Profesyonel iş iletişiminde bir e-postayı nasıl sonlandırdığınız, iletinizin alıcınız tarafından nasıl karşılanacağını önemli ölçüde değiştirebilir.
Basitçe söylemek gerekirse, e-posta kapanışınız iletinizin etkisini tamamen belirleyebilir. Profesyonel bir e-posta yazarken genellikle en çok e-posta selamlamasına ve gövdesine odaklanılır — ancak bir e-postayı nasıl sonlandırdığınız veya e-posta kapanışınızı nasıl yazdığınız da bir o kadar önemlidir. Bunu son izleniminiz ve eyleme çağrınız, yani amacınızı tam ve kesin bir şekilde vurgulamak için sahip olduğunuz son şans olarak değerlendirin.
Bu yazıda, farklı durumlar için bir e-postayı kapatmanın en iyi yollarına dair örneklerin yanı sıra kaçınılması gereken hatalara ilişkin ipuçlarıyla birlikte, bir e-postayı profesyonelce sonlandırmanın tüm inceliklerini ele alacağız.
E-posta kapanışınız neden önemlidir
Kapanış ifadeniz veya e-posta kapanışınız, alıcınıza veda etmekten çok daha fazlasıdır. Profesyonel bir bağlamda şunları sağlayabilir:
- İletinizi netleştirir
- Beklentileri belirler (Bir takip mi talep ediyorsunuz? Toplantı hakkında bilgi mi almak istiyorsunuz? Hızlı bir yanıt mı bekliyorsunuz?)
- Karşı tarafla daha güçlü bir ilişki kurmanızı sağlar
- Profesyonel bir ortam oluşturur
Senaryo ne olursa olsun, doğrudan ve profesyonel bir e-posta kapanışı yazmayı bilmek her sektörde büyük önem taşır.
Bir e-posta profesyonelce nasıl sonlandırılır: 5 önemli nokta
Bir e-postayı sonlandırmanın pek çok yolu vardır ancak bu beş unsur e-posta kapanışınızda her zaman yer almalıdır.
- Varsa tarih ve saatleri içeren, kısa ve net bir eyleme çağrı
- E-postanızın görevi ve nihai amacı nedir? Belirli bir teslim tarihi var mı?
- Profesyonel bir kapanış ifadesi
- Son iletinizden geçiş yapmanın hızlı bir yolu
- Adınız
- Her zaman adınız ve soyadınız
- Bağlı olduğunuz şirket ve unvanınız
- Marka bilinirliği ve okuyucunun size nasıl hitap edeceğini bilmesi için
- İletişim bilgileri
- E-posta, cep telefonu, iş hattınız, sosyal medya etiketleriniz veya size ulaşılmasını tercih ettiğiniz diğer yollar
15 profesyonel e-posta kapanış örneği
İşte her durumda doğru tonu koruyarak bir e-postayı profesyonelce sonlandırmanın birkaç örneği.
Hızlı ve profesyonel
- Saygılarımla
- En içten saygılarımla
- En iyi dileklerimle
- Saygılarımla
- Teşekkürler / Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim
Eyleme çağrı
- Sorularınız olursa lütfen bana bildirin
- Lütfen en kısa sürede yanıt veriniz
- Talimatlarınızı bekliyorum
- Bilgi vermenizi rica ederim
- Sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum
Samimi ama profesyonel
- Önümüzdeki hafta görüşmek üzere
- Yakında görüşmek üzere
- Görüşmemizi sabırsızlıkla bekliyorum
- Düşünceleriniz?
- O zaman görüşmek üzere
Bir e-postada kapanış ifadesi nasıl kullanılır
Aşağıda, farklı senaryolarda e-posta kapanışının nasıl doğru şekilde biçimlendirileceğine dair örnekler verilmiştir.
Görüşmek için önümüzdeki Pazartesi uygun mu?
Takip
Saygılarımla,
Jane Doe
Hesap Uzmanı, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Mülakat veya iş girişimi
Bu fırsat hakkında daha fazla bilgi edinmeyi sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımızla,
Lisa Longfellow
Serbest danışman
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Müşteri hizmetleri
Başka bir sorunuz olursa lütfen bana bildirin.
Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim,
Steven G. Thompson
Müşteri İlişkileri Temsilcisi | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 dâhili 5
Kaçınılması gereken hatalar
Aşağıda, gönder düğmesine basmadan önce kontrol etmeniz gereken — ve iletinizin netliğine ve tutarlılığına (veya yanıt alma şansınıza) zarar verebilecek bazı yaygın hataları bulabilirsiniz
Tutarsız üslup
İletiniz resmi olmalı ve başından sonuna kadar profesyonel e-posta görgü kuralları standartlarına uymalıdır.
Samimi jargon, noktalama işaretleri veya emojiler
İletinizin profesyonellikten uzak görünmesine veya duyulmasına neden olan argo ve diğer yaygın kelimeleri, noktalama işaretlerini (ünlem işaretlerini) ve emojileri kullanmaktan kaçının.
Adınızı veya unvanınızı eklemeyi unutmak
Kendinizi bir kez daha tanıtmadan e-postayı sonlandırmayın.
Herhangi bir şeyi — özellikle de alıcının adını — yanlış yazmak
Yazım denetimi yapın, ardından tekrar kontrol edin.
Harekete geçirici mesajın olmaması
E-postanızın amacı açık mı? Takip gerekiyorsa harekete geçirici bir mesajla sonlandırın.
Profesyonel e-posta kapanışınızı yazma
E-posta kapanışınız kalıcı bir izlenim bırakabilir ancak bunun iyi mi yoksa kötü mü olacağı size bağlıdır.
Hangi sektörde olursanız olun, bir e-postayı nasıl biçimlendireceğinizi ve bir e-postayı profesyonel bir e-posta kapanışıyla nasıl sonlandıracağınızı öğrenmek, iş iletişimlerinizde her gün kullanacağınız bir beceridir. İster şirket içindeki bir meslektaşınızla yazışıyor, ister bir işe başvuruyor veya üst düzey bir yetkiliyle konuşuyor olun, bu profesyonel e-posta kapanışları e-postanızı güvenle ve net bir şekilde kapatmanıza yardımcı olacak — ve en çok ihtiyaç duyduğunuz anda o yanıt e-postasını almanıza yardımcı olacaktır.
