Hvordan De afslutter en e-mail i professionel forretningskommunikation, kan ændre markant på, hvordan Deres besked modtages af Deres modtagere.
Kort sagt kan Deres e-mailafslutning gøre eller ødelægge Deres besked. Når De skriver en professionel e-mail, er der typisk mest fokus på e-mailens hilsen og brødtekst – men hvordan De afslutter en e-mail, eller skriver Deres e-mailafslutning, er lige så vigtigt. Se det som Deres sidste indtryk og Deres opfordring til handling – den sidste chance De har for at slå Deres mål fast med præcision.
I denne artikel dækker vi alle detaljer om, hvordan De afslutter en e-mail professionelt, med eksempler på de bedste måder at afslutte en e-mail på i forskellige situationer, samt tips om fejl, De skal undgå.
Hvorfor Deres e-mailafslutning er vigtig
Deres afsluttende bemærkning, eller e-mailafslutning, er mere end blot at sige farvel til Deres modtagere. I en professionel kontekst kan den:
- Præcisere Deres besked
- Forventningsafstemme (Beder De om en opfølgning? Spørger De ind til et møde? Kræver De et hurtigt svar?)
- Opbygge en stærkere relation til den anden person
- Etablere professionelle rammer
Uanset scenariet er det afgørende i enhver branche at vide, hvordan man skriver en direkte og professionel e-mailafslutning.
Sådan afslutter De en e-mail professionelt: 5 hovedpunkter
Der er utallige måder at afslutte en e-mail på, men disse fem elementer bør altid indgå i Deres e-mailafslutning.
- En kortfattet og tydelig opfordring til handling, med datoer og tidspunkter, hvis det er relevant
- Hvad er formålet og det endelige mål med Deres e-mail? Er der en tidsfrist?
- En professionel afslutningsfrase
- En hurtig måde at overgå fra Deres afsluttende besked på
- Deres navn
- Altid for- og efternavn
- Virksomheden, De er tilknyttet, og Deres stillingsbetegnelse
- For brandgenkendelse, og så Deres læser ved, hvordan De skal tiltales
- Kontaktoplysninger
- E-mail, mobiltelefon, Deres arbejdstelefon, tags på sociale medier, eller hvilken som helst anden måde, De foretrækker at blive kontaktet på
15 eksempler på professionelle e-mailafslutninger
Her er et par eksempler på, hvordan De afslutter en e-mail professionelt og bevarer den rette tone i enhver situation.
Hurtig og professionel
- Venlig hilsen
- Med venlig hilsen
- De bedste hilsner
- Med respektfuld hilsen
- Tak / Tak for Deres tid
Opfordring til handling
- Lad mig vide, hvis De har spørgsmål
- Svar venligst hurtigst muligt
- Afventer Deres instruktioner
- Giv venligst besked
- Ser frem til at høre fra Dem
Venlig, men professionel
- Vi ses i næste uge
- Vi tales ved snart
- Ser frem til vores samtale
- Deres tanker?
- Vi ses til den tid
Sådan bruger De en afslutning i en e-mail
Nedenfor er der eksempler på, hvordan De formaterer en e-mailafslutning korrekt i forskellige situationer.
Passer det at følge op næste mandag?
Opfølgning
Med respektfuld hilsen,
Jane Doe
Kontospecialist, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Interview eller forretningsprojekt
Jeg ser frem til at høre mere om denne mulighed.
Med venlig hilsen,
Lisa Longfellow
Freelancekonsulent
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Kundeservice
Lad mig endelig vide, hvis De har yderligere spørgsmål.
Tak for Deres tid,
Steven G. Thompson
Kundekontaktmedarbejder | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 lokalnr. 5
Fejl, der skal undgås
Nedenfor finder De nogle almindelige fejl, De bør kontrollere, før De trykker på send — og som kan skade Deres beskeds klarhed og konsistens (eller chancen for at få et svar)
Inkonsistent tone
Deres besked bør være formel og følge professionelle standarder for e-mailetikette fra start til slut.
Uformel jargon, tegnsætning eller emojis
Udelad slang og andre hverdagsagtige ord, tegnsætning (udråbstegn) og emojis, der får Deres besked til at lyde eller se uprofessionel ud.
At glemme at tilføje Deres navn eller titel
Afslut ikke uden at præsentere Dem selv endnu en gang.
At stave noget forkert — især Deres modtagers navn
Kør stavekontrol, og tjek så igen.
Ingen opfordring til handling
Er formålet med Deres e-mail klart? Afslut med en opfordring til handling, hvis De har brug for en opfølgning.
Sådan skriver De Deres professionelle e-mailafslutning
Deres e-mailafslutning kan efterlade et varigt indtryk, men om det er et godt eller dårligt indtryk, er op til Dem.
At lære, hvordan De formaterer en e-mail, og hvordan De afslutter en e-mail med en professionel e-mailafslutning, er en færdighed, De vil bruge dagligt i Deres forretningskommunikation, uanset branche. Uanset om De korresponderer med en intern kollega, søger et job eller taler med en højtstående embedsmand, vil disse professionelle e-mailafslutninger hjælpe Dem med at lukke Deres e-mail med tillid og præcision — og hjælpe Dem med at få den svar-e-mail, når De har mest brug for det.
