Hoe u een automatisch antwoord instelt

Automatisch beantwoorden is een cruciaal hulpmiddel voor zowel zakelijke als persoonlijke gebruikers van Proton Mail. Als u niet bij uw e-mails kunt en mensen wilt laten weten wanneer u terug bent, of als u gewoon alle inkomende e-mails met dezelfde e-mail wilt beantwoorden, leest u hier hoe u uw automatische beantwoording voor afwezigheid of vakantie kunt instellen.

(Als u Proton Mail voor uw bedrijf nodig heeft, bekijk dan onze Proton for Business-abonnementen).

Opmerking: de automatische beantwoorder van Proton Mail is van toepassing op uw gehele Proton Mail-account, inclusief verschillende alias-e-mailadressen. Als u een automatisch antwoord wilt instellen voor slechts één van uw e-mailadressen, of alleen voor specifieke contacten, kunt u dit doen door een aangepast filter aan te maken. De functie voor automatisch antwoorden is momenteel alleen inbegrepen in onze betaalde abonnementen.

Een automatisch antwoordbericht instellen

De functie voor automatisch antwoorden van Proton Mail stelt u in staat om automatisch antwoorden te verzenden op inkomende berichten. Hiermee wordt iedereen die u een bericht probeert te sturen, beantwoord met een aangepast automatisch antwoord, bijvoorbeeld dat u afwezig bent.

1. Ga naar Instellingen → Alle instellingen → Doorsturen en automatisch antwoorden en zet de schakelaar Automatisch antwoorden aan.

2. Hiermee opent u het menu voor automatische beantwoording, waar u de parameters (dag, tijd, datum en duur) van uw automatische antwoord kunt instellen.

3. Typ uw automatische antwoordbericht in het veld Bericht. Standaard toont het bericht „Ik ben afwezig en heb beperkte toegang tot mijn e-mail.”

4. Klik op Opslaan en voer uw wachtwoord opnieuw in wanneer daarom wordt gevraagd.

Uw automatische antwoord is nu van toepassing op uw gehele Proton Mail-account totdat de einddatum en -tijd zijn bereikt, of totdat u deze uitschakelt.

Tijdsbestekinstellingen voor automatische antwoordberichten

U kunt de instellingen voor de Duur gebruiken om het tijdsbestek te selecteren dat uw automatische antwoord gebruikt om op uw contacten te reageren. Kies uit:

• Vaste duur
• Dagelijks herhalen
• Wekelijks herhalen
• Maandelijks herhalen
• Permanent

Vaste duur zorgt ervoor dat uw automatische antwoorden actief zijn tussen twee geselecteerde datums, beginnend en eindigend op de door u opgegeven tijden en datums.

Dagelijks herhalen stelt u in staat om de dagen van de week te kiezen waarop automatisch antwoorden actief is. U kunt automatisch antwoorden ook beperken tot bepaalde uren op de gespecificeerde dagen. Automatisch antwoorden zal altijd binnen de opgegeven periode antwoorden; er worden geen antwoorden verzonden buiten deze tijden. Als u de begintijd gelijkstelt aan de eindtijd, is automatisch antwoorden altijd actief op de opgegeven dagen.

Als u bijvoorbeeld elke maandag en dinsdag tussen 12:00 en 15:00 uur selecteert, wordt het automatische antwoord geactiveerd voor alle e-mails die op die dagen tussen 12:00 en 15:00 uur worden ontvangen. E-mails die buiten deze uren worden ontvangen, activeren het automatische antwoord niet.

Wekelijks herhalen geeft u de mogelijkheid om een deel van de week te kiezen waarop uw automatische antwoorden altijd aan staan. Bijvoorbeeld door elke zaterdag en zondag een afwezigheidsbericht in te stellen.

Maandelijks herhalen geeft u de optie om een deel van de maand te kiezen om uw automatische antwoord in te schakelen. Als u bijvoorbeeld de eerste week van elke maand bezet bent, kunt u een automatisch antwoord instellen van de 1e tot de 7e van elke maand om aan te geven dat u beperkte toegang tot uw e-mails heeft.

Permanent zorgt ervoor dat uw automatische antwoord voor onbepaalde tijd ingeschakeld blijft totdat u het uitschakelt.

Uw automatische antwoordbericht uitschakelen

Als u een datum heeft ingesteld in de velden Einddatum en Eindtijd, blijft uw automatische antwoord actief totdat u het handmatig uitschakelt door de schakelaar Automatisch antwoorden om te zetten.

Als u een einddatum en -tijd heeft ingesteld voor uw automatische antwoord, stopt dit automatisch met reageren op uw contacten zodra die datum en tijd in de opgegeven tijdzone zijn verstreken.

Functies en filters voor automatisch antwoorden

Automatisch antwoorden verzendt niet herhaaldelijk berichten naar hetzelfde e-mailadres, tenzij u de regels tussen ontvangen berichten opnieuw configureert. Wanneer er meerdere e-mails van hetzelfde e-mailadres worden ontvangen, reageert de automatische beantwoorder met slechts één e-mail.

Automatisch antwoorden reageert niet op automatisch gegenereerde berichten. Automatisch gegenereerde berichten omvatten e-mails van verzendlijsten, e-mails die via een automatisch antwoord vanaf een ander e-mailadres zijn verzonden en berichten die vanaf een noreply-adres zijn verzonden.

Om automatische antwoorden naar alleen geselecteerde contacten te verzenden, of voor slechts één van uw alias-e-mailadressen, moet u een aangepast filter instellen. Na het instellen van de Voorwaarden waarvoor u een automatische reactie wilt activeren, selecteert u Automatisch antwoord verzenden in de stap Acties.

U kunt vervolgens een Voorbeeld van uw automatische antwoord-e-mail bekijken of op Opslaan klikken om het filter toe te passen.