Przechowywanie danych dla organizacji

Zasady przechowywania danych w Proton Mail pozwalają administratorom organizacji kontrolować, jak długo przechowywać wiadomości i kiedy automatycznie je usuwać. Gdy administrator utworzy regułę, Proton automatycznie zastosuje ją w tle, więc nie musisz ręcznie sprawdzać skrzynek odbiorczych ani przypominać pracownikom o czyszczeniu swoich wiadomości.

Ta funkcja jest dostępna w planach Proton Workspace Premium.

Co możesz zrobić dzięki zasadom przechowywania danych

Zespoły mogą:

• Przechowywać dane tak długo, jak tego potrzebują, bez względu na to, czy jest to na zawsze, czy przez określony okres zgodny z wewnętrznymi Zasadami.
• Automatycznie usuwać stare lub wygasłe dane bez polegania na ręcznych procesach lub przypomnieniach.
• Upewnić się, że usunięte Wiadomości są traktowane w sposób spójny i zgodnie z Zasadami organizacji.
• Ustawić różne ramy czasowe przechowywania dla różnych Użytkowników lub Grup, aby każdy zespół otrzymał zasady odpowiadające jego pracy.
• Z łatwością zarządzać zmianami w Członkostwie w grupie (takimi jak wdrażanie, kończenie współpracy lub przenoszenie zespołu) i automatycznie zastosuj odpowiednią zasadę za każdym razem.
• Wspierać wymogi zgodności poprzez egzekwowanie zasad obsługi danych w całej Twojej Organizacji.

Jak używać Przechowywanie danych w Proton Mail

1. W Proton Mail przejdź do Ustawienia → Wszystkie ustawienia.
2. W sekcji Organizacja wybierz Przechowywanie danych.
3. Wybierz Utwórz regułę przechowywania.

4. Wpisz Tytuł reguły. Możesz nadać mu opisową formę, np. „Zachowaj wiadomości zespołu prawnego na zawsze”.
5. Ustaw Okres przechowywania na:
   • Zachowaj wiadomości na zawsze lub
   • Zachowaj wiadomości przez określony czas. Po ustawieniu czasu trwania wybierz, co ma się stać po jego upływie: Usuń tylko wiadomości z kosza lub Usuń wszystkie wiadomości (w tym wiadomości, których użytkownicy nie usunęli w Poczcie, Wysłanych i wszystkich innych lokalizacjach).
6. Wybierz, kogo dotyczy reguła:
   • Wszyscy w organizacji
   • Określeni użytkownicy lub grupy

7. Gdy skończysz, wybierz Utwórz regułę.

W każdej chwili możesz wyszukiwać, edytować lub usuwać reguły. Jeśli zastosowanie ma wiele reguł, Proton zawsze używa tej najbardziej pobłażliwej — tej, która przechowuje dane przez najdłuższy czas.

Jak działa przechowywanie danych

Każda reguła ma swój zakres, więc może dotyczyć całej organizacji, określonej grupy (np. działu prawnego lub finansowego) albo poszczególnych użytkowników. Jeśli kogoś dotyczy więcej niż jedna reguła, Proton zawsze ustawia tę, która przechowuje dane przez najdłuższy okres.

Gdy okres przechowywania zostanie ustawiony, wiadomość e-mail gwarantowanie pozostanie dostępna przez cały ten czas. Nawet jeśli użytkownik spróbuje usunąć ją wcześniej, wiadomość zostanie usunięta z widoku użytkownika, ale pozostanie dostępna dla administratorów organizacji.

Gdy ktoś dołącza do grupy, Proton stosuje zasady przechowywania tej grupy do wszystkich istniejących wiadomości należących do nowego członka. Gdy ją opuszcza, Proton usuwa zasady tej grupy z jego konta i ustawia pozostałe zasady o najwyższym priorytecie.

Wskaźniki wygaśnięcia wiadomości

Jeśli wiadomość podlega zasadzie przechowywania, użytkownicy zobaczą komunikat „Ta wiadomość wygaśnie w dniu [data/godzina]” w nagłówku wiadomości po kliknięciu strzałki ⌄. Zastępuje to zwykłą ikonę ⌛ (klepsydra) i pokazuje datę wygaśnięcia opartą na zasadach przechowywania zamiast daty ustawionej przez użytkownika.

Folder Usunięte

Gdy istnieje co najmniej jedna zasada przechowywania, Proton Mail wyświetla specjalny folder Usunięte. Tylko administratorzy organizacji mogą przeglądać zachowane wiadomości podczas uzyskiwania dostępu do kont członków. Członkowie nie mogą zobaczyć własnego folderu Usunięte ani wykonywać żadnych akcji na wiadomościach wysłanych do tego folderu, takich jak odpowiadanie, przekazywanie dalej, oznaczanie gwiazdką czy etykietowanie.

Czasy wygaśnięcia ustawione przez użytkownika

Członkowie organizacji mogą nadal ustawiać czas wygaśnięcia wiadomości, ale zasady przechowywania mogą je nadpisywać. Na przykład, jeśli zespół ma zasadę przechowywania na zawsze, a ktoś ustawi usunięcie wiadomości e-mail po 30 dniach, wiadomość zniknie z widoku użytkownika po tym czasie, ale pozostanie zachowana w folderze Usunięte, aby administrator mógł uzyskać do niej dostęp.

Często zadawane pytania