Retenção de dados para organizações

As regras de retenção de dados no Proton Mail permitem que os administradores da organização controlem por quanto tempo manter os e-mails e quando eliminá-los automaticamente. Assim que um administrador cria uma regra, o Proton aplica-a automaticamente em segundo plano, para que não precise de verificar manualmente as caixas de entrada ou lembrar os funcionários de limpar as suas mensagens.

Esta funcionalidade está disponível nos planos Proton Workspace Premium.

O que você pode fazer com as regras de retenção de dados

As equipas podem:

• Manter os dados durante o tempo necessário, seja para sempre ou durante um período específico que corresponda às Políticas internas.
• Limpar automaticamente dados antigos ou expirados sem depender de fluxos de trabalho manuais ou lembretes.
• Certificar-se de que as Mensagens eliminadas são tratadas de forma consistente e de acordo com as Políticas da Organização.
• Definir diferentes cronogramas de retenção para diferentes Utilizadores ou Grupos, para que cada equipa receba as regras que se adequam ao seu trabalho.
• Gerir facilmente alterações nos membros do grupo (como integração, desligamento ou movimentações de equipa) e aplicar automaticamente a regra certa todas as vezes.
• Apoiar os requisitos de conformidade através da aplicação de regras de tratamento de dados em toda a sua Organização.

Como utilizar a Retenção de dados no Proton Mail

1. No Proton Mail, aceda a Definições → Todas as definições.
2. Em Organização, selecione Retenção de dados.
3. Escolha Criar uma regra de retenção.

4. Introduza um Título. Pode torná-lo descritivo, como “Reter e-mails da equipa jurídica para sempre.”
5. Definir o Período de retenção para:
   • Manter mensagens para sempre, ou
   • Manter mensagens por um período específico. Após definir a duração, escolha o que deve acontecer quando esta termina entre Limpar apenas mensagens eliminadas ou Limpar todas as mensagens (incluindo e-mails que os utilizadores não eliminaram na Caixa de entrada, Enviado e todas as outras localizações).
6. Escolha a quem a regra se aplica:
   • Todos na organização
   • Utilizadores ou grupos específicos

7. Quando terminar, selecione Criar regra.

Pode pesquisar, editar ou eliminar regras a qualquer momento. Se múltiplas regras se aplicarem, o Proton utiliza sempre a regra mais tolerante — aquela que mantém os dados por mais tempo.

Como funciona a retenção de dados

Cada regra tem um âmbito, pelo que pode aplicar-se a toda a organização, a um grupo específico (como Jurídico ou Financeiro) ou a utilizadores individuais. Se alguém estiver abrangido por mais do que uma regra, o Proton define sempre a regra que mantém os seus dados pelo período mais longo.

Uma vez que um período de retenção esteja em vigor, o e-mail tem a garantia de permanecer disponível durante toda essa duração. Mesmo que o utilizador tente eliminá-lo mais cedo, a mensagem é removida da visualização do utilizador, mas permanece disponível para os administradores da organização.

Quando alguém entra num grupo, o Proton aplica as regras de retenção desse grupo a todos os e-mails existentes pertencentes ao novo membro. Quando saem, o Proton remove as regras desse grupo da sua conta e define a regra restante com a prioridade mais elevada.

Indicadores de expiração de mensagens

Se uma mensagem for afetada por uma regra de retenção, os utilizadores verão “Esta mensagem irá expirar em [data/hora]” no cabeçalho da mensagem após clicarem na seta ⌄. Isto substitui o ⌛ habitual (ícone de ampulheta) e mostra a data de expiração baseada na retenção, em vez daquela definida pelo utilizador.

A pasta “Eliminado”

Quando existe pelo menos uma regra de retenção, o Proton Mail mostra uma pasta especial “Eliminado”. Apenas os administradores da organização podem ver as mensagens retidas ao aceder às contas dos membros. Os membros não podem ver a sua própria pasta “Eliminado” nem tomar medidas sobre e-mails enviados para esta pasta, tais como responder, encaminhar, adicionar estrela ou aplicar etiquetas.

Tempos de expiração definidos pelo utilizador

Os membros da Organização podem ainda Definir tempos de expiração nas Mensagens, mas as regras de retenção podem sobrepô-las. Por exemplo, se uma equipa tem uma regra de retenção permanente e alguém Definir um e-mail para eliminar em 30 Dias, a Mensagem desaparece da Ver do Utilizador após esse período, mas permanece preservada na sua pasta Eliminar para o Administrador aceder.

Perguntas frequentes