Хранение данных для организаций

Правила хранения данных в Proton Mail позволяют администраторам организаций контролировать, как долго хранить электронные письма и когда их автоматически удалять. Как только администратор создает правило, Proton автоматически применяет его в фоновом режиме, поэтому вам не нужно вручную проверять почтовые ящики или напоминать сотрудникам об очистке их сообщений.

Эта функция доступна в платных тарифах Proton Workspace Premium.

Что можно сделать с помощью правил хранения данных

Команды могут:

• Хранить данные столько, сколько им нужно, будь то навсегда или в течение определенного периода, соответствующего внутренним Политикам.
• Автоматически очищать старые данные или данные, срок действия которых истек, не полагаясь на ручные рабочие процессы или напоминания.
• Убедиться, что удаленные Сообщения обрабатываются последовательно и в соответствии с Политиками Организации.
• Установить разные сроки хранения для разных Пользователей или Групп, чтобы каждая команда получила правила, соответствующие их работе.
• Легко обрабатывать изменения в Групповой подписке (например, при приеме на работу, увольнении или переходе в другую команду) и каждый раз автоматически применять нужные правила.
• Обеспечить поддержку требований соответствия путем применения правил обработки данных по всей вашей Организации.

Как использовать хранение данных в Proton Mail

1. В Proton Mail перейдите в Настройки → Все настройки.
2. В разделе Организация выберите Хранение данных.
3. Выберите Создать правило хранения.

4. Введите Название правила. Вы можете сделать его описательным, например: «Хранить электронные письма юридического отдела вечно».
5. Установите Период хранения на:
   • Хранить сообщения вечно или
   • Хранить сообщения в течение определенного времени. Установив длительность, выберите, что должно произойти по ее истечении: Удалять только удаленные сообщения или Удалять все сообщения (включая электронные письма, которые пользователи не удаляли из папок «Входящие», «Отправленные» и всех других мест).
6. Выберите, к кому применяется правило:
   • Все в организации
   • Конкретные пользователи или группы

7. По завершении выберите Создать правило.

Вы можете искать, изменять или удалять правила в любое время. Если применяется несколько правил, Proton всегда использует наиболее мягкое правило — то, которое дольше хранит данные.

Как работает хранение данных

У каждого правила есть область действия, поэтому оно может применяться ко всей организации, к конкретной группе (например, юридическому или финансовому отделу) или к отдельным пользователям. Если на кого-то распространяется более одного правила, Proton всегда применяет правило, которое хранит данные в течение самого длительного периода.

После установки периода хранения гарантируется, что электронное письмо будет доступно в течение всего этого срока. Даже если пользователь попытается удалить его раньше, сообщение будет удалено из представления пользователя, но останется доступным для администраторов организации.

Когда кто-то присоединяется к группе, Proton применяет правила хранения этой группы ко всем существующим электронным письмам нового участника. Когда он покидает группу, Proton удаляет правила этой группы из его аккаунта и устанавливает те оставшиеся правила, у которых самый высокий приоритет.

Индикаторы срока действия сообщения

Если к сообщению применяется правило хранения, пользователи увидят в заголовке сообщения надпись «Это сообщение истекает [дата/время]» после нажатия на стрелку ⌄. Это заменяет обычный значок ⌛ (песочные часы) и показывает срок действия, основанный на правилах хранения, а не тот, что был установлен пользователем.

Папка «Удаленные»

Когда существует хотя бы одно правило хранения, Proton Mail показывает специальную папку «Удаленные». Только администраторы организации могут просматривать сохраненные сообщения при доступе к аккаунтам участников. Участники не могут видеть свою собственную папку «Удаленные» или совершать какие-либо действия с электронными письмами в этой папке, такие как ответ, пересылка, добавление в избранное или присвоение меток.

Время истечения срока действия, установленное пользователем

Участники организации по-прежнему могут установить срок действия для сообщений, но правила хранения могут их переопределить. Например, если в организации действует правило «хранить вечно», а пользователь устанавливает для электронного письма удаление через 30 дней, сообщение исчезает из представления пользователя по истечении этого времени, но сохраняется в его папке «Удаленные», где администратор может получить доступ к нему.

Часто задаваемые вопросы