To, jak zakončíte e-mail v profesionální obchodní komunikaci, může výrazně ovlivnit, jak vaše publikum zprávu přijme.
Jednoduše řečeno, zakončení e-mailu může vaši zprávu buď pozvednout, nebo zcela zhatit. Při psaní profesionálního e-mailu se největší pozornost obvykle věnuje oslovení a tělu e-mailu – ale to, jak e-mail zakončíte nebo jak napíšete závěrečné rozloučení, je neméně důležité. Považujte to za svůj poslední dojem a výzvu k akci – poslední šanci, jak přesně a důrazně vyjádřit svůj cíl.
V tomto článku se podrobně podíváme na to, jak profesionálně zakončit e-mail, uvedeme si příklady nejlepších způsobů rozloučení pro různé situace a také tipy na chyby, kterým je třeba se vyhnout.
Proč je zakončení e-mailu důležité
Vaše závěrečné prohlášení neboli zakončení e-mailu je víc než jen rozloučení s adresátem. V profesionálním kontextu může:
- Ujasnit vaši zprávu
- Nastavit očekávání (Žádáte o další krok? Ptáte se na schůzku? Vyžadujete rychlou odpověď?)
- Vybudovat silnější vztah s druhou osobou
- Vytvořit profesionální prostředí
Bez ohledu na situaci je v jakémkoli odvětví klíčové vědět, jak napsat přímé a profesionální zakončení e-mailu.
Jak profesionálně zakončit e-mail: 5 klíčových bodů
Existuje nespočet způsobů, jak zakončit e-mail, ale těchto pět prvků by mělo být v zakončení vašeho e-mailu obsaženo vždy.
- Stručná a jasná výzva k akci, případně s daty a časy
- Jaké je poslání a konečný cíl vašeho e-mailu? Je stanoven termín dokončení?
- Profesionální závěrečná fráze
- Rychlý způsob, jak přejít od závěrečné zprávy
- Vaše jméno
- Vždy jméno a příjmení
- Společnost, se kterou jste spjati, a vaše pracovní pozice
- Pro rozpoznání značky a pro to, aby čtenář věděl, jak vás oslovit
- Kontaktní údaje
- E-mail, mobilní telefon, pracovní linka, profily na sociálních sítích nebo jakýkoli jiný způsob, kterým si přejete být kontaktováni
15 příkladů profesionálního zakončení e-mailu
Zde je několik příkladů, jak profesionálně zakončit e-mail a zachovat správný tón v jakékoli situaci.
Rychlé a profesionální
- S pozdravem
- S přátelským pozdravem
- Srdečně
- S úctou
- Děkuji vám / Děkuji vám za váš čas
Výzva k akci
- Dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy
- Odpovězte prosím při nejbližší příležitosti
- Očekávám vaše pokyny
- Prosím o vyjádření
- Těším se na vaši odpověď
Přátelské, a přesto profesionální
- Do příštího týdne
- Brzy na slyšenou
- Těším se na náš rozhovor
- Co si o tom myslíte?
- Uvidíme se pak
Jak použít zakončení v e-mailu
Níže jsou uvedeny příklady, jak správně naformátovat zakončení e-mailu v různých situacích.
Hodí se vám příští pondělí, abychom se spojili?
Následná zpráva
S úctou,
Jane Doe
Specialistka správy účtů, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Pohovor nebo obchodní spolupráce
Těším se na další informace o této příležitosti.
S pozdravem,
Lisa Longfellow
Konzultantka na volné noze
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Zákaznický servis
Pokud máte jakékoli další dotazy, dejte mi prosím vědět.
Děkuji za váš čas,
Steven G. Thompson
Specialista pro kontakt se zákazníky | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 linka 5
Chyby, kterým je třeba se vyhnout
Níže naleznete některé běžné chyby, které je třeba zkontrolovat před odesláním — a které by mohly narušit srozumitelnost a konzistenci vaší zprávy (nebo šanci na získání odpovědi)
Nekonzistentní tón
Vaše zpráva by měla být formální a od začátku do konce by měla splňovat standardy profesionální e-mailové etikety.
Neformální žargon, interpunkce nebo emotikony
Vyhněte se slangu a dalším běžným slovům, interpunkci (vykřičníkům) a emotikonům, kvůli kterým vaše zpráva působí nebo vypadá neprofesionálně.
Zapomenutí uvést své jméno nebo pracovní pozici
Nezakončujte e-mail, aniž byste se ještě jednou představili.
Pravopisné chyby – zejména ve jméně příjemce
Zkontrolujte pravopis a pak ho zkontrolujte ještě jednou.
Chybějící výzva k akci
Je účel vašeho e-mailu srozumitelný? Pokud vyžadujete další reakci, zakončete jej výzvou k akci.
Jak napsat profesionální zakončení e-mailu
Zakončení e-mailu může zanechat trvalý dojem, ale zda bude dobrý, nebo špatný, záleží jen na vás.
Naučit se, jak formátovat e-mail a jak jej profesionálně zakončit, je dovednost, kterou budete ve své obchodní komunikaci využívat denně, bez ohledu na obor. Ať už si dopisujete s interním kolegou, ucházíte se o zaměstnání, nebo hovoříte s vysoce postaveným úředníkem, tato profesionální zakončení e-mailu vám pomohou uzavřít e-mail s jistotou a přesností — a pomohou vám získat odpověď, když ji nejvíce potřebujete.
