Excel 試算表通常包含您希望保持安全或私密的敏感資訊。如果您屬於 GDPR 或 HIPAA 管轄範圍，企業甚至可能在法律上被要求以密碼保護 Excel 檔案。
本指南說明如何使用內建的 Microsoft Office 工具來為 Excel 檔案設定密碼保護，以及如何使用 Proton Drive 讓您的資料更加安全。
Excel 中的密碼保護代表什麼意義
當 Excel 檔案受到密碼保護時，會透過以下兩種方式之一限制存取：
- 用於開啟的密碼：加密檔案，並防止任何人在沒有密碼的情況下檢視檔案。
- 用於修改的密碼：允許開啟檔案，但除非輸入另一個密碼，否則限制編輯。
「用於開啟的密碼」選項提供了最強的保護。它會加密檔案，並防止任何人在沒有密碼的情況下檢視檔案。
注意：Excel 不提供密碼還原服務。如果遺失密碼，將無法再次存取該檔案。
為 Excel 檔案設定密碼保護的限制
在 Excel 中使用密碼保護很有用，但它有幾個限制。例如，如果您將檔案和密碼一起（在同一封電子郵件中）共享，任何攔截到它的人都可以存取該檔案，這就失去了密碼保護的目的。
- 共享後無法控制：檔案一旦寄出，即可被無限制地複製、轉寄或儲存。
- 缺乏可見度或追蹤：無法查看誰存取了該檔案，或者該檔案是否已被進一步共享。
- 無法撤銷存取：如果需要移除存取權限，則必須使用新密碼重新傳送檔案。
為個別檔案設定密碼保護最適合用於基本保護，而非持續的存取控制或安全協作。
如何在 Windows 中為 Excel 檔案設定密碼保護
在 Windows 電腦上，您可以直接在應用程式內為 Excel 檔案設定密碼保護。
注意：密碼區分大小寫，如果您忘記密碼，將失去對該檔案的存取權限。
若要在 Windows 上鎖定 Excel 試算表，請遵循以下步驟：
- 選取檔案 → 資訊。
- 按一下保護活頁簿，然後選擇以密碼加密。
- 輸入密碼，然後按一下確定。
- 重新輸入密碼以確認，然後按一下確定。
- 儲存檔案。
如何在 Mac 上鎖定 Excel 試算表
macOS 的程序稍有不同，但能達到相同的效果：
- 選取檔案 → 密碼
- 在用於開啟的密碼中輸入密碼。
- （選用）在用於修改的密碼中輸入密碼以限制編輯。
- 按一下「確定」。
- 重新輸入密碼以進行確認，然後按一下確定。
- 儲存檔案。
如何從 Excel 檔案中移除密碼
如果您不再需要保護檔案，可以直接在 Excel 中移除密碼。您需要知道目前的密碼才能進行此操作。
在 Windows 中移除 Excel 密碼
- 開啟 Excel 檔案並輸入密碼。
- 選取檔案 → 資訊。
- 按一下保護活頁簿，然後選取以密碼加密。
- 刪除欄位中的密碼使其留空，然後按一下確定。
- 儲存檔案。
在 Mac 上移除 Excel 密碼
- 開啟 Excel 檔案並輸入密碼。
- 選取檔案 → 密碼。
- 刪除用於開啟的密碼（以及用於修改的密碼，若有設定的話）中的密碼。
- 按一下「確定」。
- 儲存檔案。
使用 Proton Pass 安全地儲存和共享您的密碼
您的檔案安全性取決於您的密碼強度。請避免將密碼儲存在不安全的地方，例如您的桌面或便利貼上。
像 Proton Pass 這樣的密碼管理程式可以幫助您安全地建立、儲存和共享密碼。它是開放原始碼並經過獨立審計，因此您的保管庫能保持私密。
提供自動化保護的 Proton Drive
如果您想在不管理個別檔案密碼的情況下加密 Excel 檔案，可以將其儲存在 Proton Drive 中。它使用端對端加密，這意味著只有您能存取您的檔案。
若要使用 Proton Drive 安全地共享檔案，請遵循以下步驟：
- 前往我的檔案，選取您要共享的檔案，然後按一下取得連結圖示。
- 在彈出的方塊中，按一下隱私設定。
- 開啟使用密碼保護開關並輸入密碼。
- 為了增加隱私，可開啟設定到期日開關，以選擇連結失效的日期。
- 按一下儲存，然後按一下複製連結以與您的收件者分享。
立即試用 Proton Sheets 作為保護隱私的替代方案
如果您正在尋找 Microsoft Excel 的隱私優先替代方案，可以考慮 Proton Sheets。Proton Sheets 已內建於 Proton Drive 中，因此您建立的每個試算表在預設情況下都會受到端對端加密的保護。您無需擔心手動加密的步驟，因為您的資料在離開您的裝置之前就已被鎖定。
如需進一步瞭解進階安全性方法的詳細資訊，您也可以閱讀我們關於 如何加密 Excel 檔案 的詳細指南。
