Gegevensbewaring voor organisaties

Met de regels voor gegevensbewaring in Proton Mail kunnen beheerders van een organisatie bepalen hoe lang e-mails bewaard moeten blijven en wanneer deze automatisch verwijderd moeten worden. Zodra een beheerder een regel aanmaakt, past Proton deze automatisch op de achtergrond toe, zodat u niet handmatig postvakken hoeft te controleren of werknemers hoeft te herinneren aan het opschonen van hun berichten.

Deze functie is beschikbaar op Proton Workspace Premium-abonnementen.

Wat u kunt doen met regels voor gegevensbewaring

Teams kunnen:

• Gegevens zo lang bewaren als nodig is, of dat nu voor altijd is of voor een specifieke periode die overeenkomt met intern beleid.
• Automatisch oude of verlopen gegevens opschonen zonder afhankelijk te zijn van handmatige workflows of herinneringen.
• Zorgen dat verwijderde berichten consistent en volgens het beleid van de organisatie worden behandeld.
• Verschillende retentietermijnen instellen voor verschillende gebruikers of groepen, zodat elk team de regels krijgt die bij hun werk passen.
• Eenvoudig wijzigingen in groepslidmaatschap verwerken (zoals onboarding, offboarding of teamverplaatsingen) en elke keer automatisch de juiste regel toepassen.
• Ondersteuning bieden voor nalevingsvereisten door regels voor gegevensverwerking in uw hele organisatie af te dwingen.

Hoe u Gegevensbewaring in Proton Mail gebruikt

1. Ga in Proton Mail naar Instellingen → Alle instellingen.
2. Selecteer onder Organisatie, Gegevensbewaring.
3. Kies Retentie regel aanmaken.

4. Voer een Titel regel in. Je kunt deze beschrijvend maken, zoals “Bewaar e-mails van het juridische team voor altijd.”
5. Stel de Bewaringstermijn in op:
   • Bewaar berichten voor altijd, of
   • Bewaar berichten voor een specifieke duur. Nadat je de duur hebt ingesteld, kies je wat er moet gebeuren wanneer deze eindigt tussen Alleen gewiste berichten verwijderen of Alle berichten wissen (inclusief e-mails die gebruikers niet hebben verwijderd in Postvak in, Verzonden, en alle andere locaties).
6. Kies op wie de regel van toepassing is:
   • Iedereen in de Organisatie
   • Specifieke gebruikers of groepen

7. Wanneer u klaar bent, selecteert u Regel aanmaken.

U kunt op elk gewenst moment regels zoeken, bewerken of verwijderen. Als er meerdere regels van toepassing zijn, gebruikt Proton altijd de meest soepele regel — degene die gegevens langer bewaart.

Hoe gegevensbewaring werkt

Elke regel heeft een bereik, dus deze kan van toepassing zijn op de gehele organisatie, op een specifieke groep (zoals Juridisch of Financiën), of op individuele gebruikers. Als iemand onder meer dan één regel valt, stelt Proton altijd de regel in die hun gegevens voor de langste periode bewaart.

Zodra een bewaringstermijn van kracht is, is de e-mail gegarandeerd beschikbaar voor die gehele duur. Zelfs als de gebruiker probeert deze eerder te verwijderen, wordt het bericht uit het overzicht van de gebruiker verwijderd, maar blijft het beschikbaar voor beheerders van de organisatie.

Wanneer iemand lid wordt van een groep, past Proton de retentieregels van die groep toe op alle bestaande e-mails van het nieuwe lid. Wanneer ze de groep verlaten, verwijdert Proton de regels van die groep uit hun account en stelt het de resterende regel met de hoogste prioriteit in.

Indicatoren voor berichtverloop

Als een bericht wordt beïnvloed door een retentieregel, zien gebruikers “Dit bericht verloopt op [date/time]” in de bericht-header nadat ze op de ⌄-pijl hebben geklikt. Dit vervangt de gebruikelijke ⌛ (zandloper-pictogram) en toont de op retentie gebaseerde verloopdatum in plaats van de datum die door de gebruiker is ingesteld.

De map Verwijderde items

Wanneer er ten minste één retentieregel bestaat, toont Proton Mail een speciale map Verwijderde items. Alleen beheerders van de organisatie kunnen de bewaarde berichten bekijken bij het openen van ledenaccounts. Leden kunnen hun eigen map Verwijderde items niet zien of acties uitvoeren op e-mails die naar deze map zijn verzonden, zoals beantwoorden, doorsturen, met ster markeren of labelen.

Door de gebruiker ingestelde verloopstijden

Leden van de Organisatie kunnen nog steeds een verloopdatum voor Berichten instellen, maar retentieregels kunnen deze overschrijven. Bijvoorbeeld, als een team een regel voor eeuwig bewaren heeft en iemand stelt een e-mail in om na 30 Dagen te worden Verwijderen, dan verdwijnt het Bericht na die Tijd uit de weergave van de Gebruiker, maar het blijft bewaard in hun Verwijderen map zodat de Beheerder er toegang toe heeft.

Veelgestelde vragen