Cách kết thúc email trong giao tiếp công việc chuyên nghiệp có thể thay đổi đáng kể cách người nhận đón nhận thư.
Nói một cách đơn giản, phần ký tên email có thể quyết định sự thành bại của thư. Khi viết email chuyên nghiệp, sự tập trung nhiều nhất thường dành cho phần chào hỏi và nội dung email — nhưng cách kết thúc email, hay cách viết phần ký tên, cũng quan trọng không kém. Hãy coi đó là ấn tượng cuối cùng và lời kêu gọi hành động — cơ hội cuối cùng để nhấn mạnh mục tiêu một cách chính xác.
Bài viết này sẽ đề cập đến mọi chi tiết về cách kết thúc email một cách chuyên nghiệp, cùng với các ví dụ về những cách ký tên tốt nhất cho các trường hợp khác nhau, cũng như các mẹo về những lỗi cần tránh.
Tại sao phần ký tên email lại quan trọng
Lời kết, hay phần ký tên email, không chỉ đơn thuần là lời chào tạm biệt người nhận. Trong bối cảnh chuyên nghiệp, phần này có thể:
- Làm rõ thư
- Đặt ra kỳ vọng (Đang yêu cầu phản hồi tiếp theo? Hỏi về một cuộc họp? Có cần phản hồi nhanh không?)
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với đối tác
- Thiết lập môi trường chuyên nghiệp
Dù trong bất kỳ trường hợp nào, biết cách viết phần ký tên email trực tiếp và chuyên nghiệp là điều tối quan trọng trong mọi ngành nghề.
Cách kết thúc email một cách chuyên nghiệp: 5 điểm mấu chốt
Có vô số cách để kết thúc email, nhưng năm yếu tố sau đây phải luôn được đưa vào phần ký tên.
- Lời kêu gọi hành động ngắn gọn và rõ ràng, kèm theo ngày giờ, nếu có
- Sứ mệnh và mục tiêu cuối cùng của email là gì? Có thời hạn không?
- Cụm từ kết thúc chuyên nghiệp
- Cách nhanh chóng để chuyển tiếp từ thư cuối cùng
- Tên
- Luôn có họ và tên
- Công ty đang làm việc và chức danh
- Để nhận diện thương hiệu, và để người đọc biết cách xưng hô
- Thông tin liên hệ
- Email, điện thoại di động, số điện thoại công việc, thẻ mạng xã hội hoặc bất kỳ cách nào khác muốn được liên hệ
15 ví dụ về phần ký tên email chuyên nghiệp
Dưới đây là một số ví dụ về cách kết thúc email một cách chuyên nghiệp và duy trì giọng điệu phù hợp trong mọi tình huống.
Nhanh chóng và chuyên nghiệp
- Trân trọng
- Trân trọng kính thư
- Chúc mọi điều tốt đẹp
- Kính thư
- Cảm ơn / Cảm ơn vì đã dành thời gian
Lời kêu gọi hành động
- Hãy cho tôi biết nếu có bất kỳ câu hỏi nào
- Vui lòng phản hồi sớm nhất có thể
- Chờ chỉ dẫn
- Xin vui lòng cho ý kiến
- Rất mong nhận được phản hồi
Thân thiện nhưng chuyên nghiệp
- Hẹn gặp lại vào tuần tới
- Sớm trò chuyện lại
- Rất mong chờ cuộc trò chuyện
- Ý kiến thế nào?
- Hẹn gặp lại khi đó
Cách sử dụng phần ký tên trong email
Dưới đây là các ví dụ về cách định dạng phần ký tên email đúng cách trong các trường hợp khác nhau.
Thứ Hai tuần tới có tiện để trao đổi không?
Theo dõi
Trân trọng,
Jane Doe
Chuyên viên tài khoản, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Phỏng vấn hoặc liên doanh kinh doanh
Rất mong được tìm hiểu thêm về cơ hội này.
Trân trọng,
Lisa Longfellow
Tư vấn viên tự do
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Dịch vụ khách hàng
Vui lòng cho biết nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác.
Cảm ơn vì đã dành thời gian,
Steven G. Thompson
Đại diện Tiếp cận Khách hàng | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 số máy lẻ 5
Những sai lầm cần tránh
Dưới đây là một số lỗi phổ biến cần kiểm tra trước khi nhấn gửi — những lỗi có thể ảnh hưởng đến tính rõ ràng và nhất quán của thư (hoặc cơ hội nhận được thư trả lời)
Giọng điệu không nhất quán
Thư phải trang trọng và tuân theo các tiêu chuẩn phép lịch sự khi gửi email chuyên nghiệp từ đầu đến cuối.
Biệt ngữ thông thường, dấu câu hoặc biểu tượng cảm xúc
Lược bỏ tiếng lóng và các từ thông dụng khác, dấu câu (dấu chấm than), và biểu tượng cảm xúc khiến thư thiếu chuyên nghiệp.
Quên thêm tên hoặc chức danh
Đừng ký tên mà không giới thiệu lại bản thân.
Viết sai chính tả bất kỳ thứ gì — đặc biệt là tên của người nhận
Kiểm tra chính tả, rồi kiểm tra lại lần nữa.
Không có lời kêu gọi hành động
Mục đích của email có rõ ràng không? Hãy kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động nếu cần phản hồi tiếp theo.
Viết lời ký tên email chuyên nghiệp
Lời ký tên email có thể để lại ấn tượng lâu dài, nhưng ấn tượng đó tốt hay xấu là tùy thuộc vào người viết.
Biết cách định dạng email và cách kết thúc email bằng phần ký tên chuyên nghiệp là một kỹ năng sẽ được sử dụng hàng ngày trong giao tiếp công việc, bất kể ngành nghề nào. Dù đang trao đổi với đồng nghiệp nội bộ, ứng tuyển việc làm, hay trò chuyện với một quan chức cấp cao, những phần ký tên email chuyên nghiệp này sẽ giúp đóng email một cách tự tin và chính xác — đồng thời giúp nhận được email trả lời khi cần thiết nhất.
