Databevaring för organisationer

Databevaringsregler i Proton Mail gör att organisationsadministratörer kan styra hur länge e-postmeddelanden ska sparas och när de automatiskt ska tas bort. När en administratör skapar en regel tillämpar Proton den automatiskt i bakgrunden, så att du slipper kontrollera inkorgar manuellt eller påminna anställda om att rensa sina meddelanden.

Denna funktion är tillgänglig i Proton Workspace Premium-paket.

Vad du kan göra med regler för databevaring

Team kan:

• Behåll data så länge som det behövs, oavsett om det är för alltid eller för en specifik period som matchar interna Policyer.
• Rensa automatiskt upp gammal eller data som löpt ut utan att förlita sig på manuella arbetsflöden eller påminnelser.
• Se till att borttagna Meddelanden behandlas konsekvent och enligt Organisationens Policyer.
• Ställ in olika lagringstidslinjer för olika Användare eller Grupper, så att varje team får de regler som passar deras arbete.
• Hantera enkelt ändringar i Gruppmedlemskap (som onboarding, offboarding eller teamflyttar) och tillämpa automatiskt rätt regel varje gång.
• Stöd support för efterlevnadskrav genom att tillämpa regler för datahantering i hela din Organisation.

Hur du använder Databevaring i Proton Mail

1. I Proton Mail, gå till Inställningar → Alla inställningar.
2. Under Organisation, välj Databevaring.
3. Välj Skapa bevaranderegel.

4. Ange en Rubrikregel. Du kan göra den beskrivande, till exempel ”Behåll E-postmeddelanden för juridiska teamet för alltid.”
5. Ställ in Bevarandeperiod till:
   • Behåll meddelanden för alltid, eller
   • Behåll meddelanden under en specifik tidsperiod. Efter att ha ställt in tidsperioden, välj vad som ska hända när den slutar mellan Töm endast borttagna meddelanden eller Töm alla meddelanden (inklusive E-postmeddelanden som användare inte tog bort i Inkorg, Skickat och alla andra platser).
6. Välj vem regeln ska tillämpas på:
   • Alla i organisationen
   • Specifika användare eller grupper

7. När du är klar, välj Skapa regel.

Du kan när som helst söka efter, redigera eller ta bort regler. Om flera regler är tillämpliga använder Proton alltid den mest tillåtande regeln — den som behåller data längst.

Hur databevaring fungerar

Varje regel har ett omfång, så den kan tillämpas på hela organisationen, på en specifik grupp (t.ex. juridik eller ekonomi), eller på enskilda användare. Om någon omfattas av mer än en regel ställer Proton alltid in den regel som behåller deras data under längst period.

När en bevarandeperiod väl är på plats är e-postmeddelandet garanterat tillgängligt under hela den perioden. Även om användaren försöker ta bort det tidigare, tas meddelandet bort från användarens vy men förblir tillgängligt för organisationens administratörer.

När någon går med i en grupp tillämpar Proton gruppens lagringsregler på alla befintliga e-postmeddelanden som tillhör den nya medlemmen. När de lämnar gruppen tar Proton bort gruppens regler från deras konto och ställer in den återstående regel som har högst prioritet.

Indikatorer för meddelandeutgång

Om ett meddelande påverkas av en lagringsregel kommer användare att se “Detta meddelande löper ut [date/time]” i meddelanderubriken efter att ha klickat på ⌄-pilen. Detta ersätter den vanliga ⌛-ikonen (timglas) och visar det lagringsbaserade utgångsdatumet istället för det datum som användaren angett.

Mappen Borttaget

När minst en lagringsregel finns visar Proton Mail en särskild mapp för Borttaget. Endast organisationsadministratörer kan se de lagrade meddelandena när de får åtkomst till medlemskonton. Medlemmar kan inte se sin egen mapp för Borttaget eller utföra åtgärder på e-postmeddelanden som skickats till denna mapp, såsom att svara, vidarebefordra, markera med stjärna eller tilldela etiketter.

Användarinställda utgångstider

Organisationsmedlemmar kan fortfarande ställa in utgångstid för meddelanden, men lagringsregler kan åsidosätta dem. Om ett team till exempel har en regel om att bevara för alltid och någon ställer in ett e-postmeddelande att tas bort om 30 dagar, försvinner meddelandet från användarens vy efter den tiden, men det förblir bevarat i deras mapp för Ta bort så att admin kan få åtkomst till det.

Vanliga frågor