Hur du avslutar ett e-postmeddelande i professionell affärskommunikation kan ha stor betydelse för hur ditt meddelande tas emot av dina mottagare.
Enkelt uttryckt kan din e-postsignatur vara avgörande för ditt meddelande. När du skriver ett professionellt e-postmeddelande läggs den mesta uppmärksamheten vanligtvis på hälsningen och brödtexten – men hur du avslutar ett e-postmeddelande, eller skriver din e-postsignatur, är precis lika viktigt. Se det som ditt sista intryck och din uppmaning till handling – den sista chansen du har att nå ända fram med ditt mål med precision.
I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om hur du avslutar ett e-postmeddelande professionellt, med exempel på de bästa sätten att avsluta ett e-postmeddelande i olika situationer, samt tips på misstag att undvika.
Varför din e-postsignatur är viktig
Din avslutande kommentar, eller e-postsignatur, är mer än att bara säga hejdå till din mottagare. I ett professionellt sammanhang kan den:
- Förtydliga ditt meddelande
- Ställa in förväntningar (ber du om en uppföljning? Frågar du om ett möte? Kräver du ett snabbt svar?)
- Bygga en starkare relation med den andra personen
- Skapa en professionell miljö
Oavsett scenario är det avgörande i alla branscher att veta hur man skriver en direkt och professionell e-postsignatur.
Hur du avslutar ett e-postmeddelande professionellt: 5 nyckelpunkter
Det finns en mängd olika sätt att avsluta ett e-postmeddelande, men dessa fem delar bör alltid ingå i din e-postsignatur.
- En kortfattad och tydlig uppmaning till handling, med datum och tider om tillämpligt
- Vad är syftet och det slutgiltiga målet med ditt e-postmeddelande? Finns det ett förfallodatum?
- En professionell avslutningsfras
- Ett snabbt sätt att gå vidare från ditt sista meddelande
- Ditt namn
- För- och efternamn, alltid
- Företaget du är ansluten till och din titel
- För varumärkeskännedom, och så att din läsare vet hur du vill bli tilltalad
- Kontaktinformation
- E-post, mobiltelefon, ditt arbetsnummer, taggar i sociala medier eller vilket sätt du än föredrar att bli kontaktad på
15 exempel på professionella e-postsignaturer
Här är några exempel på hur du avslutar ett e-postmeddelande professionellt och behåller rätt ton i alla situationer.
Snabbt och professionellt
- Hälsningar
- Vänliga hälsningar
- Allt gott
- Högaktningsfullt
- Tack / Tack för din tid
Uppmaning till handling
- Hör av dig om du har några frågor
- Vänligen svara så snart det passar dig
- Väntar på dina instruktioner
- Vänligen ge besked
- Ser fram emot att höra från dig
Vänligt men professionellt
- Tills nästa vecka
- Vi hörs snart
- Ser fram emot vårt samtal
- Några tankar?
- Vi ses då
Hur man använder en signatur i ett e-postmeddelande
Nedan finns exempel på hur du formaterar en e-postsignatur på rätt sätt i olika scenarier.
Fungerar nästa måndag för att stämma av?
Uppföljning
Högaktningsfullt,
Jane Doe
Kontospecialist, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Intervju eller affärsverksamhet
Jag ser fram emot att höra mer om denna möjlighet.
Med vänliga hälsningar,
Lisa Longfellow
Frilanskonsult
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Kundtjänst
Hör gärna av dig om du har några ytterligare frågor.
Tack för din tid,
Steven G. Thompson
Kundkontaktagent | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.webb | (555) 555-5555 anknytn. 5
Misstag att undvika
Nedan hittar du några vanliga fel att leta efter innan du trycker på skicka — och som kan försämra tydligheten och konsekvensen i ditt meddelande (eller chansen att få svar)
Inkonsekvent ton
Ditt meddelande bör vara formellt och följa professionell e-post etikett från början till slut.
Vardaglig jargong, skiljetecken eller emojis
Uteslut slang och andra vardagliga ord, skiljetecken (utropstecken) och emojis som får ditt meddelande att låta eller se oprofessionellt ut.
Att glömma att lägga till ditt namn eller din titel
Avsluta inte utan att presentera dig själv en gång till.
Att stava något fel — särskilt din mottagares namn
Stavningskontrollera, och kontrollera sedan igen.
Ingen uppmaning till handling
Är syftet med din e-post tydligt? Avsluta med en uppmaning till handling om du behöver en uppföljning.
Att skriva din professionella e-postavslutning
Din e-postavslutning kan lämna ett varaktigt intryck, men om det är ett bra eller dåligt intryck är upp till dig.
Att lära dig hur du formaterar ett e-postmeddelande och hur du avslutar ett e-postmeddelande med en professionell avslutning är en färdighet som du kommer att använda dagligen i din affärskommunikation, oavsett bransch. Oavsett om du korresponderar med en kollega internt, söker ett jobb eller pratar med en högt uppsatt person, kommer dessa professionella e-postavslutningar att hjälpa dig att avsluta ditt e-postmeddelande med tillförsikt och precision — och hjälpa dig att få det där svaret när du behöver det som mest.
