在專業商務溝通中，您如何撰寫電子郵件的結尾，會顯著影響收件者對您訊息的感受。
簡單來說，電子郵件的結尾簽名能決定訊息的成敗。在撰寫專業電子郵件時，大家的注意力通常都集中在郵件問候語和內文 — 但如何結束一封電子郵件，或如何撰寫電子郵件結尾簽名也同樣重要。請將其視為您的最終印象和行動呼籲 — 這是您精準傳達目標的最後機會。
在本文中，我們將全面介紹如何以專業方式撰寫電子郵件結尾，並提供適用於不同情況的最佳電子郵件結尾簽名範例，以及應避免的錯誤提示。
為什麼電子郵件結尾簽名如此重要
您的結尾用語或電子郵件結尾簽名，不僅僅是向收件者道別。在專業情境中，它可以：
- 闡明您的訊息
- 明確預期（您是否要求後續跟進？詢問會議？是否需要快速回覆？）
- 與對方建立更穩固的關係
- 營造專業的氛圍
無論在何種情況下，在任何行業中，懂得如何撰寫簡潔且專業的電子郵件結尾簽名都至關重要。
如何專業地撰寫電子郵件結尾：5 個關鍵要點
結束電子郵件的方式有很多種，但在電子郵件結尾簽名中應始終包含這五個元素。
- 簡潔明確的行動呼籲（如適用，請附上日期與時間）
- 您電子郵件的任務和最終目標是什麼？是否有截止日期？
- 專業的結尾用語
- 從最終訊息快速過渡的方式
- 您的姓名
- 名字與姓氏，缺一不可
- 您所屬的公司以及您的職稱
- 用於品牌識別，並讓讀者知道如何稱呼您
- 聯絡資訊
- 電子郵件、手機、公司電話、社群媒體標籤，或任何您希望被聯絡的方式
15 個專業電子郵件結尾簽名範例
以下是幾個如何專業地撰寫電子郵件結尾，並在任何情況下保持適當語氣的範例。
簡短且專業
- Regards (祝好)
- Best regards (致上誠摯的問候)
- Best (祝好)
- Respectfully (敬啟)
- Thank you / Thank you for your time (謝謝您 / 感謝您撥冗)
行動呼籲
- 如有任何問題，請隨時與我聯絡
- 請在您方便時儘速回覆
- 靜候您的指示
- 請指教
- 期待您的回覆
親切且專業
- 下週見
- 稍後再聊
- 期待與您相談
- 您的看法如何？
- 屆時見
如何在電子郵件中使用結尾簽名
以下是在不同情境下如何正確格式化電子郵件結尾簽名的範例。
下週一方便聯絡碰面嗎？
跟進
敬上，
Jane Doe
帳戶專員，Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
面試或商業合作
我非常期待能進一步了解這個機會。
如果您有任何問題，請告訴我。期待很快能再次合作。
Lisa Longfellow
自由接案顧問
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
客戶服務
如果您有任何其他問題，請隨時與我聯絡。
感謝您的寶貴時間，
Steven G. Thompson
客戶推廣專員 | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 分機 5
應避免的錯誤
在您點擊傳送之前，請參考以下需要檢查的常見錯誤 — 這些錯誤可能會影響訊息的清晰度與連貫性（或收到回覆的機會）
語氣不一致
您的訊息從頭到尾都應該保持正式，並遵循專業的 電子郵件 禮儀 標準。
非正式的行話、標點符號或表情符號
請省略俚語和其他普通字詞、標點符號（驚嘆號） 以及會讓您的訊息顯得不夠專業的表情符號。
忘記加上您的姓名或職稱
請勿在未再次自我介紹的情況下結束信件。
拼錯字 — 特別是收件者的姓名
進行拼字檢查，然後再次確認。
缺乏行動呼籲
您電子郵件的目的明確嗎？如果您需要後續跟進，請在結尾加上行動呼籲。
撰寫專業的電子郵件結尾敬語
您的電子郵件結尾敬語能給人留下深刻的印象，但這會是個好印象還是壞印象，完全取決於您。
無論身處哪個行業，學習如何 格式化電子郵件 以及如何使用專業的電子郵件結尾敬語來結束信件，都是您在日常商務溝通中必備的技能。無論您是在與公司內部同事通信、應徵工作，還是與高階主管對話，這些專業的電子郵件結尾敬語都將幫助您自信且精準地為電子郵件收尾 — 並在您最需要的時候獲得回覆。
