संगठनों के लिए डेटा रिटेंशन
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- 0 मिनट
- श्रेणी
- बिज़नेस के लिए Proton
Proton Mail में डेटा रिटेंशन नियम संगठन के एडमिन को यह कंट्रोल करने देते हैं कि ईमेल कितने समय तक रखे जाएं और उन्हें कब अपने आप मिटाया जाए। जब कोई एडमिन कोई नियम बनाता है, तो Proton उसे बैकग्राउंड में अपने आप लागू कर देता है, इसलिए आपको मैन्युअल रूप से इनबॉक्स चेक करने या कर्मचारियों को अपने संदेश साफ करने के लिए याद दिलाने की ज़रूरत नहीं है।
यह खासियत Proton Workspace प्रीमियम प्लैन पर उपलब्ध है।
डेटा रिटेंशन नियमों से आप क्या कर सकते हैं
टीमें ये कर सकती हैं:
- डेटा जितने समय तक ज़रूरत हो, उतने समय तक रखें, चाहे हमेशा के लिए हो या इंटरनल नीतियों से मैच करने वाली कोई खास अवधि के लिए।
- मैन्युअल वर्कफ़्लो या रिमाइंडर पर निर्भर रहे बिना पुराने या समय खत्म डेटा को अपने आप साफ करें।
- यह सुनिश्चित करें कि मिटाए गए संदेशों के साथ लगातार और संगठन की नीतियों के मुताबिक व्यवहार किया जाए।
- अलग-अलग उपयोगकर्ताओं या ग्रुप के लिए अलग रिटेंशन टाइमलाइन सेट करें, ताकि हर टीम को उनके काम के मुताबिक नियम मिलें।
- ग्रुप सदस्यता में बदलाव (जैसे onboarding, offboarding, या टीम बदलना) आसानी से हैंडल करें और हर बार सही नियम अपने आप लागू करें।
- पूरे संगठन में डेटा-हैंडलिंग नियम लागू करके कंप्लायंस ज़रूरतों को पूरा करने में सहायता करें।
Proton Mail में डेटा रिटेंशन का इस्तेमाल कैसे करें
- Proton Mail में सेटिंग → सभी सेटिंग पे जाएं।
- संगठन के नीचे डेटा रिटेंशन चुनें।
- रिटेंशन नियम बनाएं चुनें।
- नियम का शीर्षक दर्ज करें। आप इसे विवरणात्मक बना सकते हैं, जैसे “Legal टीम के ईमेल हमेशा के लिए रखें”।
- रिटेंशन अवधि को सेट करें:
- संदेश हमेशा के लिए रखें, या
- संदेशों को एक खास अवधि के लिए रखें। अवधि सेट करने के बाद, चुनें कि उसके खत्म होने पर क्या होगा — केवल मिटाए गए संदेशों को ही पूरी तरह से हटाएं या सभी संदेशों को पूरी तरह से हटा दें (इनमें वे ईमेल भी शामिल हैं जिन्हें उपयोगकर्ताओं ने इनबॉक्स, भेजे गए, और अन्य सभी स्थानों में मिटाया नहीं है)।
- चुनें कि नियम किस पर लागू होगा:
- संगठन में सभी
- विशिष्ट उपयोगकर्ता या ग्रुप
- जब पूरा हो जाए, तो नियम बनाएं चुनें।
आप कभी भी नियम खोज सकते हैं, उनमें बदलाव कर सकते हैं, या उन्हें मिटा सकते हैं। अगर एक साथ कई नियम लागू होते हैं, तो Proton हमेशा सबसे ढीले नियम का इस्तेमाल करता है, यानी वह नियम जो डेटा को ज़्यादा समय तक रखता है।
डेटा रिटेंशन कैसे काम करता है
हर नियम का एक स्कोप होता है, इसलिए यह पूरे संगठन पर, किसी विशिष्ट ग्रुप (जैसे Legal या Finance) पर, या अलग-अलग उपयोगकर्ताओं पर लागू हो सकता है। अगर कोई एक से ज़्यादा नियमों में आता है, तो Proton हमेशा वह नियम सेट करता है जो उनका डेटा सबसे लंबी अवधि तक रखता है।
जैसे ही कोई रिटेंशन अवधि लागू हो जाती है, ईमेल पूरी उस अवधि तक उपलब्ध रहने की गारंटी के साथ रहता है। भले ही उपयोगकर्ता उसे पहले मिटाने की कोशिश करे, संदेश उपयोगकर्ता के दृश्य से हटा दिया जाता है, लेकिन वह संगठन के एडमिन के लिए उपलब्ध रहता है।
जब कोई किसी ग्रुप में शामिल होता है, तो Proton उस ग्रुप के रिटेंशन नियमों को नए सदस्य के सभी मौजूदा ईमेल पर लागू कर देता है। जब वह ग्रुप छोड़ता है, तो Proton उसके खाते से उस ग्रुप के नियम हटा देता है और बाकी बचे नियमों में से सबसे ज़्यादा प्राथमिकता वाला नियम सेट कर देता है।
संदेश के समय खत्म होने के संकेत
अगर कोई संदेश किसी रिटेंशन नियम से प्रभावित है, तो ⌄ एरो पर क्लिक करने के बाद उपयोगकर्ताओं को संदेश हैडर में “यह संदेश [तारीख/समय] पर समय खत्म होगा” दिखाई देगा। यह आम ⌛ (हावरग्लास आइकन) की जगह लेता है और उपयोगकर्ता के सेट किए गए तारीख़ की जगह रिटेंशन पर आधारित समाप्ति तारीख़ दिखाता है।
मिटाए गए फोल्डर
जब कम से कम एक रिटेंशन नियम मौजूद होता है, तो Proton Mail एक खास मिटाए गए फोल्डर दिखाता है। सिर्फ संगठन के एडमिन सदस्यों के खातों को एक्सेस करते समय रिटेन किए गए संदेश देख सकते हैं। सदस्य अपना मिटाए गए फोल्डर नहीं देख सकते या इस फोल्डर में भेजे गए ईमेल पर कार्य नहीं कर सकते, जैसे जवाब देना, फॉरवर्ड करना, स्टार करना, या लेबल लगाना।
उपयोगकर्ता द्वारा सेट किए गए समाप्ति समय
संगठन के सदस्य अब भी संदेशों पर समाप्ति समय सेट कर सकते हैं, लेकिन रिटेंशन नियम उन्हें ओवरराइड कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अगर किसी टीम का नियम हमेशा के लिए रखने का है और कोई किसी ईमेल को 30 दिन में मिटाने के लिए सेट करता है, तो उस समय के बाद संदेश उपयोगकर्ता के दृश्य से गायब हो जाता है, लेकिन वह उनके मिटाए गए फोल्डर में सुरक्षित रहता है ताकि एडमिन उसे एक्सेस कर सके।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
हां। मिटा देने के बाद भी, किसी सदस्य का स्टोरेज कैलकुलेट करते समय ईमेल शामिल किए जाते हैं।
रिटेंशन नियम निजी सदस्यों पर भी लागू होते हैं, और उनके ईमेल संगठन की नीतियों के मुताबिक रिटेन और पूरी तरह से हटाए जाते हैं। हालांकि, संगठन के एडमिन निजी सदस्यों के ईमेल नहीं देख सकते, भले ही वे संदेश रिटेन किए गए हों।
अगर किसी संगठन सदस्य पर एक से ज़्यादा नियम लागू होते हैं, तो लंबी रिटेंशन अवधियां छोटी अवधियों पर भारी पड़ती हैं। उदाहरण के लिए, “हमेशा के लिए” 90 दिनों को ओवरराइड करता है, और 90 दिन 30 दिनों को ओवरराइड करते हैं। अगर दो नियम एक ही अवधि बताते हैं, तो Proton ज़्यादा कंज़र्वेटिव कार्य को तरजीह देता है: सब कुछ रखें → मिटाए गए संदेशों को पूरी तरह से हटाएं → सभी संदेशों को पूरी तरह से हटाएं।