Hvordan du avslutter en e-post i profesjonell forretningskommunikasjon, kan ha stor betydning for hvordan meldingen din blir mottatt av mottakerne.
Enkelt sagt kan e-postavslutningen din være avgjørende for meldingen din. Når du skriver en profesjonell e-post, rettes oppmerksomheten vanligvis mot hilsenen og selve innholdet – men hvordan du avslutter en e-post, eller skriver e-postavslutningen din, er like viktig. Se på det som ditt siste inntrykk og din handlingsforespørsel – den siste sjansen du har til å formidle målet ditt med presisjon.
I denne artikkelen vil vi dekke alt du trenger å vite om hvordan du avslutter en e-post profesjonelt, med eksempler på de beste måtene å signere en e-post på i ulike situasjoner, samt tips om feil du bør unngå.
Hvorfor e-postavslutningen din er viktig
Avslutningsfrasen din, eller e-postavslutningen, er mer enn bare å si ha det til mottakeren. I en profesjonell sammenheng kan den:
- Klargjøre budskapet ditt
- Sette forventninger (ber du om en oppfølging? Spør du om et møte? Trenger du et raskt svar?)
- Bygge en sterkere relasjon til den andre personen
- Etablere et profesjonelt miljø
Uansett scenario er det avgjørende i enhver bransje å vite hvordan man skriver en direkte og profesjonell e-postavslutning.
Hvordan avslutte en e-post profesjonelt: 5 viktige punkter
Det finnes utallige måter å avslutte en e-post på, men disse fem elementene bør alltid inkluderes i e-postavslutningen din.
- En kort og tydelig oppfordring til handling, med datoer og klokkeslett, om aktuelt
- Hva er oppdraget og det endelige målet med e-posten? Er det en frist?
- En profesjonell avslutningsfrase
- En rask måte å gå videre fra den endelige meldingen din
- Navnet ditt
- Fornavn og etternavn, alltid
- Selskapet du er tilknyttet og tittelen din
- For merkevaregjenkjenning, og slik at leseren vet hvordan de skal tiltale deg
- Kontaktinformasjon
- E-post, mobilnummer, jobbtelefon, sosiale medier-lenker, eller hvordan du foretrekker å bli kontaktet
15 eksempler på profesjonell e-postavslutning
Her er noen eksempler på hvordan du kan avslutte en e-post profesjonelt og opprettholde riktig tone i enhver situasjon.
Rask og profesjonell
- Med vennlig hilsen
- Beste hilsen
- Vennlig hilsen
- Med respekt
- Takk / Takk for din tid
Oppfordring til handling
- Gi meg beskjed hvis du har noen spørsmål
- Vennligst svar når det passer deg
- Venter på dine instruksjoner
- Vennligst gi beskjed
- Ser frem til å høre fra deg
Vennlig, men profesjonell
- Snakkes neste uke
- Snakkes snart
- Ser frem til praten vår
- Noen tanker?
- Vi sees da
Hvordan bruke en signatur i en e-post
Nedenfor er eksempler på hvordan du formaterer en e-postavslutning riktig i ulike scenarioer.
Passer det å ta en prat neste mandag?
Oppfølging
Med respekt,
Jane Doe
Kontospesialist, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Intervju eller forretningsmulighet
Jeg ser frem til å høre mer om denne muligheten.
Med vennlig hilsen,
Lisa Longfellow
Frilanskonsulent
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Kundeservice
Ta gjerne kontakt hvis du har flere spørsmål.
Takk for din tid,
Steven G. Thompson
Kundekontaktagent | Kundekontaktløsninger
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 lok. 5
Feil å unngå
Nedenfor finner du noen vanlige feil du bør se etter før du trykker på send — og som kan skade tydeligheten og konsekvensen i meldingen din (eller sjansen for å få svar)
Inkonsekvent tone
Meldingen din bør være formell og følge profesjonelle standarder for email etiquette fra begynnelse til slutt.
Uformell sjargong, tegnsetting eller emojier
Unngå slang og andre vanlige ord, tegnsetting (utropstegn) og emojier som gjør at meldingen din høres ut eller ser uprofesjonell ut.
Glemme å legge til navn eller tittel
Ikke avslutt uten å presentere deg selv en gang til.
Å stave noe feil — spesielt mottakerens navn
Stavekontroller, og kontroller deretter på nytt.
Ingen oppfordring til handling
Er formålet med e-posten din tydelig? Avslutt med en oppfordring til handling hvis du krever en oppfølging.
Skrive din profesjonelle e-postavslutning
E-postavslutningen din kan etterlate et varig inntrykk, men om det er et godt eller dårlig inntrykk er opp til deg.
Å lære hvordan man formaterer en e-post og hvordan man avslutter en e-post med en profesjonell e-postavslutning er en ferdighet du vil bruke daglig i forretningskommunikasjonen din, uavhengig av bransje. Enten du korresponderer med en kollega internt, søker på en jobb eller snakker med en høytstående tjenestemann, vil disse profesjonelle e-postavslutningene hjelpe deg med å lukke e-posten din med selvtillit og presisjon — og hjelpe deg med å få den svar-e-posten når du trenger den mest.
