Conservación de datos para organizaciones

Las reglas de conservación de datos en Proton Mail permiten a los administradores de la organización controlar cuánto tiempo conservar los correos electrónicos y cuándo eliminarlos automáticamente. Una vez que un administrador crea una regla, Proton la aplica automáticamente en segundo plano, por lo que no necesitas revisar manualmente las bandejas de entrada ni recordar a los empleados que limpien sus mensajes.

Esta funcionalidad está disponible en los planes Proton Workspace Premium.

Qué puedes hacer con las reglas de conservación de datos

Los equipos pueden:

• Conservar los datos todo el tiempo que los necesiten, ya sea para siempre o durante un periodo específico que se ajuste a las políticas internas.
• Limpiar automáticamente los datos antiguos o expirados sin tener que recurrir a flujos de trabajo manuales ni recordatorios.
• Asegurarse de que los mensajes eliminados se traten de manera constante y de acuerdo con las políticas de la organización.
• Establecer plazos de conservación diferentes para distintos usuarios o grupos, de modo que cada equipo tenga las reglas que se adapten a su trabajo.
• Gestionar fácilmente los cambios en los miembros del grupo (como la incorporación, la salida o los traslados de equipo) y aplicar automáticamente la regla correcta en cada ocasión.
• Facilitar el cumplimiento de los requisitos de conformidad aplicando las reglas de gestión de datos en toda tu organización.

Cómo usar la conservación de datos en Proton Mail

1. En Proton Mail, ve a Configuración → Todos los ajustes.
2. En Organización, selecciona Conservación de datos.
3. Elige Crear una regla de conservación.

4. Introduce un Título de la regla. Puedes ponerle uno descriptivo, como «Conservar los correos electrónicos del equipo legal para siempre».
5. Establece el Periodo de conservación en:
   • Mantener mensajes para siempre o
   • Conservar los mensajes durante un periodo específico. Después de establecer la duración, elige qué debe ocurrir cuando termine entre Eliminar solo mensajes eliminados o Purgar todos los mensajes (incluidos los correos electrónicos que los usuarios no hayan eliminado en la Bandeja de entrada, Enviados y cualquier otra ubicación).
6. Elige a quién se aplica la regla:
   • Todos los miembros de la organización
   • Usuarios o grupos específicos

7. Cuando hayas terminado, selecciona Crear regla.

Puedes buscar, editar o eliminar reglas en cualquier momento. Si se aplican varias reglas, Proton siempre utiliza la regla más flexible: la que conserva los datos durante más tiempo.

Cómo funciona la conservación de datos

Cada regla tiene un alcance, por lo que puede aplicarse a toda la organización, a un grupo específico (como Legal o Finanzas) o a usuarios individuales. Si alguien se encuentra bajo más de una regla, Proton siempre establece la regla que conserva sus datos durante el periodo más largo.

Una vez establecido un periodo de conservación, se garantiza que el correo electrónico seguirá estando disponible durante todo ese tiempo. Aunque el usuario intente eliminarlo antes, el mensaje se quita de la vista del usuario, pero sigue estando disponible para los administradores de la organización.

Cuando alguien se une a un grupo, Proton aplica las reglas de conservación de ese grupo a todos los correos electrónicos existentes que pertenezcan al nuevo miembro. Cuando se marcha, Proton elimina las reglas de ese grupo de su cuenta y establece las reglas restantes que tengan la prioridad más alta.

Indicadores de expiración de mensajes

Si un mensaje se ve afectado por una regla de conservación, los usuarios verán «Este mensaje expirará el [date/time]» en el encabezado del mensaje tras hacer clic en la flecha ⌄. Esto sustituye al habitual ⌛ (icono de reloj de arena) y muestra la fecha de expiración basada en la conservación en lugar de la establecida por el usuario.

La carpeta Eliminados

Cuando existe al menos una regla de conservación, Proton Mail muestra una carpeta Eliminados especial. Solo los administradores de la organización pueden ver los mensajes conservados al acceder a las cuentas de los miembros. Los miembros no pueden ver su propia carpeta Eliminados ni realizar ninguna acción con los correos electrónicos enviados a esta carpeta, como responder, reenviar, destacar o etiquetar.

Tiempos de expiración establecidos por el usuario

Los miembros de la organización todavía pueden establecer plazos de expiración en los mensajes, pero las reglas de conservación pueden anularlos. Por ejemplo, si un equipo tiene una regla para conservar para siempre y alguien configura un correo electrónico para que se elimine en 30 días, el mensaje desaparecerá de la vista del usuario después de ese tiempo, pero se conservará en su carpeta Eliminados para que el administrador pueda acceder a él.

Preguntas frecuentes