Cara mengakhiri email dalam komunikasi bisnis profesional dapat secara signifikan mengubah cara pesan diterima oleh audiens.
Singkatnya, penutup email dapat menentukan keberhasilan pesan. Saat menulis email profesional, sebagian besar perhatian biasanya terfokus pada salam pembuka dan isi email — tetapi cara mengakhiri email, atau menulis penutup email, sama pentingnya. Anggap ini sebagai kesan terakhir dan ajakan bertindak — kesempatan terakhir untuk menyampaikan tujuan dengan tepat.
Dalam artikel ini, akan dibahas seluk-beluk cara mengakhiri email secara profesional, disertai contoh cara terbaik untuk menutup email dalam berbagai situasi, serta tips tentang kesalahan yang harus dihindari.
Mengapa penutup email itu penting
Pernyataan penutup, atau penutup email, lebih dari sekadar mengucapkan selamat tinggal kepada audiens. Dalam konteks profesional, hal itu dapat:
- Memperjelas pesan
- Menetapkan ekspektasi (Apakah meminta tindak lanjut? Menanyakan tentang pertemuan? Apakah memerlukan respons cepat?)
- Membangun hubungan yang lebih kuat dengan orang lain
- Menciptakan lingkungan yang profesional
Apa pun skenarionya, mengetahui cara menulis penutup email yang langsung dan profesional sangat penting di industri apa pun.
Cara mengakhiri email secara profesional: 5 poin utama
Ada banyak cara untuk mengakhiri email, tetapi kelima elemen ini harus selalu disertakan dalam penutup email.
- Ajakan bertindak yang ringkas dan jelas, disertai tanggal dan waktu, jika berlaku
- Apa misi dan tujuan akhir dari email? Apakah ada batas waktu?
- Frasa penutup profesional
- Cara cepat untuk bertransisi dari pesan terakhir
- Nama
- Nama depan dan belakang, selalu
- Perusahaan tempat bernaung dan jabatan
- Untuk pengenalan merek, dan agar pembaca tahu cara menyapa Anda
- Informasi kontak
- Email, ponsel, nomor telepon bisnis, tanda media sosial, atau cara apa pun yang lebih disukai untuk dihubungi
15 contoh penutup email profesional
Berikut adalah beberapa contoh cara mengakhiri email secara profesional dan menjaga nada bicara yang tepat dalam situasi apa pun.
Cepat dan profesional
- Salam
- Salam hormat
- Salam hangat
- Dengan hormat
- Terima kasih / Terima kasih atas waktu Anda
Ajakan bertindak
- Beri tahu jika ada pertanyaan
- Harap tanggapi sesegera mungkin
- Menunggu instruksi selanjutnya
- Mohon saran
- Menanti kabar selanjutnya
Ramah namun profesional
- Sampai minggu depan
- Sampai jumpa lagi
- Menantikan obrolan kita
- Bagaimana pendapat Anda?
- Sampai jumpa nanti
Cara menggunakan penutup dalam email
Berikut adalah contoh cara memformat penutup email dengan benar dalam berbagai skenario.
Apakah hari Senin depan bisa untuk berdiskusi?
Tindak lanjut
Hormat saya,
Jane Doe
Spesialis akun, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Wawancara atau usaha bisnis
Menantikan kabar lebih lanjut tentang peluang ini.
Salam hormat,
Lisa Longfellow
Konsultan lepas
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Layanan pelanggan
Harap beri tahu jika ada pertanyaan lebih lanjut.
Terima kasih atas waktu Anda,
Steven G. Thompson
Agen Hubungan Pelanggan | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 ekst. 5
Kesalahan yang harus dihindari
Di bawah ini, terdapat beberapa kesalahan umum yang perlu diperiksa sebelum menekan tombol kirim — yang dapat merusak kejelasan dan konsistensi pesan (atau kesempatan untuk mendapatkan balasan)
Nada bicara yang tidak konsisten
Pesan harus formal dan mengikuti standar etika email profesional dari awal hingga akhir.
Jargon santai, tanda baca, atau emoji
Hindari bahasa gaul dan kata-kata umum lainnya, tanda baca (tanda seru), serta emoji yang membuat pesan terdengar atau terlihat tidak profesional.
Lupa menambahkan nama atau jabatan
Jangan mengakhiri email tanpa memperkenalkan diri sekali lagi.
Salah mengeja apa pun — terutama nama penerima
Periksa ejaan, lalu periksa kembali.
Tidak ada ajakan bertindak
Apakah tujuan email sudah jelas? Akhiri dengan ajakan bertindak jika memerlukan tindak lanjut.
Menulis penutup email profesional
Penutup email dapat memberikan kesan yang mendalam, tetapi baik atau buruknya kesan tersebut bergantung pada Anda.
Mempelajari cara memformat email dan mengakhiri email dengan penutup email profesional adalah keterampilan yang akan digunakan sehari-hari dalam komunikasi bisnis, apa pun industrinya. Baik saat berkorespondensi dengan rekan kerja internal, melamar pekerjaan, atau berbicara dengan pejabat tinggi, penutup email profesional ini akan membantu menutup email dengan percaya diri dan tepat — serta membantu mendapatkan email balasan tersebut saat paling dibutuhkan.
