Datalagring for organisationer

Datalagringsregler i Proton Mail giver organisationens administratorer mulighed for at kontrollere, hvor længe e-mails skal gemmes, og hvornår de automatisk skal slettes. Når en administrator har oprettet en regel, anvender Proton den automatisk i baggrunden, så De ikke behøver at kontrollere indbakker manuelt eller minde medarbejdere om at rydde op i deres beskeder.

Denne funktion er tilgængelig i Proton Workspace Premium-abonnementer.

Hvad du kan gøre med regler for datalagring

Teams kan:

• Behold data så længe de har brug for det, uanset om det er for evigt eller i en bestemt periode, der matcher interne Retningslinjer.
• Automatisk rydde op i gamle eller udløbet data uden at være afhængig af manuelle arbejdsgange eller påmindelser.
• Sørg for, at slettede Beskeder behandles konsekvent og i overensstemmelse med Organisationens Retningslinjer.
• Indstil forskellige tidslinjer for opbevaring for forskellige Brugere eller Grupper, så hvert team får de regler, der passer til deres arbejde.
• Nem håndtering af ændringer i Gruppemedlemskab (f.eks. onboarding, offboarding eller Flyt af teams) og anvend automatisk den korrekte regel hver gang.
• Support overholdelse af krav ved at håndhæve regler for datahåndtering i hele din Organisation.

Sådan bruger du Datalagring i Proton Mail

1. I Proton Mail, gå til Indstillinger → Alle indstillinger.
2. Under Organisation, vælg Datalagring.
3. Vælg Opret opbevaringsregel.

4. Angiv et Regelnavn. Du kan gøre det beskrivende, f.eks. “Bevar e-mails fra juridisk afdeling for altid.”
5. Indstil Opbevaringsperiode til:
   • Bevar beskeder i al evighed, eller
   • Bevar beskeder i en bestemt periode. Efter du har indstillet varigheden, skal du vælge, hvad der skal ske, når den slutter, mellem Fjern kun slettede beskeder eller Slet alle beskeder (inklusive e-mails, som brugere ikke slettede i Indbakke, Sendt og alle andre placeringer).
6. Vælg hvem reglen gælder for:
   • Alle i organisationen
   • Specifikke brugere eller grupper

7. Når du er færdig, skal du vælge Opret regel.

Du kan altid søge efter, redigere eller slette regler. Hvis flere regler er gældende, bruger Proton altid den mest lempelige regel – den, der gemmer data i længst tid.

Sådan fungerer datalagring

Hver regel har et anvendelsesområde, så den kan gælde for hele organisationen, for en specifik gruppe (f.eks. Legal eller Finance) eller for individuelle brugere. Hvis en person er omfattet af mere end én regel, indstiller Proton altid den regel, der beholder vedkommendes data i den længste periode.

Når en opbevaringsperiode er aktiveret, er det garanteret, at e-mailen forbliver tilgængelig i hele den varighed. Selvom brugeren forsøger at slette den før tid, fjernes beskeden fra brugerens visning, men forbliver tilgængelig for organisationens administratorer.

Når nogen bliver medlem af en gruppe, anvender Proton gruppens opbevaringsregler på alle eksisterende e-mails, der tilhører det nye medlem. Når de forlader gruppen, fjerner Proton gruppens regler fra deres konto og indstiller de resterende regler, der har den højeste prioritet.

Indikatorer for beskedens udløb

Hvis en besked er påvirket af en opbevaringsregel, vil brugere se “Denne besked udløber den [date/time]” i beskedens overskrift efter at have klikket på ⌄-pilen. Dette erstatter det sædvanlige ⌛ (timeglas-ikon) og viser den opbevaringsbaserede udløbsdato i stedet for den, som brugeren har indstillet.

Mappen Slettet

Når mindst én opbevaringsregel eksisterer, viser Proton Mail en særlig Slettet-mappe. Kun organisationsadministratorer kan se de opbevarede beskeder, når de får adgang til medlemskonti. Medlemmer kan ikke se deres egen Slettet-mappe eller udføre handlinger på e-mails sendt til denne mappe, såsom at svare, videresende, stjernemarkere eller give dem mærkater.

Brugerindstillede udløbstider

Organisationens medlemmer kan stadig indstille udløbstidspunkter for beskeder, men regler for opbevaring kan tilsidesætte dem. Hvis en gruppe f.eks. har en regel om at opbevare for evigt, og en person indstiller en e-mail til at blive slettet efter 30 dage, forsvinder beskeden fra brugerens visning efter det tidsrum, men den forbliver bevaret i deres slettede mappe, så admin kan få adgang til den.

Ofte stillede spørgsmål