
      4. Нажмите ОК.
      5. Сохраните файл.

      Надежно храните пароли и делитесь ими с помощью Proton Pass

      Безопасность вашего файла зависит от надежности его пароля. Старайтесь не хранить пароли в небезопасных местах, например на рабочем столе или бумажном стикере.

      Менеджер паролей Proton Pass поможет вам создавать, хранить и безопасно делиться паролями. Это решение с открытым исходным кодом, которое проходит независимый аудит, поэтому ваше хранилище всегда остается конфиденциальным.

      Proton Drive для автоматической защиты

      Если вы хотите зашифровать файл Excel без необходимости управлять паролями для каждого отдельного документа, вы можете сохранить его в Proton Drive. Данный сервис использует сквозное шифрование, благодаря чему получить доступ к вашим файлам можете только вы.

      Чтобы безопасно поделиться файлом с помощью Proton Drive, выполните следующие действия:

      1. Перейдите в раздел Мои файлы, выберите файл, которым хотите поделиться, и нажмите на иконку Получить ссылку.
      2. В появившемся окне нажмите Настройки конфиденциальности.
      3. Включите переключатель Защитить паролем и введите пароль.
      4. Для дополнительной конфиденциальности включите переключатель Установить срок действия, чтобы выбрать дату, после которой ссылка станет недействительной.
      5. Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите Копировать ссылку, чтобы отправить ее вашим получателям.

      Попробуйте Proton Sheets — конфиденциальную альтернативу

      Если вы ищете альтернативу Microsoft Excel, ориентированную на конфиденциальность, обратите внимание на Proton Sheets. Сервис Proton Sheets встроен в Proton Drive, поэтому каждая создаваемая вами электронная таблица по умолчанию защищена сквозным шифрованием. Вам не придется беспокоиться о ручном шифровании, так как ваши данные надежно защищаются еще до того, как они покинут ваше устройство.

      Для получения дополнительной информации о расширенных методах безопасности вы также можете прочитать наше подробное руководство о том, как зашифровать файл Excel.