Excel-spreadsheets bevatten vaak gevoelige informatie die u veilig of privé wilt houden. Bedrijven kunnen zelfs wettelijk verplicht zijn om Excel-bestanden met een wachtwoord te beveiligen als u onder de jurisdictie van de GDPR of HIPAA valt.

Deze handleiding laat zien hoe u een Excel-bestand kunt beveiligen met een wachtwoord met behulp van ingebouwde Microsoft Office-hulpprogramma’s en hoe u Proton Drive kunt gebruiken om uw gegevens nog beter te beveiligen.

Wat wachtwoordbeveiliging in Excel betekent

Wanneer een Excel-bestand met een wachtwoord is beveiligd, wordt de toegang op een van de volgende twee manieren beperkt:

  • Wachtwoord om te openen: Versleutelt het bestand en voorkomt dat iemand het zonder het wachtwoord kan bekijken.
  • Wachtwoord om te wijzigen: Hiermee kan het bestand worden geopend, maar wordt het bewerken beperkt tenzij een afzonderlijk wachtwoord wordt ingevoerd.

De optie voor een wachtwoord om te openen biedt de sterkste beveiliging. Deze optie versleutelt het bestand en voorkomt dat iemand het zonder het wachtwoord kan bekijken.

Opmerking: Excel biedt geen wachtwoordherstel. Als het wachtwoord verloren gaat, kan het bestand niet meer worden geopend.

Beperkingen van het met een wachtwoord beveiligen van Excel-bestanden

Wachtwoordbeveiliging in Excel is nuttig, maar kent verschillende beperkingen. Als u bijvoorbeeld het bestand en het wachtwoord samen (in dezelfde e-mail) deelt, kan iedereen die dit onderschept toegang krijgen tot het bestand, wat het doel van wachtwoordbeveiliging tenietdoet.

  • Geen controle na het delen: Zodra een bestand is verzonden, kan het onbeperkt worden gekopieerd, doorgestuurd of opgeslagen.
  • Geen zichtbaarheid of tracking: Er is geen manier om te zien wie toegang heeft gekregen tot het bestand of dat het verder is gedeeld.
  • Geen mogelijkheid om toegang in te trekken: Als de toegang moet worden verwijderd, moet het bestand opnieuw worden verzonden met een nieuw wachtwoord.

Het met een wachtwoord beveiligen van individuele bestanden is vooral geschikt voor basisbeveiliging en niet voor doorlopend toegangsbeheer of veilige samenwerking.

Hoe u een Excel-bestand met een wachtwoord beveiligt in Windows

Op een Windows-pc kunt u Excel-bestanden rechtstreeks vanuit de app met een wachtwoord beveiligen.

Opmerking: Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig, en als u uw wachtwoord vergeet, verliest u de toegang tot het bestand.

Volg deze stappen om een Excel-spreadsheet in Windows te vergrendelen:

  • Selecteer Bestand → Info.
    • Klik op Werkmap beveiligen en kies vervolgens Versleutelen met wachtwoord.
      • Voer een wachtwoord in en klik vervolgens op OK.
      • Voer het wachtwoord nogmaals in om te bevestigen en klik vervolgens op OK.
      • Sla het bestand op.

      Hoe u een Excel-spreadsheet vergrendelt op de Mac

      Het proces voor macOS is iets anders, maar bereikt hetzelfde resultaat:

      • Selecteer Bestand → Wachtwoorden
      • Voer een wachtwoord in bij Wachtwoord om te openen.
      • (Optioneel) Voer een wachtwoord in bij Wachtwoord om te wijzigen om bewerken te beperken.
      • Klik op OK.
      • Voer het wachtwoord of de wachtwoorden nogmaals in om te bevestigen en klik vervolgens op OK.
      • Sla het bestand op.

      Hoe u een wachtwoord uit een Excel-bestand verwijdert

      Als u een bestand niet langer hoeft te beveiligen, kunt u het wachtwoord rechtstreeks in Excel verwijderen. U moet hiervoor het huidige wachtwoord weten.

      Een Excel-wachtwoord verwijderen in Windows

      1. Open het Excel-bestand en voer het wachtwoord in.
      2. Selecteer Bestand → Info.
      3. Klik op Werkmap beveiligen en vervolgens op Versleutelen met wachtwoord.
      4. Wis het wachtwoord in het veld zodat het leeg is en klik vervolgens op OK.
      5. Sla het bestand op.

      Een Excel-wachtwoord verwijderen op de Mac

      1. Open het Excel-bestand en voer het wachtwoord in.
      2. Selecteer Bestand → Wachtwoorden.
      3. Wis het wachtwoord in Wachtwoord om te openen (en Wachtwoord om te wijzigen, indien ingesteld).
      4. Klik op OK.
      5. Sla het bestand op.

      Uw wachtwoorden veilig opslaan en delen met Proton Pass

      De beveiliging van uw bestand is slechts zo sterk als uw wachtwoord. Sla het niet op onveilige locaties op, zoals uw bureaublad of een plaknotitie.

      Een wachtwoordbeheerder zoals Proton Pass helpt u om wachtwoorden veilig aan te maken, op te slaan en te delen. Het is open source en onafhankelijk gecontroleerd, zodat uw kluis privé blijft.

      Proton Drive voor geautomatiseerde beveiliging

      Als u een Excel-bestand wilt versleutelen zonder individuele bestandswachtwoorden te hoeven beheren, kunt u het opslaan in Proton Drive. Het maakt gebruik van end-to-end versleuteling, wat betekent dat alleen u toegang heeft tot uw bestanden.

      Volg deze stappen om een bestand veilig te delen met Proton Drive:

      1. Ga naar Mijn bestanden, selecteer het bestand dat u wilt delen en klik op het pictogram Koppeling ophalen.
      2. Klik in het venster dat verschijnt op Privacyinstellingen.
      3. Schakel de optie Beveiligen met wachtwoord in en voer een wachtwoord in.
      4. Schakel voor extra privacy de optie Vervaldatum instellen in om een datum te kiezen waarna de koppeling verloopt.
      5. Klik op Opslaan en klik vervolgens op Koppeling kopiëren om deze te delen met uw ontvangers.

      Probeer Proton Sheets als een privé-alternatief

      Als u op zoek bent naar een privacyvriendelijk alternatief voor Microsoft Excel, kunt u Proton Sheets overwegen. Proton Sheets is ingebouwd in Proton Drive, waardoor elk spreadsheet dat u maakt standaard is beschermd met end-to-end versleuteling. U hoeft zich geen zorgen te maken over handmatige versleutelingsstappen, aangezien uw gegevens al worden vergrendeld voordat ze uw apparaat verlaten.

      Voor meer informatie over geavanceerde beveiligingsmethoden kunt u ook onze gedetailleerde handleiding lezen over hoe u een Excel-bestand kunt versleutelen.