A maioria das folhas de cálculo começa com um momento. Um orçamento de férias. Uma lista de convidados de casamento. Um plano de compras partilhado. Um rastreador de calorias que tencionava manter “apenas por algumas semanas”. São criadas para responder a uma pergunta específica ou organizar um curto período da vida, e depois seguimos em frente.
A folha de cálculo não.
O que tratamos como um bloco de notas temporário torna-se algo mais próximo de um arquivo permanente — e uma responsabilidade. As informações privadas permanecem armazenadas e acessíveis muito depois de o seu objetivo original ter desaparecido, oferecendo os seus registos pessoais a plataformas e sistemas de IA concebidos para extrair dados para obter lucro.
A Proton inqueriu 1000 adultos nos EUA, Reino Unido, Alemanha e França para descobrir como as pessoas utilizam as folhas de cálculo. Perguntámos com que frequência utilizam folhas de cálculo, que tipo de informações pessoais armazenam, como partilham ficheiros, se ainda têm acesso a folhas de cálculo antigas e o que acreditam que os fornecedores de folhas de cálculo podem ver ou fazer com os seus dados.
As conclusões revelam as informações profundamente íntimas que as pessoas colocam nas folhas de cálculo e as preocupações das pessoas sobre a forma como as Grandes Tecnológicas podem manter o acesso a esses dados indefinidamente.
As folhas de cálculo são mapas de identidade assustadores
Para a maioria de nós, é nas folhas de cálculo que a vida quotidiana se organiza.
Em todos os países, 71–77% das pessoas utilizam folhas de cálculo para orçamentos e finanças pessoais. Nos EUA, quase metade (47%) rastreia informações relacionadas com subscrições ou início de sessão. Na Alemanha, as folhas de cálculo tornaram-se as principais ferramentas para gerir projetos domésticos (49%).
Considerados em conjunto, estes dados podem ser analisados para construir uma imagem cada vez mais detalhada dos hábitos, finanças, rotinas, relacionamentos e prioridades de uma pessoa. O que começou como administração da vida é subitamente utilizado para personalizar produtos, direcionar publicidade ou treinar sistemas de IA.
Quando as folhas de cálculo se tornam arquivos permanentes
Pior ainda, a nossa investigação mostra que as folhas de cálculo sobrevivem frequentemente aos momentos para os quais foram criadas e são frequentemente partilhadas de forma mais ampla do que as pessoas imaginam. As ligações enviadas a ex-parceiros, antigos colegas de casa ou antigos grupos de viagem continuam a funcionar muito depois de o relacionamento ou projeto ter terminado.
Nos EUA, mais de dois terços dos inquiridos disseram que ainda têm acesso a folhas de cálculo ou documentos partilhados de que já não precisam. E, em França, quase uma em cada quatro pessoas disse que utiliza “qualquer pessoa com a ligação pode ver” ao partilhar folhas de cálculo, o que significa que o acesso persistirá mesmo quando já não se lembrar de quem tem a ligação.
A partilha excessiva não é uma série de erros isolados, mas um padrão de comportamento quotidiano. As folhas de cálculo são criadas rapidamente e esquecidas lentamente. Um registo de saúde a curto prazo não deve tornar-se um histórico permanente.
- Nos EUA, 67% dos inquiridos disseram que ainda têm acesso a folhas de cálculo ou documentos partilhados de que já não precisam.
- 24% dos inquiridos franceses disseram utilizar “qualquer pessoa com a ligação pode ver” ao partilhar folhas de cálculo.
A conveniência da indefinição da conta
Mesmo quando as ligações são partilhadas com cautela, as folhas de cálculo podem escapar ao seu contexto original. Criamos e abrimos ficheiros onde quer que seja mais fácil no momento: um orçamento pessoal num portátil de trabalho ou uma lista de compras na conta Google do empregador.
Quando as fronteiras se esbatem desta forma, as folhas de cálculo deixam de estar claramente ligadas a uma única conta ou contexto. Os ficheiros movem-se entre dispositivos e inícios de sessão, e as pessoas perdem o controlo sobre os dados que andam por aí e sobre quem (ou que algoritmos de aprendizagem automática) pode aceder livremente aos mesmos.
Preocupações com a privacidade de IA e Grandes Tecnológicas
As pessoas não têm a certeza sobre o que acontece aos seus dados nos bastidores, de acordo com a nossa investigação.
Em todos os países, os inquiridos acreditam que os dados das suas folhas de cálculo podem ser utilizados para:
- Segmentação de anúncios ou definição de perfis (39–42%)
- Treino de sistemas de IA (27–40%)
- Digitalização automatizada de conteúdos (25–38%)
Estas preocupações existem porque são reais. Na maioria das plataformas das Grandes Tecnológicas, como a Google e a Microsoft, as suas folhas de cálculo são ativamente digitalizadas. Os mesmos serviços que o ajudam a pesquisar, ordenar e partilhar ficheiros também podem ler o que está dentro deles. Como as folhas não são encriptadas de ponto a ponto, estas empresas mantêm as chaves para desbloquear o conteúdo e podem até partilhá-lo com terceiros.
As informações que escreveu para si próprio podem continuar a ser analisadas muito depois de ter deixado de pensar nelas. Quando as folhas de cálculo pessoais vivem em várias aplicações e contas, torna-se mais difícil saber quem pode ver os seus dados, como são utilizados e durante quanto tempo permanecerão parte dos sistemas de outra pessoa.
Como é uma norma melhor
As folhas de cálculo são conjuntos de dados densos e deixam vastos resíduos. Uma norma melhor significa que as suas folhas de cálculo não devem tornar-se silenciosamente dados de entrada a longo prazo para a definição de perfis, publicidade ou sistemas de IA. Os dados pessoais devem estar sempre sob o seu controlo.
É por isso que construímos o Proton Sheets.
- Encriptação de ponto a ponto: Não podemos ler as suas informações nem utilizá-las para treinar a IA.
- Chaves de encriptação controladas pelo utilizador: Apenas os colaboradores autorizados podem aceder ao conteúdo.
- Colaboração segura: Os proprietários mantêm uma visão clara de quem pode ver ou editar uma folha de cálculo.
- Ferramentas familiares: Desfrute da mesma experiência colaborativa e produtiva a que está habituado com edição em tempo real, formatos e fórmulas.
Com o Proton Sheets, os dados dentro da sua folha de cálculo são tratados como o seu ativo privado. Armazenamo-la e sincronizamo-la, mas não a conseguimos ler. Os seus orçamentos, planos, registos de saúde e listas partilhadas permanecem visíveis apenas para as pessoas que escolher, e não para a própria plataforma.
Continua a ter colaboração em tempo real, funcionalidades familiares de folha de cálculo e partilha fácil. O que muda é quem não consegue ver os seus dados.
