Se, miten päätätte sähköpostin ammatillisessa liikeviestinnässä, voi vaikuttaa merkittävästi siihen, miten yleisönne ottaa viestinne vastaan.
Yksinkertaisesti sanottuna sähköpostinne lopputervehdys voi joko pelastaa viestinne tai pilata sen. Kirjoitettaessa ammattimaista sähköpostia eniten huomiota kiinnitetään yleensä sähköpostin aloitukseen ja leipätekstiin — mutta se, miten päätätte sähköpostin tai miten kirjoitatte lopputervehdyksen, on aivan yhtä tärkeää. Pitäkää sitä viimeisenä vaikutuksenanne ja toimintakehotuksenanne — viimeisenä mahdollisuutenanne saattaa tavoitteenne perille täsmällisesti.
Tässä artikkelissa käymme yksityiskohtaisesti läpi, miten sähköposti päätetään ammattimaisesti. Tarjoamme esimerkkejä parhaista tavoista kirjoittaa lopputervehdys eri tilanteissa sekä vinkkejä vältettävistä virheistä.
Miksi sähköpostinne lopputervehdys on tärkeä
Loppulauseenne eli sähköpostin lopputervehdys on enemmän kuin vain hyvästien jättämistä vastaanottajalle. Ammatillisessa yhteydessä se voi:
- Selkeyttää viestiänne
- Asettaa odotuksia (Pyydättekö jatkotoimia? Tiedusteletteko kokouksesta? Vaaditteko nopeaa vastausta?)
- Rakentaa vahvemman suhteen toiseen henkilöön
- Luoda ammatillisen ilmapiirin
Skenaariosta riippumatta taito kirjoittaa suora ja ammattimainen sähköpostin lopputervehdys on ratkaisevan tärkeää millä tahansa alalla.
Miten päättää sähköposti ammattimaisesti: 5 avainkohtaa
Sähköpostin voi päättää lukemattomilla eri tavoilla, mutta näiden viiden elementin tulisi aina sisältyä sähköpostinne lopputervehdykseen.
- Ytimekäs ja selkeä toimintakehotus, tarvittaessa päivämäärineen ja aikoineen
- Mikä on sähköpostinne tarkoitus ja lopullinen tavoite? Onko sille määräaikaa?
- Ammattimainen lopputervehdys
- Nopea tapa siirtyä viimeisestä viestistänne lopputervehdykseen
- Nimenne
- Aina etu- ja sukunimi
- Yritys, jota edustatte, ja tittelinne
- Brändin tunnistettavuuden vuoksi ja jotta lukijanne tietää, miten puhutella teitä
- Yhteystiedot
- Sähköposti, matkapuhelin, yrityksenne puhelinnumero, sosiaalisen median tunnukset tai mikä tahansa muu tapa, jolla haluatte teidät tavoitettavan
15 esimerkkiä ammattimaisesta sähköpostin lopputervehdyksestä
Tässä on muutamia esimerkkejä siitä, miten sähköposti päätetään ammattimaisesti ja miten säilytetään oikea sävy tilanteessa kuin tilanteessa.
Nopea ja ammattimainen
- Terveisin
- Ystävällisin terveisin
- Parhain terveisin
- Kunnioittavasti
- Kiitos / Kiitos ajastanne
Toimintakehotus
- Kertokaa, jos teillä on kysyttävää
- Vastatkaa mahdollisimman pian
- Ohjeitanne odottaen
- Ystävällisesti ilmoittakaa jatkotoimista
- Odotan yhteydenottoanne
Ystävällinen mutta ammattimainen
- Ensi viikkoon
- Kuulemisiin pian
- Odotan innolla keskusteluamme
- Ajatuksia?
- Nähdään silloin
Miten lopputervehdystä käytetään sähköpostissa
Alla on esimerkkejä sähköpostin lopputervehdyksen asianmukaisesta muotoilusta eri tilanteissa.
Sopiiko ensi maanantai yhteydenpitoon?
Seuranta
Kunnioittavasti,
Jane Doe
Asiakasvastaava, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Haastattelu tai yrityshanke
Odotan mielenkiinnolla lisätietoja tästä mahdollisuudesta.
Ystävällisin terveisin,
Lisa Longfellow
Freelance-konsultti
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Asiakaspalvelu
Kertokaa ystävällisesti, jos teillä on lisäkysymyksiä.
Kiitos ajastanne,
Steven G. Thompson
Asiakasviestinnän edustaja | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555, alanumero 5
Virheet, joita välttää
Alta löydätte joitakin yleisiä virheitä, jotka kannattaa tarkistaa ennen kuin painatte Lähetä-painiketta — ja jotka voivat heikentää viestinne selkeyttä ja johdonmukaisuutta (tai mahdollisuutta saada vastaus)
Epäjohdonmukainen äänensävy
Viestinne tulisi olla muodollinen ja noudattaa ammatillisen sähköpostin etikettisääntöjä alusta loppuun.
Arkinen jargoni, välimerkit tai emojit
Välttäkää slangia ja muita arkisia sanoja, välimerkkejä (huutomerkkejä) sekä emojeita, jotka saavat viestinne kuulostamaan tai näyttämään epäammattimaiselta.
Nimen tai nimikkeen lisäämisen unohtaminen
Älkää päättääkö viestiä esittelemättä itseänne vielä kerran.
Minkä tahansa sanan kirjoittaminen väärin – erityisesti vastaanottajan nimen
Tarkistakaa oikeinkirjoitus ja tarkistakaa se sitten uudelleen.
Ei toimintakehotusta
Onko sähköpostinne tarkoitus selkeä? Päättäkää viesti toimintakehotukseen, jos tarvitsette jatkotoimenpiteitä.
Ammatillisen sähköpostiviestin lopputervehdyksen kirjoittaminen
Sähköpostinne lopputervehdys voi jättää pysyvän vaikutuksen, mutta se, onko vaikutus hyvä vai huono, on teistä itsestänne kiinni.
Sen oppiminen, miten sähköposti muotoillaan ja miten sähköposti päätetään ammatilliseen lopputervehdykseen, on taito, jota tulette käyttämään päivittäin liike-elämän viestinnässänne toimialasta riippumatta. Kirjoitittepa sitten yrityksen sisäiselle kollegalle, haittepa työpaikkaa tai keskustelittepa korkea-arvoisen virkamiehen kanssa, nämä ammatilliset lopputervehdykset auttavat teitä päättämään sähköpostinne varmuudella ja tarkkuudella – sekä auttavat saamaan vastaussähköpostin silloin, kun tarvitsette sitä eniten.
