Kuruluşlar için verileri tutma
- Okuma süresi
- 5 dakikalık
- Kategori
- Proton for Business
Proton Mail verileri tutma kuralları, kuruluş yöneticilerinin e-postaların ne kadar süreyle saklanacağını ve ne zaman otomatik olarak silineceğini kontrol etmelerini sağlar. Bir yönetici bir kural oluşturduğunda, Proton bunu arka planda otomatik olarak uygular, böylece gelen kutularını manuel olarak kontrol etmenize veya çalışanlara iletilerini temizlemelerini hatırlatmanıza gerek kalmaz.
Bu özellik, Proton Workspace Premium tarifelerinde mevcuttur.
Verileri tutma kuralları ile yapabilecekleriniz
Ekipler şunları yapabilir:
- Verileri, sonsuza kadar veya dahili İlkeler ile eşleşen belirli bir süre boyunca, ihtiyaç duydukları sürece saklayabilirler.
- Manuel iş akışlarına veya hatırlatıcılara ihtiyaç duymadan, süresi geçmiş veya eski verileri otomatik olarak temizleyebilirler.
- Silinen iletilerin tutarlı bir şekilde ve Kuruluşun İlkelerine göre işlendiğinden emin olabilirler.
- Farklı Kullanıcılar veya Gruplar için farklı verileri tutma zaman çizelgeleri ayarlayabilir, böylece her ekip kendi işine uygun kuralları alabilir.
- Grup üyeliğindeki değişiklikleri (işe alım, işten ayrılma veya ekip değişiklikleri gibi) kolayca yönetebilir ve her seferinde doğru kuralı otomatik olarak Uygulayabilirler.
- Veri işleme kurallarını Kuruluşunuz genelinde uygulayarak uyumluluk gereksinimlerini destekleyebilirler.
Proton Mail uygulamasında Verileri tutma özelliği nasıl kullanılır
- Proton Mail içinde Ayarlar → Tüm ayarlar kısmına gidin.
- Kuruluş altında Verileri tutma seçeneğini seçin.
- Verileri tutma kuralı seçeneğini seçin.
- Bir Kural başlığı yazın. “Hukuk ekibi e-postalarını sonsuza dek tut” gibi açıklayıcı bir başlık yazabilirsiniz.
- Verileri tutma süresi ayarını şuna getirin:
- İletileri sonsuza dek tutulsun seçeneğini seçin veya
- İletileri belirli bir süre tutulsun seçeneğini seçin. Süreyi ayarladıktan sonra, süre dolduğunda ne olması gerektiğini Yalnızca silinmiş iletiler temizlensin veya Tüm iletileri temizle (kullanıcıların Gelen kutusu, Gönderilmiş ve diğer tüm konumlarda silmediği e-postalar dahil) arasından seçin.
- Kuralın kime uygulanacağını seçin:
- Kuruluştaki herkes
- Belirli kullanıcılar veya gruplar
- İşlemi tamamladığınızda Kural oluştur seçeneğini seçin.
Kuralları istediğiniz zaman arayabilir, düzenleyebilir veya silebilirsiniz. Birden fazla kural geçerliyse, Proton her zaman en esnek kuralı, yani verileri daha uzun süre tutan kuralı kullanır.
Verileri tutma nasıl çalışır
Her kuralın bir kapsamı vardır; bu nedenle kural tüm kuruluşa, belirli bir gruba (Hukuk veya Finans gibi) ya da bireysel kullanıcılara uygulanabilir. Bir kişi birden fazla kural kapsamına girerse, Proton her zaman verilerini en uzun süre tutan kuralı ayarlar.
Bir veri tutma süresi belirlendiğinde, e-postanın bu süre boyunca kullanılabilir kalacağı garanti edilir. Kullanıcı e-postayı daha erken silmeye çalışsa bile, ileti kullanıcının görünümünden kaldırılır ancak kuruluş yöneticileri için kullanılabilir olmaya devam eder.
Birisi bir gruba katıldığında, Proton o grubun verileri tutma kurallarını yeni üyenin mevcut tüm e-postalarına uygular. Üye gruptan ayrıldığında, Proton o grubun kurallarını üyenin hesabından kaldırır ve kalan kurallardan önceliği en yüksek olanı ayarlar.
İleti geçerlilik süresi göstergeleri
Bir ileti, bir verileri tutma kuralından etkileniyorsa, kullanıcılar ⌄ okuna tıkladıktan sonra ileti üst bilgisinde “Bu iletinin geçerlilik süresi [tarih/zaman] tarihinde dolacaktır” ifadesini görür. Bu, normal ⌛ (kum saati simgesi) ifadesinin yerini alır ve kullanıcı tarafından ayarlanan tarih yerine verileri tutma tabanlı geçerlilik süresi tarihini görüntüler.
Silinmiş klasörü
En az bir verileri tutma kuralı mevcut olduğunda, Proton Mail özel bir Silinmiş klasörü görüntüler. Yalnızca kuruluş yöneticileri, üye hesaplarına erişirken tutulan iletileri görüntüleyebilir. Üyeler kendi Silinmiş klasörlerini göremez veya bu klasöre gönderilen e-postalarda yanıtlama, iletme, yıldız ekleme veya etiketleme gibi işlemler yapamaz.
Kullanıcı tarafından ayarlanan geçerlilik süreleri
Kuruluş üyeleri hâlâ iletiler için geçerlilik süresi ayarlayabilir, ancak verileri tutma kuralları bunları geçersiz kılabilir. Örneğin, bir ekibin sonsuza kadar saklama kuralı varsa ve birisi bir e-postayı 30 gün içinde silinecek şekilde ayarlarsa, ileti bu süreden sonra kullanıcının görünümünden kaybolur, ancak yöneticinin erişmesi için Silinenler klasöründe korunmaya devam eder.
Sıkça sorulan sorular
Evet. Silme işleminden sonra bile e-postalar, bir üyenin depolama alanı hesaplanırken dahil edilir.
Verileri tutma kuralları güvenli üyeler için de geçerlidir ve e-postaları, kuruluşun ilkelerine göre tutulur ve silinir. Ancak, bu iletiler tutulsa bile kuruluş yöneticileri güvenli üyelerin e-postalarını görüntüleyemez.
Bir kuruluş üyesi için birden fazla kural geçerliyse, daha uzun olan verileri tutma süresi, daha kısa olana göre öncelik kazanır. Örneğin, “sonsuza kadar” 90 günü geçersiz kılar ve 90 gün de 30 günü geçersiz kılar. İki kural aynı süreyi belirtiyorsa, Proton daha temkinli olan işlemi tercih eder: Tümü Tutulsun → Silinenler Silinsin → Tümü Silinsin.