To, jak kończysz wiadomość w profesjonalnej komunikacji biznesowej, może znacząco wpłynąć na to, jak odbiorcy przyjmą Twoją wiadomość.
Krótko mówiąc, zakończenie wiadomości może mieć decydujący wpływ na jej odbiór. Podczas pisania profesjonalnej wiadomości uwaga zazwyczaj skupia się na powitaniu i głównej treści — ale to, jak kończysz wiadomość lub jak wygląda jej podpis, jest równie ważne. Potraktuj to jako swoje ostatnie wrażenie i wezwanie do działania – ostatnią szansę na precyzyjne przekazanie swojego celu.
W tym artykule omówimy wszystkie tajniki profesjonalnego kończenia wiadomości, przedstawimy przykłady najlepszych sposobów na podpisanie wiadomości w różnych okolicznościach, a także wskazówki dotyczące błędów, których należy unikać.
Dlaczego podpis wiadomości jest ważny
Twoje zakończenie, czyli podpis wiadomości, to coś więcej niż tylko pożegnanie się z odbiorcą. W profesjonalnym kontekście może ono:
- Wyjaśnić Twoją wiadomość
- Określić oczekiwania (Czy prosisz o informacje zwrotne? Pytasz o spotkanie? Czy wymagasz szybkiej odpowiedzi?)
- Zbudować silniejszą relację z drugą osobą
- Zapewnić profesjonalne otoczenie
Bez względu na sytuację, wiedza o tym, jak napisać bezpośredni i profesjonalny podpis wiadomości, jest kluczowa w każdej branży.
Jak profesjonalnie kończyć wiadomości: 5 kluczowych punktów
Istnieje niezliczona ilość sposobów na zakończenie wiadomości, ale te pięć elementów zawsze powinno znaleźć się w Twoim podpisie.
- Zwięzłe i wyraźne wezwanie do działania, z datami i godzinami, jeśli dotyczy
- Jaka jest misja i ostateczny cel Twojej wiadomości? Czy jest termin realizacji?
- Profesjonalna fraza kończąca
- Szybki sposób na przejście od Twojej końcowej wiadomości
- Twoje imię i nazwisko
- Imię i nazwisko, zawsze
- Firma, z którą jesteś powiązany, oraz Twoje stanowisko
- Dla rozpoznawalności marki oraz aby odbiorca wiedział, jak się do Ciebie zwracać
- Dane kontaktowe
- Wiadomość, telefon komórkowy, numer służbowy, tagi w mediach społecznościowych lub w jakikolwiek inny sposób, w jaki wolisz być osiągalny
15 przykładów profesjonalnego podpisu wiadomości
Oto kilka przykładów, jak profesjonalnie zakończyć wiadomość i utrzymać odpowiedni ton w każdej sytuacji.
Szybko i profesjonalnie
- Z poważaniem
- Łączę wyrazy szacunku
- Pozdrawiam
- Z wyrazami szacunku
- Dziękuję / Dziękuję za Twój czas
Wezwanie do działania
- Daj znać, jeśli masz jakieś pytania
- Proszę o odpowiedź w możliwie najszybszym terminie
- Czekam na Twoje wytyczne
- Proszę o informację
- Czekam na wiadomość od Ciebie
Przyjaźnie, lecz profesjonalnie
- Do usłyszenia w przyszłym tygodniu
- Do usłyszenia
- Czekam na naszą rozmowę
- Jakieś przemyślenia?
- Do zobaczenia
Jak używać podpisu w wiadomości
Poniżej znajdują się przykłady prawidłowego formatowania podpisu wiadomości w różnych scenariuszach.
Czy pasuje Ci przyszły poniedziałek na spotkanie?
Kontynuacja
Z wyrazami szacunku,
Jane Doe
Specjalista ds. konta, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Rozmowa kwalifikacyjna lub przedsięwzięcie biznesowe
Z niecierpliwością czekam na więcej informacji o tej możliwości.
Z pozdrowieniami,
Lisa Longfellow
Niezależna konsultantka
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Obsługa klienta
W razie jakichkolwiek pytań, daj mi znać.
Dziękuję za Twój czas,
Steven G. Thompson
Specjalista ds. kontaktu z klientem | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 wew. 5
Błędy, których należy unikać
Poniżej znajdziesz kilka typowych błędów, które warto sprawdzić przed kliknięciem wyślij — a które mogą zaszkodzić jasności i spójności Twojej wiadomości (lub szansie na uzyskanie odpowiedzi)
Niespójny ton
Twoja wiadomość powinna być formalna i przestrzegać profesjonalnych zasad email etykiety od początku do końca.
Swobodny żargon, interpunkcja lub emoji
Pomiń slang i inne potoczne słowa, znaki interpunkcyjne (wykrzykniki) oraz emoji, które sprawiają, że Twoja wiadomość brzmi lub wygląda nieprofesjonalnie.
Zapomnienie o dodaniu swojego imienia lub tytułu
Nie kończ wiadomości bez ponownego przedstawienia się.
Błędy w pisowni — zwłaszcza w imieniu odbiorcy
Sprawdź pisownię, a potem sprawdź ją jeszcze raz.
Brak wezwania do działania
Czy cel Twojej wiadomości jest jasny? Jeśli oczekujesz odpowiedzi, zakończ ją wezwaniem do działania.
Pisanie profesjonalnego zakończenia wiadomości
Zakończenie wiadomości może pozostawić trwałe wrażenie, ale to od Ciebie zależy, czy będzie ono dobre, czy złe.
Nauka tego, jak formatować wiadomość i jak ją kończyć profesjonalnym zwrotem, to umiejętność, którą będziesz wykorzystywać codziennie w komunikacji biznesowej, niezależnie od branży. Niezależnie od tego, czy korespondujesz ze współpracownikiem w firmie, aplikujesz o pracę czy rozmawiasz z urzędnikiem wysokiego szczebla, te profesjonalne zakończenia wiadomości pomogą Ci zamknąć wiadomość z pewnością siebie i precyzją — oraz pomogą Ci uzyskać odpowiedź, gdy najbardziej tego potrzebujesz.
