Een geweldige e-mail schrijven is niet altijd moeilijk, maar het vereist wel een zekere mate van knowhow voordat u begint.
Dat komt omdat de manier waarop u een formele en informele e-mail schrijft sterk verschilt van persoon tot persoon. Denk er eens over na: U zou geen e-mail schrijven om uw baas om opslag te vragen op dezelfde manier waarop u uw softbalcompetitie zou e-mailen over het team-happy hour na de slagoefening.
Het is belangrijk om te weten hoe u een e-mail schrijft voor het juiste publiek, en om te overwegen met wie u communiceert en hoe u wilt dat uw bericht overkomt, voordat u zelfs maar begint.
Of u nu solliciteert naar een baan, een follow-up doet met een collega, probeert te onderhandelen over een deal voor een vintage set verzamelbare speelkaarten, of correspondeert met uw verzekeringsagent, weten hoe u een e-mail moet schrijven kan u helpen communiceren en snel en efficiënt te krijgen wat u nodig hebt.
Maar voordat u uw e-mail schrijft, moet u het basis e-mailschrijfformaat begrijpen, dat wil zeggen alle verschillende elementen die komen kijken bij het opstellen van een effectieve e-mail. U wilt tenslotte dat de lezer uw bericht daadwerkelijk opent — en, nou ja, leest.
Dit artikel behandelt alle essentiële zaken van hoe u een goede e-mail schrijft: het schrijven van een aandachttrekkende onderwerpregel, een sterke opening, een beknopte e-mailtekst en een zelfverzekerde maar vriendelijke afsluiting.
Om het gemakkelijker te maken, hebben we ook aanpasbare e-mailsjablonen voor veelvoorkomende situaties toegevoegd om u op weg te helpen.
Begin met het juiste e-mailadres
Uw e-mailadres is een van de belangrijkste dingen om te overwegen wanneer u begint met het schrijven van e-mails. Als u gewend bent een kitscherig persoonlijk e-mailadres zoals soccerguy312@hotmail.com te gebruiken, is het tijd voor een nieuw aangepast e-maildomein.
Dat komt omdat uw e-mailadres een enorm verschil kan maken in hoe u wordt waargenomen, vooral als u solliciteert naar een baan of klanten e-mailt over officiële zaken. Zelfs als uw e-mail niet formeel is, zal uw ontvanger uw bericht waarschijnlijk met meer urgentie bekijken als het afkomstig is van een professioneel klinkend e-mailadres. Dus dump de e-mail van de middelbare school en krijg uw eigen aangepaste e-maildomein.
Schrijf een duidelijke, dwingende onderwerpregel
In een typisch e-mailschrijfformaat is uw onderwerpregel de eerste indruk die de ontvanger van u en uw bericht krijgt. Gezien de kracht die uw onderwerpregel heeft, moet deze beknopt en direct zijn en de lezer een sterke reden geven om uw bericht te openen.
Bij het schrijven van een onderwerp kan het nuttig zijn om een korte oproep tot actie op te nemen of een tijdstip waarop u een reactie verwacht, indien nodig. In plaats van alleen “Follow-up” te schrijven, overweeg dan iets als: “Vergadering follow-up: Antwoord nodig voor [datum].”
Vergeet bij het schrijven van uw onderwerpregel niet om:
- Houd het onder de 10 woorden.
- Maak uw onderwerp duidelijk. Is het een follow-up? Een vraag over een baan? Een vraag voor een collega?
- Voeg indien nodig een oproep tot actie of reactiedatum toe.
- Wees specifiek zodat uw e-mail niet bedolven raakt onder de andere.
Voorbeelden:
- “Rapportbeoordeling: Feedback nodig voor vrijdag”
- “Follow-up: Notities vergadering dinsdag”
- “Verzoek om een gesprek ma of di”
Open met een beleefde begroeting
Bij het schrijven van e-mails moet u uw e-mail altijd beginnen met een beleefde begroeting. Als u de naam en titel van de ontvanger kent, is dit de plek om deze te gebruiken. Zo niet, gebruik dan een algemene maar professionele opening.
Voorbeelden:
- “Geachte Dr. Smith,”
- “Hallo Maggie,”
- “Aan de klantenondersteuning,”
- “Geachte wervingsmanager,”
Stel uzelf voor (indien nodig)
Als uw e-mailontvanger niet weet wie u bent, stel uzelf dan kort voor. Vermeld uw naam, uw titel en een korte zin waarin u uitlegt wie u bent en waarom u contact met hen opneemt.
Als u elkaar al hebt ontmoet, hoeft u zich misschien niet voor te stellen; als u de ontvanger echter slechts kort hebt ontmoet, is het over het algemeen goed fatsoen om uzelf opnieuw voor te stellen voordat u aan uw bericht begint.
Voorbeeld:
“Mijn naam is Stacey Williams en ik ben grafisch ontwerper uit Tucson, AZ. Ik neem contact op over de vacature voor een dierenartsassistent.”
Vermeld het doel van het schrijven van uw e-mail
Niemand houdt van een e-mail die te lang duurt om ter zake te komen. Bij het schrijven van een goede e-mail moet de lezer binnen de eerste paar regels weten waarom u contact met hen opneemt.
Kent u uw ontvanger? Is het een leidinggevende, vriend of klant? De manier waarop u uw e-mail schrijft, kan veranderen afhankelijk van uw publiek, maar het is verstandig om uw toon en doel vroeg vast te stellen.
Hieronder staan enkele voorbeelden van hoe u een goede e-mail schrijft die uw doel snel vaststelt aan het begin van de hoofdtekst van uw e-mail:
Algemene vraag: “Ik e-mail vandaag om te informeren naar de deadline van dinsdag…”
Introductie: “Ik wilde mezelf voorstellen als de recente nieuwe medewerker van het team…”
Informatie verstrekken: “Ik schrijf om u een update te geven over uw zakelijke lening…”
Follow-up: “Ik wilde terugkomen op ons telefoongesprek van vorige week…”
Verzoek: “Ik vroeg me af of u een aanbevelingsbrief zou kunnen schrijven…”
Onthoud dat hoe u de toon zet aan het begin van de e-mail, kan bepalen of uw ontvanger uw e-mail leest en tijdig antwoordt — of deze naar de prullenbak verplaatst.
Voeg een duidelijke call to action (CTA) toe
Uw e-mailontvanger heeft waarschijnlijk honderden e-mails om door te spitten, inclusief die van u. Volgens e-mailmarketingbedrijf Litmus besteedt de gemiddelde persoon ergens tussen negen en 14 seconden aan het lezen van één e-mail(nieuw venster). Dat is niet veel tijd om uw bericht over te brengen.
Als u iemand e-mailt met een specifiek verzoek, laat uw lezer dan specifiek weten wat ze vervolgens moeten doen. Het is niet nodig om een langdradige, saaie e-mail te schrijven — wees direct over wat u wilt (ook wel uw call to action genoemd), en kom zo snel mogelijk tot uw CTA. Zonder dit kan uw e-mail richtingloos aanvoelen en kan uw lezer helemaal afzien van reageren.
Voorbeelden:
- “Heeft u deze week tijd om te bellen? Laat het me weten.”
- “Bekijk het rapport vriendelijk en verzend eventuele feedback voor vrijdag.”
- “Heb ik uw goedkeuring om door te gaan met dit project?”
Knoop het aan elkaar met een vriendelijke afsluiting
Uw afsluiting is uw laatste indruk — de laatste kans om uw stempel te drukken die hopelijk een reactie van uw ontvanger uitlokt. Bedank de lezer voor hun tijd, herinner hen aan uw CTA en sluit af met een groet die past bij de toon van uw e-mail.
Veelvoorkomende afsluitingen:
- Vriendelijke groet,
- Bedankt voor uw tijd,
- In afwachting van uw reactie,
- Met dankbaarheid,
- Hoogachtend,
Voeg een professionele e-mailhandtekening toe
Een effectieve handtekening laat de lezer weten wie u bent en hoe ze contact met u kunnen opnemen. Zorg ervoor dat u altijd het volgende opneemt:
- Uw voor- en achternaam
- Functietitel
- Bedrijf
- Contactgegevens
Lees na voordat u op verzenden drukt
Het is gemakkelijk om een typefout in uw e-mail te maken — en het is nog gemakkelijker om ze over het hoofd te zien. Daarom is het cruciaal om na te lezen voordat u uw e-mail verzendt, vooral in een professionele omgeving. Zorg ervoor dat u uw spelling, grammatica en de naam van de persoon die u schrijft controleert. De naam van iemand verkeerd spellen is een van de snelste manieren om niet de gewenste reactie te krijgen.
Gebruik Proton Scribe, uw persoonlijke schrijfassistent
Tools zoals Proton Scribe kunnen u helpen de toon van uw e-mail dubbel te checken en typefouten op te vangen voordat het te laat is. Het kan u zelfs helpen uw bericht op te maken en precies de juiste woorden te vinden, zodat u in een mum van tijd leert hoe u een goede e-mail schrijft. De ingebouwde assistent van Proton Mail, Scribe, kan u helpen bij:
- Duidelijke en professionele e-mails opstellen
- Grammatica- en spelfouten opvangen
- Uw toon consistent houden in uw bericht
- Tijd besparen op opstellen en bewerken
Het belangrijkste is dat Proton Scribe is ontworpen met uw privacy in gedachten. In tegenstelling tot andere schrijfassistenten, kan Scribe lokaal worden uitgevoerd, zodat uw gevoelige informatie nooit uw laptop verlaat.
5 kant-en-klare e-mailjablonen
1. Vergadering follow-up
Onderwerp: Follow-up: Samenvatting vergadering en vervolgstappen
Hallo [naam],
Bedankt voor het bijwonen van de teamvergadering van vorige week. Ik heb een korte samenvatting van de vergadering bijgevoegd en moet maandag een definitieve projectbeoordeling hebben.
Bekijk de lijst alstublieft en laat het me weten als u tegen die tijd iets wilt toevoegen.
Vriendelijke groet,
[Uw naam en handtekening]
2. Sollicitaties
Onderwerp: Sollicitatie voor [titel]
Geachte [bedrijfsnaam],
Mijn naam is [naam], en ik schrijf om mijn interesse in de functie van [titel] bij [bedrijf] kenbaar te maken. Ik heb mijn cv en marketingportfolio bijgevoegd voor uw beoordeling.
Laat het me weten als u aanvullende informatie nodig hebt. Ik hoor graag meer over deze kans.
Hoogachtend,
[Uw naam en handtekening]
3. Verzoek om feedback
Onderwerp: Feedback gevraagd voor [datum]
Hallo [naam],
Ik heb een concept van het [projectnaam] bijgevoegd en zou wat feedback op prijs stellen. Zou u er op uw gemak naar kunnen kijken en uw gedachten kunnen delen voor [datum]?
Bedankt,
[Uw naam en handtekening]
4. Een vergadering plannen
Onderwerp: Een gesprek plannen voor deze week
Hallo [naam],
Bent u deze week beschikbaar voor een gesprek om [onderwerp] te bespreken? Ik ben beschikbaar op [datums en tijden invoegen].
Laat me weten wat voor u het beste werkt, ik kan flexibel zijn.
Bedankt,
[Uw naam en handtekening]
5. Algemene introducties
Onderwerp: Groeten van [uw naam]
Hallo [naam],
Mijn naam is [uw naam], en ik ben [titel] bij [bedrijf]. Ik kwam uw e-mailadres tegen tijdens onderzoek naar [onderwerp] en wilde mezelf voorstellen.
Ik ben geïnteresseerd om meer te weten te komen over hoe u betrokken bent geraakt bij [onderwerp]. Is dit een goede manier om u te bereiken?
Met vriendelijke groet,
[Uw naam en handtekening]
Veelgestelde vragen: Betere e-mails schrijven
- Hoe lang moet een e-mail zijn?
Uw e-mailberichten moeten doorgaans kort en bondig zijn. Onthoud dat de gemiddelde persoon minder dan 15 seconden besteedt aan het lezen van één e-mail. Als uw bericht te lang is, is de kans groot dat het niet wordt gelezen. - Kan ik emoji’s of uitroeptekens gebruiken?
Als de toon informeel is en u uw publiek kent, zijn emoji’s en uitroeptekens waarschijnlijk prima. Maar voor professionele e-mails kunt u emoticons en onnodige uitroeptekens beter overslaan, omdat ze te gretig of informeel kunnen overkomen. - Wat moet ik vermijden in een professionele e-mail?
Zoals eerder vermeld, moeten emoji’s en uitroeptekens worden vermeden in professionele e-mailomgevingen. Het is verstandig om ook straattaal en te informele begroetingen en afsluitingen te vermijden. - Hoe kan ik beter worden in het schrijven van e-mails?
U kent het gezegde: Oefening baart kunst. Maar het schrijven van een e-mail kan uitdagend zijn, vooral als u zenuwachtig bent over het krijgen van een baan of het vragen om iets belangrijks, zoals opslag. Het gebruik van tools zoals Proton Scribe kan de druk wegnemen wanneer u net leert hoe u een e-mail schrijft, door u te helpen met de juiste e-mailindeling, proeflezen en meer.
Schrijf betere — en veiligere — e-mails met Proton
Leren hoe u een e-mail schrijft is een belangrijke vaardigheid — maar weten hoe u uw gegevens veilig en beveiligd houdt? Dat is essentieel.
Meer dan 100 miljoen mensen en bedrijven over de hele wereld vertrouwen Proton Mail hun dagelijkse communicatie en belangrijke zakelijke correspondentie toe.
Gemaakt door kernwetenschappers die de noodzaak zagen voor een privacy-first e-mailplatform, is Proton een in Zwitserland gevestigde, end-to-end versleutelde e-mailprovider die wordt ondersteund door enkele van ‘s werelds strengste privacywetten.
In tegenstelling tot andere e-mailproviders die uw gegevens aan marketingbedrijven verkopen, heeft niemand toegang tot uw persoonlijke informatie behalve u wanneer u Proton Mail gebruikt. Zelfs wij niet.
En we zijn altijd op zoek naar manieren om te verbeteren — of dat nu is via tools die u kunnen helpen betere e-mails te schrijven, zoals Scribe — of met onze suite van privacy-first producten zoals Proton Drive (versleutelde opslag om uw bestanden veilig en beveiligd te houden), en Proton Calendar (om uw belangrijke schema’s en afspraken te beschermen).
Als u klaar bent om deel te nemen aan de toekomst van internetprivacy en de controle over uw gegevens terug te nemen, schrijf u dan vandaag nog in voor een gratis Proton Mail-account.
