วิธีลงท้ายอีเมลในการสื่อสารทางธุรกิจแบบมืออาชีพอาจเปลี่ยนวิธีการรับข้อความของผู้รับได้อย่างมาก
พูดง่ายๆ ก็คือ คำลงท้ายอีเมลสามารถสร้างหรือทำลายข้อความได้ เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ โดยปกติแล้วความสนใจส่วนใหญ่จะมุ่งเน้นไปที่คำทักทายและเนื้อหาของอีเมล — แต่การลงท้ายอีเมลหรือการเขียนคำลงท้ายก็สำคัญไม่แพ้กัน ขอให้พิจารณาว่าเป็นความประทับใจสุดท้ายและการเรียกร้องให้ดำเนินการ — โอกาสสุดท้ายที่จะเน้นย้ำวัตถุประสงค์อย่างแม่นยำ
ในบทความนี้ จะครอบคลุมรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีลงท้ายอีเมลอย่างมืออาชีพ พร้อมตัวอย่างวิธีปิดท้ายอีเมลที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ต่างๆ รวมถึงเคล็ดลับเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
ทำไมคำลงท้ายอีเมลจึงมีความสำคัญ
คำกล่าวปิดท้ายหรือคำลงท้ายอีเมลเป็นมากกว่าการกล่าวคำลาผู้รับ ในบริบทที่เป็นทางการ สิ่งนี้สามารถ:
- ช่วยให้ข้อความชัดเจนขึ้น
- ตั้งความคาดหวัง (ต้องการให้ติดตามผลใช่ไหม? สอบถามเกี่ยวกับการประชุมใช่ไหม? ต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็วใช่ไหม?)
- สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับอีกฝ่าย
- สร้างบรรยากาศแบบมืออาชีพ
ไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ใด การรู้วิธีเขียนคำลงท้ายอีเมลที่ตรงประเด็นและเป็นมืออาชีพถือเป็นสิ่งสำคัญในทุกอุตสาหกรรม
วิธีลงท้ายอีเมลอย่างมืออาชีพ: 5 ประเด็นสำคัญ
มีวิธีลงท้ายอีเมลมากมายหลายวิธี แต่ควรใส่ทั้งห้าองค์ประกอบนี้ในคำลงท้ายอีเมลเสมอ
- การเรียกร้องให้ดำเนินการที่สั้นกระชับและชัดเจน พร้อมระบุวันและเวลา หากมี
- ภารกิจและวัตถุประสงค์สุดท้ายของอีเมลคืออะไร? มีกำหนดส่งหรือไม่?
- วลีปิดท้ายแบบมืออาชีพ
- วิธีสั้นๆ ในการเปลี่ยนผ่านจากข้อความสุดท้าย
- ชื่อ
- ชื่อจริงและนามสกุลเสมอ
- บริษัทที่สังกัดและตำแหน่ง
- เพื่อให้เป็นที่จดจำของแบรนด์ และเพื่อให้ผู้รับทราบว่าจะเรียกขานอย่างไร
- ข้อมูลการติดต่อ
- อีเมล หมายเลขโทรศัพท์มือถือ หมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงาน แท็กโซเชียลมีเดีย หรือช่องทางอื่นๆ ที่สะดวกให้ติดต่อ
15 ตัวอย่างคำลงท้ายอีเมลแบบมืออาชีพ
ตัวอย่างวิธีการลงท้ายอีเมลอย่างมืออาชีพและรักษาโทนเสียงที่เหมาะสมในทุกสถานการณ์มีดังต่อไปนี้
รวดเร็วและเป็นมืออาชีพ
- ด้วยความเคารพ
- ขอแสดงความนับถือ
- ด้วยความปรารถนาดี
- ด้วยความเคารพอย่างสูง
- ขอบคุณ / ขอบคุณสำหรับเวลา
การเรียกร้องให้ดำเนินการ
- โปรดแจ้งให้ทราบหากมีคำถามใดๆ
- โปรดตอบกลับเมื่อสะดวกที่สุด
- รอคำแนะนำเพิ่มเติม
- โปรดแนะนำ
- หวังว่าจะได้รับการติดต่อกลับ
เป็นกันเองแต่เป็นมืออาชีพ
- พบกันสัปดาห์หน้า
- คุยกันใหม่เร็วๆ นี้
- หวังว่าจะได้พูดคุยกัน
- มีความคิดเห็นอย่างไรบ้าง?
- แล้วพบกัน
วิธีใช้คำลงท้ายในอีเมล
ตัวอย่างวิธีการจัดรูปแบบคำลงท้ายอีเมลอย่างเหมาะสมในสถานการณ์ต่างๆ มีดังต่อไปนี้
วันจันทร์หน้าสะดวกคุยรายละเอียดกันไหม?
การติดตามผล
ด้วยความเคารพอย่างสูง,
Jane Doe
ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชี, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
การสัมภาษณ์งานหรือการร่วมธุรกิจ
หวังว่าจะได้ทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโอกาสนี้
ขอแสดงความนับถือ,
Lisa Longfellow
ที่ปรึกษาอิสระ
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
ฝ่ายบริการลูกค้า
โปรดแจ้งให้ทราบหากมีคำถามเพิ่มเติม
ขอบคุณสำหรับเวลา,
Steven G. Thompson
เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าสัมพันธ์ | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 ต่อ 5
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
ด้านล่างนี้คือข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่ควรตรวจสอบก่อนกดส่ง — และอาจส่งผลเสียต่อความชัดเจนและความสม่ำเสมอของข้อความ (หรือโอกาสในการได้รับการตอบกลับ)
โทนเสียงที่ไม่สม่ำเสมอ
ข้อความควรเป็นทางการและปฏิบัติตามมาตรฐานอีเมล มารยาทระดับมืออาชีพตั้งแต่ต้นจนจบ
ศัพท์เฉพาะที่เป็นกันเอง เครื่องหมายวรรคตอน หรืออีโมจิ
ละเว้นการใช้สแลงและคำทั่วไปอื่นๆ เครื่องหมายวรรคตอน (เครื่องหมายอัศเจรีย์) และอีโมจิที่ทำให้ข้อความดูหรือไม่เป็นมืออาชีพ
การลืมระบุชื่อหรือตำแหน่ง
อย่าลงท้ายอีเมลโดยไม่ได้แนะนำตัวอีกครั้ง
การสะกดคำผิด — โดยเฉพาะชื่อของผู้รับ
ตรวจสอบการสะกดคำ จากนั้นตรวจสอบอีกครั้ง
ไม่มีการเรียกร้องให้ดำเนินการ
จุดประสงค์ของอีเมลมีความชัดเจนหรือไม่? หากต้องการการติดตามผล ควรลงท้ายด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการ
การเขียนคำลงท้ายอีเมลแบบมืออาชีพ
คำลงท้ายอีเมลสามารถสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมได้ แต่อยู่ที่ว่าจะสร้างความประทับใจที่ดีหรือแย่เท่านั้นเอง
การเรียนรู้วิธีจัดรูปแบบอีเมลและวิธีลงท้ายอีเมลด้วยคำลงท้ายที่เป็นมืออาชีพเป็นทักษะที่จะได้ใช้งานทุกวันในการสื่อสารทางธุรกิจ ไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดก็ตาม ไม่ว่าจะติดต่อกับเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร การสมัครงาน หรือการพูดคุยกับผู้บริหารระดับสูง คำลงท้ายอีเมลแบบมืออาชีพเหล่านี้จะช่วยให้ปิดอีเมลได้อย่างมั่นใจและแม่นยำ — และช่วยให้ได้รับอีเมลตอบกลับเมื่อต้องการมากที่สุด
