A forma como termina um e-mail em comunicações profissionais pode alterar significativamente a forma como a sua mensagem é recebida pelo seu público.
Simplificando, a assinatura do seu e-mail pode ditar o sucesso ou o fracasso da sua mensagem. Ao escrever um e-mail profissional, a maior parte da atenção costuma concentrar-se na saudação e no corpo do e-mail — mas a forma como termina um e-mail, ou como escreve a sua assinatura, é igualmente importante. Considere-a a sua impressão final e a sua chamada à ação — a última oportunidade que tem para transmitir o seu objetivo com precisão.
Neste artigo, abordaremos todos os pormenores sobre como terminar um e-mail de forma profissional, com exemplos das melhores formas de assinar um e-mail em diferentes circunstâncias, bem como dicas sobre erros a evitar.
Porque é que a assinatura do seu e-mail é importante
A sua declaração de encerramento, ou assinatura de e-mail, é mais do que uma simples despedida do seu público. Num contexto profissional, esta pode:
- Clarificar a sua mensagem
- Definir expectativas (Está a pedir um acompanhamento? A indagar sobre uma reunião? Necessita de uma resposta rápida?)
- Construir uma relação mais forte com a outra pessoa
- Estabelecer um ambiente profissional
Independentemente do cenário, saber escrever uma assinatura de e-mail direta e profissional é crucial em qualquer setor.
Como terminar um e-mail de forma profissional: 5 pontos-chave
Existe uma infinidade de formas de terminar um e-mail, mas estes cinco elementos devem estar sempre incluídos na sua assinatura de e-mail.
- Uma chamada à ação sucinta e clara, com datas e horas, se aplicável
- Qual é a missão e o objetivo final do seu e-mail? Existe um prazo?
- Uma frase de encerramento profissional
- Uma forma rápida de fazer a transição da sua mensagem final
- O seu nome
- Primeiro e último nome, sempre
- A empresa à qual está associado e o seu cargo
- Para reconhecimento da marca e para que o seu leitor saiba como se lhe dirigir
- Informações de contacto
- E-mail, telemóvel, linha profissional, etiquetas de redes sociais ou qualquer outra forma pela qual prefira ser contactado
15 exemplos de assinaturas de e-mail profissionais
Aqui estão alguns exemplos de como terminar um e-mail de forma profissional e manter o tom adequado em qualquer situação.
Rápido e profissional
- Cumprimentos
- Melhores cumprimentos
- Atentamente
- Respeitosamente
- Agradeço / Obrigado pelo seu tempo
Chamada à ação
- Informe-me se tiver alguma dúvida
- Por favor, responda assim que lhe for conveniente
- Fico a aguardar as suas instruções
- Agradeço que me informe
- Fico a aguardar notícias suas
Amigável mas profissional
- Até à próxima semana
- Falamos em breve
- Fico a aguardar a nossa conversa
- O que acha?
- Até lá
Como utilizar uma assinatura num e-mail
Abaixo estão alguns exemplos de como formatar corretamente uma assinatura de e-mail em diferentes cenários.
A próxima segunda-feira serve para entrarmos em contacto?
Acompanhamento
Respeitosamente,
Jane Doe
Especialista de conta, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Entrevista ou projeto de negócio
Aguardo com expectativa saber mais sobre esta oportunidade.
Com os melhores cumprimentos,
Lisa Longfellow
Consultora freelancer
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Serviço de apoio ao cliente
Por favor, informe-me se tiver mais alguma questão.
Agradeço o seu tempo,
Steven G. Thompson
Agente de Apoio ao Cliente | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 ext. 5
Erros a evitar
Abaixo, encontrará alguns erros comuns a verificar antes de enviar — e que podem prejudicar a clareza e a consistência da sua mensagem (ou a oportunidade de obter uma resposta)
Tom inconsistente
A sua mensagem deve ser formal e seguir as normas profissionais de etiqueta de e-mail do início ao fim.
Jargão informal, pontuação ou emojis
Omita calão e outras palavras comuns, pontuação (pontos de exclamação) e emojis que façam a sua mensagem parecer pouco profissional.
Esquecer-se de adicionar o seu nome ou cargo
Não conclua o e-mail sem se apresentar mais uma vez.
Escrever algo incorretamente — especialmente o nome do seu destinatário
Verifique a ortografia e, depois, verifique novamente.
Sem apelo à ação
O objetivo do seu e-mail está claro? Termine com um apelo à ação se necessitar de um acompanhamento.
Escrever a despedida do seu e-mail profissional
A despedida do seu e-mail pode deixar uma impressão duradoura, mas se será uma boa ou má impressão só depende de si.
Aprender a formatar um e-mail e como terminar um e-mail com uma despedida profissional é uma competência que utilizará diariamente nas suas comunicações profissionais, independentemente do setor. Quer esteja a corresponder-se com um colega interno, a candidatar-se a um emprego ou a falar com um cargo de alta patente, estas despedidas profissionais de e-mail vão ajudá-lo a fechar o seu e-mail com confiança e precisão — e a obter essa resposta por e-mail quando mais precisar.
