Sao lưu dữ liệu và đồng bộ hóa dữ liệu là các phương pháp tiếp cận khác nhau để lưu trữ và cập nhật các tệp đã trở nên phổ biến cùng với sự phát triển của lưu trữ đám mây. Biết nên sử dụng phương pháp nào và khi nào là một phần của việc sử dụng lưu trữ đám mây một cách hiệu quả.

Nói một cách ngắn gọn, bản sao lưu là bản sao của một tệp được lưu trữ để có thể truy xuất khi cần thiết, trong khi đồng bộ hóa liên quan đến việc có một tệp ở hai hoặc nhiều vị trí, nơi các thay đổi được thực hiện trên một bản sao sẽ được phản ánh trên tất cả các bản sao khác. Do đó, chúng có những mục đích sử dụng rất khác nhau.

Sao lưu dữ liệu là gì?

Ý tưởng đằng sau sao lưu dữ liệu rất đơn giản — tạo bản sao của một tệp quan trọng trên máy tính hoặc thiết bị di động và lưu trữ ở nơi an toàn, dễ truy cập. Bản gốc vẫn được giữ lại, nhưng bản sao mới sẽ nằm ở một nơi an toàn, trên một thiết bị khác, ổ cứng ngoài, hoặc — tốt nhất là — nằm trong một tài khoản lưu trữ đám mây an toàn.

Có một vài lý do để làm việc này, nhưng lý do chính là để bảo vệ các tệp hoặc một phiên bản của chúng. Một ví dụ điển hình là nếu đã tạo một video hoặc viết một tài liệu văn bản và muốn bảo toàn phiên bản gốc phòng trường hợp xảy ra sự cố trong quá trình chỉnh sửa.

Một lý do quan trọng khác để tạo bản sao lưu là bảo vệ các tệp trong trường hợp thiết bị chứa chúng gặp sự cố. Ví dụ: thông thường sẽ muốn sao lưu ảnh phòng trường hợp điện thoại bị mất cắp, hư hỏng hoặc thất lạc. Khi điều đó xảy ra, những bức ảnh có khả năng sẽ biến mất cùng chiếc điện thoại trừ khi đã có các bản sao lưu.

Cuối cùng, sao lưu chỉ là một cách gọi khác của lưu trữ: Sau khi đã tạo một bản sao và gửi đến bộ nhớ lưu trữ đám mây, có thể xóa bản gốc để giải phóng dung lượng trên máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc thiết bị khác. Mặc dù không nên làm điều này với các tệp cần dùng hàng ngày, nhưng có thể dễ dàng lưu trữ các dự án cũ hơn (báo cáo trường học, bài thuyết trình công việc, v.v.) theo cách này.

Trong hầu hết các trường hợp, người dùng có thể tự thực hiện việc sao lưu. Bất cứ khi nào có tài liệu quá quan trọng không thể để mất, chỉ cần sao chép thủ công tệp đó và chuyển đến bộ nhớ lưu trữ tùy chọn. Tất nhiên, tốt hơn hết là thực hiện việc này theo các khoảng thời gian cố định ⸺ khuyến nghị là hàng tháng ⸺ và một số phần mềm cụ thể thậm chí có thể lập lịch sao lưu tự động.

Đồng bộ hóa dữ liệu là gì?

Đồng bộ hóa dữ liệu thì khác. Trong khi việc sao lưu hoạt động theo các khoảng thời gian cố định và tạo ra các bản sao, thì đồng bộ hóa — viết tắt của synchronization — sao chép cùng một phiên bản của tệp trên nhiều thiết bị. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tệp trên một thiết bị sẽ lan truyền gần như ngay lập tức trên tất cả các phiên bản khác trên tất cả các thiết bị khác.

Ví dụ: nếu sử dụng Proton Drive, có thể tạo các thư mục đồng bộ hóa trên ổ cứng bằng ứng dụng Windows. Sau khi đưa một tệp vào một trong các thư mục này, một phiên bản đồng bộ mới của tệp đó sẽ xuất hiện trên đám mây và ứng dụng Proton Drive trên các thiết bị khác (nếu đã cài đặt). Khi thực hiện thay đổi đối với tệp đó, như thêm văn bản vào tài liệu hoặc chỉnh sửa hình ảnh, phiên bản mới sẽ ghi đè lên phiên bản cũ trên tất cả các thiết bị đó.

Đây là một cách tuyệt vời để cập nhật liên tục tất cả các tệp, đặc biệt đối với những người làm việc trên nhiều thiết bị. Có thể chụp một bức ảnh bằng điện thoại, chỉnh sửa trên máy tính xách tay và xem sản phẩm cuối cùng trên máy tính bảng mà không cần phải sao chép bất kỳ thứ gì hoặc chuyển bất kỳ tệp nào.

Đồng bộ hóa cũng giúp dễ dàng cộng tác với nhiều người, cho dù ở nơi làm việc, trường đại học hay trường học. Nếu thiết lập đồng bộ hóa chính xác, có thể làm việc trên một tài liệu duy nhất với một nhóm người và chỉ cần mọi người được kết nối internet, có thể dễ dàng theo dõi các thay đổi của nhau.

Nhược điểm duy nhất là đồng bộ hóa có thể chiếm không gian lưu trữ nếu không cẩn thận. Nếu chỉnh sửa hình ảnh hoặc video khiến kích thước tăng lên, nó sẽ chiếm nhiều dung lượng hơn trên tất cả các thiết bị được đồng bộ hóa. Điều này có thể là một vấn đề nếu có dung lượng hạn chế trên các ổ cứng.

Khi nào nên sử dụng đồng bộ hóa so với sao lưu?

Mặc dù sao lưu dữ liệu và đồng bộ hóa dữ liệu có vẻ giống nhau thoạt nhìn, nhưng chúng có mục đích sử dụng khác nhau. Nên sao lưu các tệp nếu muốn bảo toàn một phiên bản cụ thể của tệp đó, vì không muốn làm mất hoặc để đảm bảo có phiên bản gốc trước khi bắt đầu chỉnh sửa.

Đối với mục đích sao lưu, đồng bộ hóa gần như hoàn toàn vô dụng: Các tệp được đồng bộ hóa tự cập nhật mỗi khi có thay đổi, khiến chúng không còn tác dụng bảo toàn các phiên bản cụ thể của tệp. Đồng bộ hóa là những gì cần thiết khi muốn các thay đổi được phản ánh trên nhiều phiên bản tệp trong thời gian thực hoặc khi muốn làm việc với phiên bản tệp mới nhất.

Nếu có tư duy lưu trữ và muốn đảm bảo không có gì xảy ra với một tệp, hãy sao lưu tệp đó. Nếu đang cộng tác với nhiều người khác hoặc làm việc trên nhiều thiết bị (or cả hai), hãy đồng bộ hóa các tệp.

Proton Drive có thể làm cả hai, cung cấp không gian lưu trữ tĩnh để sao lưu cũng như đồng bộ hóa. Thậm chí có thể bật và tắt tính năng đồng bộ hóa cho các tệp cụ thể, nghĩa là người dùng quyết định lượng dung lượng các thư mục đồng bộ hóa chiếm dụng. Kết quả là một dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép chuyển đổi linh hoạt giữa đồng bộ hóa và sao lưu.

Tuy nhiên, lợi thế lớn nhất của việc sử dụng Proton Drive là nâng cao tính bảo mật và quyền riêng tư. Không giống như hầu hết các nhà cung cấp khác, Proton được thành lập với mục tiêu đặt quyền riêng tư lên hàng đầu. Tất cả các tệp đều được lưu trữ bằng mã hóa đầu cuối, nghĩa là nội dung hoặc hầu hết siêu dữ liệu của các tệp sẽ không thể bị xem ngay cả khi muốn. Ngoài ra, với Docs trong Proton Drive, có thể chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực với những người khác, với cùng mức độ bảo mật quyền riêng tư. Không giống như Google Drive hay Google Docs, mô hình kinh doanh của Proton dựa trên việc bảo vệ quyền riêng tư, chứ không phải khai thác dữ liệu để kiếm lời.

Nếu quan tâm đến việc sao lưu, đồng bộ hóa và giành lại quyền kiểm soát dữ liệu, Proton Drive cung cấp 5 GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Bằng cách đăng ký, người dùng sẽ hỗ trợ sứ mệnh làm cho môi trường internet trở nên an toàn và riêng tư hơn cho tất cả mọi người.