Proton-enquête onthult hoe uw spreadsheets voortleven lang nadat u ze bent vergeten

De meeste spreadsheets beginnen met een moment. Een vakantiebudget. Een gastenlijst voor een bruiloft. Een gedeeld boodschappenplan. Een calorietracker die u van plan was “slechts een paar weken” bij te houden. Ze zijn gemaakt om een specifieke vraag te beantwoorden of een korte periode van het leven te organiseren, waarna we verdergaan.

De spreadsheet doet dat niet.

Wat we behandelen als een tijdelijk kladblok wordt iets dat meer lijkt op een permanent archief — en een aansprakelijkheid. Privégegevens blijven opgeslagen en toegankelijk lang nadat hun oorspronkelijke doel is vervaagd, waardoor uw persoonlijke gegevens worden geschonken aan platforms en AI-systemen die zijn ontworpen om data uit te persen voor winst.

Proton ondervroeg 1.000 volwassenen in de VS, het VK, Duitsland en Frankrijk om erachter te komen hoe mensen spreadsheets gebruiken. We vroegen hoe vaak ze spreadsheets gebruiken, welk soort persoonlijke gegevens ze opslaan, hoe ze bestanden delen, of ze nog steeds toegang hebben tot oude spreadsheets en wat ze denken dat spreadsheetproviders kunnen zien of doen met hun gegevens.

De bevindingen onthullen de zeer intieme informatie die mensen in spreadsheets zetten en de zorgen van mensen over hoe Big Tech voor onbepaalde tijd toegang tot die gegevens zou kunnen behouden.

Spreadsheets zijn angstaanjagende identiteitskaarten

Voor de meesten van ons zijn spreadsheets de plek waar het dagelijks leven wordt georganiseerd.

In alle landen gebruikt 71–77 % van de mensen spreadsheets voor budgettering en persoonlijke financiën. In de VS houdt bijna de helft (47 %) informatie bij over abonnementen of inloggen. In Duitsland zijn spreadsheets de primaire tools geworden voor het beheren van huishoudelijke projecten (49 %).

Samengenomen kunnen deze gegevens worden geanalyseerd om een steeds gedetailleerder beeld te vormen van iemands gewoonten, financiën, routines, relaties en prioriteiten. Wat begon als levensadministratie, wordt plotseling gebruikt om producten te personaliseren, advertenties te richten of AI-systemen te trainen.

Wanneer spreadsheets permanente archieven worden

Erger nog, ons onderzoek toont aan dat spreadsheets vaak de momenten overleven waarvoor ze zijn gemaakt, en vaak breder worden gedeeld dan mensen zich realiseren. Koppelingen die zijn verzonden naar ex-partners, voormalige huisgenoten of oude reisgroepen blijven werken lang nadat de relatie of het project is beëindigd.

In de VS gaf meer dan twee derde van de respondenten aan nog steeds toegang te hebben tot spreadsheets of gedeelde documenten die ze niet langer nodig hebben. En in Frankrijk zei bijna een op de vier mensen dat ze “iedereen met de koppeling kan bekijken” gebruiken bij het delen van spreadsheets, wat betekent dat toegang blijft bestaan, zelfs als u zich niet meer herinnert wie de koppeling heeft.

Te veel delen is geen reeks geïsoleerde fouten, maar een patroon van dagelijks gedrag. Spreadsheets worden snel gemaakt en langzaam vergeten. Een gezondheidslogboek voor de korte termijn mag geen permanente geschiedenis worden.

• In de VS zei 67 % van de respondenten dat ze nog steeds toegang hebben tot spreadsheets of gedeelde documenten die ze niet langer nodig hebben.
• 24 % van de Franse respondenten zei dat ze “iedereen met de koppeling kan bekijken” gebruiken bij het delen van spreadsheets.

Het gemak van accountvervaging

Zelfs wanneer koppelingen met voorzichtigheid worden gedeeld, kunnen spreadsheets ontsnappen aan hun oorspronkelijke context. We maken en openen bestanden waar dat op dat moment het makkelijkst voelt: een persoonlijk budget op een werklaptop, of een boodschappenlijstje in het Google-account van uw werkgever.

Wanneer grenzen op deze manier vervagen, zijn spreadsheets niet langer duidelijk verbonden aan één enkel account of context. Bestanden verplaatsen zich tussen apparaten en logins, en mensen verliezen het overzicht over welke gegevens er zijn, en wie (of welke machine learning-algoritmen) er vrij toegang toe hebben.

Zorgen over Big Tech en AI-privacy

Mensen zijn niet zeker over wat er achter de schermen met hun gegevens gebeurt, volgens ons onderzoek.

In alle landen geloven respondenten dat hun spreadsheetgegevens kunnen worden gebruikt voor:

• Advertentietargeting of profilering (39–42 %)
• Het trainen van AI-systemen (27–40 %)
• Geautomatiseerd scannen van inhoud (25–38 %)

Deze zorgen bestaan omdat ze reëel zijn. Op de meeste Big Tech-platforms, zoals Google en Microsoft, worden uw spreadsheets actief gescand. Dezelfde diensten die u helpen zoeken, sorteren en bestanden delen, kunnen ook lezen wat erin staat. Omdat de werkbladen niet end-to-end versleuteld zijn, behouden deze bedrijven sleutels om de inhoud te ontgrendelen en kunnen ze deze zelfs delen met derden.

Informatie die u ooit voor uzelf opschreef, kan nog lang worden geanalyseerd nadat u er niet meer aan denkt. Wanneer persoonlijke spreadsheets over meerdere apps en accounts verspreid zijn, wordt het moeilijker om te weten wie uw gegevens kan zien, hoe ze worden gebruikt en hoe lang ze onderdeel blijven van de systemen van iemand anders.

Hoe een betere standaard eruitziet

Spreadsheets zijn compacte datasets en laten veel resten achter. Een betere standaard betekent dat uw spreadsheets niet stilletjes langetermijninvoer moeten worden voor profilering, advertenties of AI-systemen. Persoonlijke gegevens moeten altijd onder uw controle zijn.

Daarom hebben we Proton Sheets gebouwd.

• End-to-end versleuteling: We kunnen uw informatie niet lezen of gebruiken om AI te trainen.
• Door de gebruiker beheerde encryptiesleutels: Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot inhoud.
• Veilige samenwerking: Eigenaren behouden een duidelijk zicht op wie een spreadsheet kan bekijken of bewerken.
• Vertrouwde tools: Geniet van dezelfde samenwerkings- en productieve ervaring die u gewend bent met realtime bewerkingen, indelingen en formules.

Met Proton Sheets worden de gegevens in uw spreadsheet behandeld als uw privébezit. Wij slaan het op en synchroniseren het, maar we kunnen het niet lezen. Uw budgetten, plannen, gezondheidslogboeken en gedeelde lijsten blijven alleen zichtbaar voor de mensen die u kiest, niet voor het platform zelf.

U krijgt nog steeds realtime samenwerking, vertrouwde spreadsheetfuncties en eenvoudig delen. Wat verandert, is wie uw gegevens niet kan zien.