Modul în care încheiați un e-mail în comunicarea profesională de afaceri poate influența semnificativ modul în care mesajul dvs. este primit de public.
Mai simplu spus, formula de încheiere a e-mailului poate asigura succesul sau eșecul unui mesaj. Atunci când scrieți un e-mail profesional, cea mai mare atenție este acordată de obicei formulei de salut și corpului e-mailului — dar modul în care încheiați un e-mail sau formula de încheiere pe care o folosiți este la fel de important. Considerați-o ca fiind ultima impresie și apelul dvs. la acțiune — ultima șansă pe care o aveți de a vă evidenția obiectivul cu precizie.
În acest articol, vom aborda toate detaliile despre cum să încheiați un e-mail în mod profesional, cu exemple de bune practici pentru formulele de încheiere în diferite circumstanțe, precum și sfaturi despre greșelile de evitat.
De ce este importantă formula de încheiere a e-mailului dvs.
Declarația de încheiere, sau formula de încheiere a e-mailului, este mai mult decât un simplu la revedere adresat publicului dvs. Într-un context profesional, aceasta poate să:
- Să vă clarifice mesajul
- Să stabilească așteptări (Solicitați o urmare? Întrebați despre o întâlnire? Aveți nevoie de un răspuns rapid?)
- Să construiască o relație mai puternică cu cealaltă persoană
- Să creeze un cadru profesional
Indiferent de scenariu, abilitatea de a redacta o formulă de încheiere directă și profesională pentru e-mail este crucială în orice industrie.
Cum să încheiați un e-mail în mod profesional: 5 puncte cheie
Există o multitudine de moduri de a încheia un e-mail, dar aceste cinci elemente ar trebui să fie întotdeauna incluse în formula dvs. de încheiere.
- Un îndemn la acțiune clar și succint, cu date și ore, dacă este cazul
- Care este scopul și obiectivul final al e-mailului dvs.? Există un termen limită?
- O formulă de încheiere profesională
- O modalitate rapidă de tranziție de la ultimul dvs. mesaj
- Numele dvs.
- Prenumele și numele, întotdeauna
- Compania de care aparțineți și funcția dvs.
- Pentru recunoașterea mărcii și pentru ca cititorul să știe cum să vi se adreseze
- Informații de contact
- E-mail, telefon mobil, numărul dvs. de la birou, conturile de pe rețelele sociale sau orice alt mod în care preferați să fiți contactat(ă)
15 exemple de formule de încheiere profesionale pentru e-mail
Iată câteva exemple despre cum să încheiați un e-mail în mod profesional și să mențineți tonul potrivit în orice situație.
Rapid și profesional
- Cu stimă
- Cu deosebită stimă
- Numai bine
- Cu respect
- Vă mulțumesc / Vă mulțumesc pentru timpul acordat
Apel la acțiune
- Anunțați-mă dacă aveți întrebări
- Vă rog să răspundeți cât mai curând posibil
- Aștept instrucțiunile dvs.
- Vă rog să mă îndrumați
- Aștept cu interes să ne auzim
Prietenos, dar profesional
- Pe săptămâna viitoare
- Pe curând
- Aștept cu nerăbdare discuția noastră
- Ce părere aveți?
- Ne vedem atunci
Cum să folosiți o formulă de încheiere într-un e-mail
Mai jos sunt prezentate exemple de formatare corectă a formulei de încheiere a e-mailului în diferite scenarii.
Lunea viitoare ar fi potrivită pentru a discuta?
Revenire
Cu respect,
Jane Doe
Specialist de cont, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Interviu sau oportunitate de afaceri
Aștept cu nerăbdare să aflu mai multe detalii despre această oportunitate.
Cu stimă,
Lisa Longfellow
Consultant independent
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Serviciul clienți
Vă rog să mă anunțați dacă aveți și alte întrebări.
Vă mulțumesc pentru timpul acordat,
Steven G. Thompson
Agent de asistență clienți | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 int. 5
Greșeli de evitat
Mai jos, veți găsi câteva erori comune pe care să le verificați înainte de a apăsa pe trimitere — și care ar putea afecta claritatea și consecvența mesajului dvs. (sau șansa de a primi un răspuns)
Ton neconsecvent
Mesajul dvs. ar trebui să fie formal și să respecte standardele profesionale de etichetă de e-mail de la început până la sfârșit.
Jargon informal, punctuație sau emoji-uri
Omiteți argoul și alte cuvinte comune, punctuația (semnele de exclamare) și emoji-urile care fac ca mesajul dvs. să pară sau să sune neprofesionist.
Omiterea numelui sau a funcției dvs.
Nu încheiați mesajul fără a vă prezenta încă o dată.
Scrierea greșită a oricărui cuvânt — în special a numelui destinatarului dvs.
Verificați ortografia, apoi verificați din nou.
Lipsa unui îndemn la acțiune
Este clar scopul e-mailului dvs.? Încheiați cu un îndemn la acțiune dacă aveți nevoie de o urmare.
Redactarea unei încheieri profesionale pentru e-mailul dvs.
Modul în care încheiați un e-mail poate lăsa o impresie de durată, dar depinde de dvs. dacă această impresie este una bună sau rea.
A învăța cum să formatați un e-mail și cum să-l încheiați cu o formulă de încheiere profesională este o abilitate pe care o veți folosi zilnic în comunicarea de afaceri, indiferent de domeniu. Fie că corespondați cu un coleg din cadrul companiei, că aplicați pentru un loc de muncă sau că discutați cu un oficial de rang înalt, aceste formule profesionale de încheiere a e-mailului vă vor ajuta să vă încheiați e-mailul cu încredere și precizie — și vă vor ajuta să obțineți acel e-mail de răspuns atunci când aveți cea mai mare nevoie.
