Hoe u een e-mail beëindigt in professionele zakelijke communicatie kan een aanzienlijke invloed hebben op hoe uw bericht door uw publiek wordt ontvangen.
Simpel gezegd kan de afsluiting van uw e-mail uw bericht maken of breken. Bij het schrijven van een professionele e-mail gaat de meeste aandacht meestal uit naar de e-mailbegroeting en de tekst — maar hoe u een e-mail beëindigt, of uw e-mailafsluiting schrijft, is net zo belangrijk. Beschouw het als uw laatste indruk en uw call-to-action — de laatste kans die u hebt om uw doel met precisie over te brengen.
In dit artikel behandelen we alle ins en outs van hoe u een e-mail professioneel beëindigt, met voorbeelden van de beste manieren om een e-mail af te sluiten voor verschillende omstandigheden, evenals tips over te vermijden fouten.
Waarom de afsluiting van uw e-mail belangrijk is
Uw slotverklaring, of e-mailafsluiting, is meer dan alleen afscheid nemen van uw publiek. In een professionele context kan dit:
- Uw bericht verduidelijken
- Verwachtingen scheppen (Vraagt u om een opvolging? Informeert u naar een vergadering? Hebt u een snelle reactie nodig?)
- Een sterkere relatie met de andere persoon opbouwen
- Een professionele omgeving creëren
Ongeacht het scenario is het in elke sector cruciaal om te weten hoe u een directe en professionele e-mailafsluiting schrijft.
Hoe u een e-mail professioneel beëindigt: 5 belangrijke punten
Er zijn talloze manieren om een e-mail te beëindigen, maar deze five elementen moeten altijd in de afsluiting van uw e-mail worden opgenomen.
- Een beknopte en duidelijke call-to-action, met datums en tijden, indien van toepassing
- Wat is de missie en het uiteindelijke doel van uw e-mail? Is er een deadline?
- Een professionele slotformule
- Een snelle manier om de overgang te maken vanaf uw laatste bericht
- Uw naam
- Altijd voor- en achternaam
- Het bedrijf waarbij u bent aangesloten en uw functie
- Voor merkherkenning, en zodat uw lezer weet hoe u aan te spreken
- Contactgegevens
- E-mail, mobiele telefoon, uw zakelijke nummer, socialmediatags of hoe u ook maar het liefst bereikt wilt worden
15 voorbeelden van professionele e-mailafsluitingen
Hier zijn een paar voorbeelden van hoe u een e-mail professioneel kunt beëindigen en in elke situatie de juiste toon kunt behouden.
Snel en professioneel
- Met vriendelijke groet
- Met vriendelijke groeten
- Hartelijke groet
- Hoogachtend
- Dank u wel / Dank u voor uw tijd
Call-to-action
- Laat het me weten als u nog vragen heeft
- Gelieve zo spoedig mogelijk te reageren
- In afwachting van uw instructies
- Graag uw advies
- Ik kijk ernaar uit om van u te horen
Vriendelijk doch professioneel
- Tot volgende week
- Spreek u snel
- Ik kijk uit naar ons gesprek
- Wat denkt u ervan?
- Tot dan
Hoe u een afsluiting gebruikt in een e-mail
Hieronder vindt u voorbeelden van hoe u een e-mailafsluiting in verschillende scenario’s correct opbouwt.
Schikt aanstaande maandag om even af te stemmen?
Opvolging
Hoogachtend,
Jane Doe
Accountspecialist, Proton
jane.doe@proton.me | (555) 555-5555
Sollicitatiegesprek of zakelijke onderneming
Ik kijk ernaar uit om meer te horen over deze mogelijkheid.
Met vriendelijke groet,
Lisa Longfellow
Freelance consultant
lisa.longfellow@freelance.consulting.net
Klantenservice
Laat het me gerust weten als u nog verdere vragen heeft.
Hartelijk dank voor uw tijd,
Steven G. Thompson
Customer Outreach Agent | Customer Outreach Solutions
s.g.thompson@customeroutreachsolutions.web | (555) 555-5555 toestel 5
Fouten om te vermijden
Hieronder vindt u enkele veelgemaakte fouten om te controleren voordat u op verzenden drukt — en die de duidelijkheid en consistentie van uw bericht (of de kans op een antwoord) kunnen schaden
Inconsistente toon
Uw bericht moet formeel zijn en van begin tot eind voldoen aan de professionele normen voor e-mail etiquette.
Informeel jargon, interpunctie of emoji’s
Laat straattaal en andere alledaagse woorden, interpunctie (uitroeptekens) en emoji’s weg die ervoor zorgen dat uw bericht onprofessioneel klinkt of oogt.
Vergeten uw naam of functie toe te voegen
Sluit niet af zonder uzelf nogmaals voor te stellen.
Iets verkeerd spellen — vooral de naam van uw ontvanger
Voer een spellingcontrole uit en controleer het daarna nogmaals.
Geen call-to-action
Is het doel van uw e-mail duidelijk? Eindig met een call-to-action als u een vervolg wenst.
Het schrijven van uw professionele e-mailafsluiting
De afsluiting van uw e-mail kan een blijvende indruk achterlaten, maar of dat een goede of slechte indruk is, hangt van u af.
Leren hoe u een e-mail opstelt en hoe u een e-mail afsluit met een professionele e-mailafsluiting is een vaardigheid die u dagelijks zult gebruiken in uw zakelijke communicatie, ongeacht de branche. Of u nu correspondeert met een interne collega, solliciteert naar een baan of spreekt met een hooggeplaatste functionaris, deze professionele e-mailafsluitingen helpen u uw e-mail met vertrouwen en precisie te sluiten — en helpen u die antwoord-e-mail te krijgen wanneer u deze het meest nodig heeft.
