То, как вы завершаете электронное письмо в деловой переписке, может существенно повлиять на то, как ваше сообщение будет воспринято получателем.
Проще говоря, подпись в конце электронного письма может как улучшить ваше сообщение, так и испортить его. При написании делового письма основное внимание обычно уделяется приветствию и тексту — но то, как вы заканчиваете письмо или оформляете подпись, не менее важно. Считайте это своим последним штрихом и призывом к действию — последней возможностью точно донести свою цель.
В этой статье мы подробно разберем, как профессионально закончить электронное письмо, приведем примеры лучших вариантов подписи для разных ситуаций, а также дадим советы о том, каких ошибок следует избегать.
Почему важна подпись в электронном письме
Заключительная фраза, или подпись в электронном письме, — это не просто прощание с адресатом. В деловом общении она позволяет:
- Прояснить ваше сообщение
- Обозначить ожидания (ждете ли вы последующих действий? интересуетесь ли возможностью встречи? требуется ли быстрый ответ?)
- Укрепить отношения с собеседником
- Задать профессиональный тон общения
Независимо от ситуации, умение составить лаконичную и профессиональную подпись к электронному письму имеет решающее значение в любой сфере деятельности.
Как профессионально закончить электронное письмо: 5 ключевых моментов
Существует множество способов закончить электронное письмо, но эти пять элементов обязательно должны присутствовать в вашей подписи.
- Лаконичный и четкий призыв к действию, с указанием дат и времени, если применимо
- Каковы цель и задача вашего электронного письма? Установлен ли срок выполнения?
- Профессиональная заключительная фраза
- Быстрый переход от вашего заключительного сообщения
- Ваше имя
- Имя и фамилия — обязательно
- Название компании, в которой вы работаете, и ваша должность
- Для узнаваемости бренда и для того, чтобы ваш читатель знал, как к вам обращаться
- Контактная информация
- Электронная почта, мобильный телефон, рабочий номер, аккаунты в социальных сетях или любой другой удобный для вас способ связи
15 примеров профессиональной подписи для электронных писем
Вот несколько примеров того, как профессионально закончить электронное письмо и сохранить правильный тон в любой ситуации.
Быстро и профессионально
- С уважением
- С наилучшими пожеланиями
- Всего доброго
- С глубоким уважением
- Спасибо / Благодарю за уделенное время
Призыв к действию
- Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы
- Пожалуйста, ответьте при первой возможности
- Жду ваших указаний
- Жду ваших рекомендаций
- С нетерпением жду вашего ответа
Дружелюбно, но профессионально
- До следующей недели
- До связи
- Жду нашей беседы
- Что вы думаете?
- До встречи
Как использовать подпись в электронном письме
Ниже приведены примеры правильного оформления подписи в электронном письме для различных ситуаций.
Удобно ли вам будет связаться в следующий понедельник?
Напоминание
С уважением,
Джейн Доу
Специалист по работе с клиентами, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Собеседование или деловое предложение
Я с нетерпением жду возможности узнать больше об этом предложении.
С наилучшими пожеланиями,
Лиза Лонгфелло
Независимый консультант
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Служба поддержки клиентов
Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы.
Благодарю вас за уделенное время,
Стивен Г. Томпсон
Специалист по работе с клиентами | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555, доб. 5
Ошибки, которых следует избегать
Ниже вы найдете распространенные ошибки, которые стоит проверить перед тем, как нажать «Отправить» — они могут нарушить ясность и последовательность вашего сообщения (или снизить шансы получить ответ)
Непоследовательный тон
Ваше сообщение должно быть официальным и от начала до конца соответствовать профессиональным стандартам этикета электронной почты.
Разговорный жаргон, знаки препинания или эмодзи
Избегайте сленга и других разговорных слов, знаков препинания (восклицательных знаков) и эмодзи, из-за которых ваше сообщение может звучать или выглядеть непрофессионально.
Если вы забыли указать свое имя или должность
Не заканчивайте письмо, не представившись еще раз.
Ошибки в написании слов — особенно в имени получателя
Проверьте орфографию, а затем проверьте ее еще раз.
Отсутствие призыва к действию
Понятна ли цель вашего электронного письма? Завершите его призывом к действию, если вам нужен ответ.
Как профессионально завершить электронное письмо
То, как вы завершаете электронное письмо, может оставить неизгладимое впечатление, но будет ли оно хорошим или плохим — решать вам.
Умение оформлять электронное письмо и правильно завершать его — это навык, который вы будете использовать ежедневно в деловом общении независимо от отрасли. Переписываетесь ли вы с коллегой внутри компании, устраиваетесь на работу или общаетесь с высокопоставленным лицом, эти профессиональные варианты концовки письма помогут вам уверенно и точно завершить ваше электронное письмо — и помогут получить ответное письмо, когда оно нужно вам больше всего.
